Коригирайте физическите преброявания и стойностите на инвентара в QuickBooks 2014

Свиването на инвентара, развалянето и (за съжаление) кражбите се комбинират, за да намалят инвентара, който физически имате. За да запишете тези намаления на инвентара в QuickBooks, вие периодично преброявате физически инвентара си и след това актуализирате записите на QuickBooks с резултатите от физическите си преброявания.

Вероятно знаете какво работи най-добре във вашия бизнес. Въпреки това, за да запишете вашата информация за физическия брой в QuickBooks, използвате специален инструмент. По-конкретно, използвате командата Регулиране на количество/стойност на ръка.

Тази команда е достъпна за вас на две места. Ако покажете списъка с артикули, щракнете върху бутона Дейности (който се появява в долната част на прозореца на списъка с артикули) и изберете командата Регулиране на количество/стойност на ръка. Можете също да изберете командата Доставчици→ Дейности с инвентара→ Регулиране на количество/стойност на ръка. Избирането на която и да е команда показва прозореца за коригиране на количество/стойност на ръка.

За да използвате прозореца Регулиране на количество/стойност на ръка, следвайте тези стъпки:

Използвайте падащия списък Тип корекция, за да посочите какво коригирате.

Можете да регулирате количеството или стойността както на количеството, така и на стойността на артикулите, които държите в инвентара. Просто изберете подходящия запис от падащия списък Тип корекция: Количество, Обща стойност или Количество и Обща стойност.

Използвайте полето Дата на корекция, за да запишете датата на вашето физическо преброяване.

С други думи, искате да коригирате количествата си към деня, в който сте направили или завършили преброяването на физическия инвентар.

Използвайте падащия списък Корекция сметка, за да идентифицирате разходната сметка, която искате да използвате, за да проследявате разходите си за свиване на инвентара.

(По избор) Предоставете референтен номер (ако използвате числа), за да идентифицирате уникално и смислено транзакцията или да направите кръстосана препратка.

(По избор) Идентифицирайте клиента: работа и клас.

Ако е подходящо (в много случаи няма да бъде), използвайте падащия списък Customer:Job, за да идентифицирате клиента и работата, свързани с това свиване на инвентара. По подобен начин, ако е подходящо, използвайте полето Клас, за да идентифицирате класа, който искате да използвате за проследяване на това свиване на инвентара.

Предоставете правилните количества инвентар.

Колоните Артикул, Описание и Кол-во на ръка в прозореца Коригиране на количество/стойност на ръка идентифицират артикулите от инвентара, които държите, и текущото количество се брои. Използвайте колоната Ново количество, за да предоставите правилното физическо количество на артикула. След като сте въвели новото количество, QuickBooks изчислява количествената разлика и показва тази стойност в колоната Qty Difference.

Всъщност можете да въведете стойност в колоната Ново количество или колоната Разлика в количеството. QuickBooks изчислява другото количество, като използва информацията за текущото количество, която предоставяте. Например, ако въведете новото количество, QuickBooks изчислява количествената разлика, като извади новото количество от текущото количество. Ако въведете количествената разлика, QuickBooks изчислява новото количество, като коригира текущото количество за разликата в количеството.

Коригирайте стойността.

Ако сте избрали Обща стойност или Количество и Обща стойност от падащия списък Тип корекция в стъпка 1, QuickBooks показва разширена версия на прозореца Регулиране на количество/стойност на ръка.

Този прозорец ви позволява да въведете както правилното физическо количество, така и актуализираната стойност за артикула от инвентара. Въвеждате физическото количество, очевидно, в колоната Ново количество. Въведете новата актуализирана стойност в колоната Нова стойност. Вероятно използвате тази версия на прозореца за коригиране на количество/стойност на ръка само ако използвате метод за оценка с по-ниска цена или пазарна инвентаризация.

Например, както стандартите за финансово счетоводство, така и правилата за данъчно счетоводство ви позволяват да намалите инвентара си до по-ниската от първоначалната им цена или справедливата пазарна стойност. Ако правите това, въвеждате новата стойност на инвентара в колоната Нова стойност.

По същество използването на метода за оценка на по-ниска цена или пазарна инвентаризация просто означава, че правите това, което казва. Поддържате инвентара си оценен по първоначалната му стойност или, ако стойността му е по-малка от първоначалната му, по новата му стойност. Очевидно е, че оценката на стойността на инвентара ви е малко трудна. Но ако имате въпроси, можете да помолите своя CPA за помощ.

Едно нещо, което трябва да имате предвид обаче, е, че не можете да променяте счетоводните си методи волю-неволю без разрешение от Службата за вътрешни приходи. И промяната на вашия метод за оценка на инвентара от цена, да речем, на по-ниска от себестойността или пазарна, е промяна в счетоводния метод.

Предоставете описание на бележка.

Ако искате да опишете допълнително количеството или корекцията на стойността, използвайте полето Бележка за тази цел. Например, може да искате да направите справка с работните листове за физическо преброяване, хората, извършващи физическото преброяване, или документацията, която обяснява корекцията на оценката.

Запазете корекцията.

След като сте използвали прозореца Коригиране на количество/стойност на ръка, за да опишете промените в количеството или стойностите в инвентара си, щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново, за да запазите транзакцията за корекция.

Както вероятно знаете в този момент от живота си, Save & Close запазва транзакцията и затваря прозореца. Save & New запазва транзакцията, но оставя прозореца отворен, в случай че искате да направите допълнителни промени.