Командите на менюто за редактиране на QuickBooks

Когато работите с регистър в QuickBooks, менюто Редактиране предоставя няколко други полезни команди за въвеждане на нови транзакции, редактиране на съществуващи транзакции и повторно използване на информация за транзакции:

• Редактиране на чек/депозит: Тази команда е еквивалентна на бутона Редактиране на транзакцията (който се появява в прозореца Регистър). Ако изберете командата Редактиране на чек/депозиране, QuickBooks показва прозореца за писане на чекове, за да можете да редактирате транзакцията с този инструмент.

  Името на командата се променя в зависимост от избраната транзакция. Виждате командата Редактиране на проверка, ако избраната транзакция е чек. Виждате командата Редактиране на депозит, ако избраната транзакция е депозит.

• Нова проверка: Тази команда показва прозореца за записване на проверки, за да можете да запишете нова чекова транзакция и да я запишете в регистъра.

• Delete Check: Командата Delete Check изтрива избраната транзакция от регистъра. (Името на тази команда се променя в зависимост от избраната транзакция в регистъра.)

• Проверка за запаметяване: Тази команда, която се появява, когато е подходящо, запаметява избраната транзакция, добавя информацията за чека към запаметения списък с транзакции и по този начин ви позволява да използвате повторно информацията за проверката в някакъв момент в бъдеще. (Ако имате транзакция, която записвате често — например всеки месец — запаметяването на транзакцията и след това честото й използване ви спестява време за въвеждане на данни.)

• Анулиране на проверка: Тази команда, която също се появява, когато е подходящо, ви позволява да анулирате избраната чекова транзакция.

• Копиране/Поставяне: Командата Копиране копира текущо избраната отметка. Ако изберете командата Поставяне, QuickBooks поставя току-що копираната проверка в следващия празен ред на регистъра.

• Отидете към трансфер: Тази команда отива към другата страна на транзакция за прехвърляне. Очевидно командата Go To Transfer има смисъл и работи само ако избраната транзакция е превод.

• История на транзакциите: Тази команда показва прозорец, който изброява всички транзакции, свързани с текущата избрана транзакция. Обикновено използвате тази команда История на транзакциите, когато избраната транзакция е клиентско плащане.

  В този случай прозорецът История на транзакциите ще изброява всички транзакции, свързани с клиентската платежна транзакция. Можете да използвате прозореца История на транзакциите, за да отидете бързо до една от свързаните транзакции. Просто щракнете върху посочената транзакция. Можете също да редактирате транзакции, показани в прозореца История на транзакциите. Щракнете върху транзакцията и след това щракнете върху бутона Редактиране на плащане, за да направите това.

• Notepad: Изберете тази команда, за да покажете диалоговия прозорец Notepad, за да можете да запишете информация в свободна форма за избрания бенефициент на транзакцията. Диалоговият прозорец Notepad включва бутон за печат на дата, който можете да използвате, за да запишете часа, когато записвате бележка, и бутон за печат, който можете да използвате за отпечатване на хартиени копия.

• Промяна на цвета на акаунта: Тази команда показва диалоговия прозорец Промяна на цвета на акаунта, който ви позволява да изберете друг цвят за лентата, показана в прозореца Регистриране. За да изберете друг цвят, щракнете върху цветния квадрат, който показва цвета, който искате, и след това щракнете върху OK.

• Използване на регистър: Тази команда показва диалоговия прозорец Използване на регистъра, който ви позволява да изберете акаунта, който искате да покажете в регистър.

• Използване на калкулатор: Тази команда, както се очаква, показва калкулатора на Windows. Ако имате въпроси за това как да работите с калкулатора на Windows, вижте документацията на Windows или помощния файл на Windows.

• Find: Командата Find показва или раздела Simple на прозореца Find или раздела Advanced на прозореца Find. И двата раздела ви позволяват да търсите във вашия регистър и да намерите транзакции.

  

  За да използвате раздела Simple, използвайте полетата Тип на транзакцията, Клиент:Работа, Дата, № на фактура и Сума, за да опишете транзакцията, която искате. Въведете колкото можете повече информация, но имайте предвид, че ако въведете неправилна информация, QuickBooks (очевидно) няма да може да намери транзакцията, която търсите.

  След като опишете транзакцията възможно най-подробно, щракнете върху бутона Намери. QuickBooks показва списък с транзакции, които отговарят на вашите критерии за търсене. За да отидете на конкретна транзакция, щракнете върху транзакцията в списъка и след това щракнете върху бутона Отиди към.

  

  Разделът Разширени ви позволява да опишете много по-точен и сложен набор от критерии за търсене. По същество можете да опишете с болезнени подробности филтър, който QuickBooks трябва да приложи към всяко поле, което е записано за транзакция. Например, ако искате да филтрирате въз основа на акаунта, изберете записа за акаунт от списъка Филтър.

  След това отворете падащия списък Акаунт и изберете една от групите акаунти, които QuickBooks показва. Записът Всички акаунти е избран, така че да се показват всички акаунти, но вместо това можете да изберете записа Избор на акаунти, за да се покаже диалогов прозорец, който можете да използвате, за да изберете поотделно акаунтите, които искате да търсите.

  

  Включва разделен детайл? бутоните за избор ви позволяват да посочите дали искате да използвате разделена подробна информация. След като опишете филтъра или филтрите, които искате да използвате, щракнете върху бутона Намери. Както при раздела Simple на прозореца Find, QuickBooks показва списък с всички транзакции, които съответстват на вашия филтър. За да отидете на една от изброените транзакции, щракнете върху нея и след това щракнете върху бутона Отиди към.

• Търсене: Тази команда отваря прозорец за търсене, който можете да използвате за търсене на конкретна информация във вашия фирмен файл.

• Предпочитания: Тази команда ви позволява да промените начина, по който QuickBooks работи, така че да отговаря най-добре на счетоводните изисквания на вашата фирма.