Класове на QuickBooks и изчисляване на разходите, базирани на дейности

Ако вече сте използвали QuickBooks, всичко, което правите, за да внедрите проста система за изчисляване на разходите, базирана на дейност (ABC) в QuickBooks 2021, е това, което правите в момента. С други думи, просто продължавайте да проследявате оперативните си разходи, като използвате добър, приличен сметкоплан. Това е 90 процента от битката.

Вие също трябва да се погрижите за един или два незначителни допълнителни елемента:

• Включвате функцията за проследяване на класа на QuickBooks. Проследяването на класа ви позволява да категоризирате транзакциите за приходи и разходи като попадащи не само в сметки за приходи и разходи, но и в определени класове.
• Когато записвате разход, вие също така идентифицирате класа, в който попада разходът. Използване на класове, които отговарят на вашите дейности - добре, можете да видите, че това е всичко, което е необходимо, нали?

След като включите проследяването на класове, използването на класове е лесно. Настройвате класове за продуктовите линии или услугите, за които искате да измерите рентабилността. Класифицирате транзакциите като подходящи в конкретен клас или когато са записани (ако можете), или след факта (ако трябва да се занимавате с математиката за дейността и фактора на разходите).

Настройване на вашите класове за ABC

Вие създавате клас за всеки продукт или услуга, за които искате да измерите рентабилността. Във въображаемия бизнес с хот-дог-щандове, например, създавате два класа: един за обикновени хот-дог и един за чили дог.

За да настроите клас, можете просто да въведете името на класа в полето за клас, което се появява в прозореца, който използвате за записване на фактури, писане на проверки и вписване в дневник. Като алтернатива можете да изберете Списъци→ Списък с класове. Когато QuickBooks покаже прозореца със списък с класове, щракнете върху бутона Class, показан в долната част на прозореца, и изберете New от менюто, което QuickBooks показва. Използвайте диалоговия прозорец Нов клас, който се появява, както е показано, за да опишете новия клас.

Диалоговият прозорец Нов клас

Класифициране на сумите на приходите

За да класифицирате приходите като подходящи за конкретен клас, използвайте полето Клас, което се появява в прозореца Създаване на фактури и в прозореца Въвеждане на разписка за продажба. (Това са двата прозореца, които използвате за записване на продажби.) Ако фактура отчита продажбите на хот-дог, например, можете да запишете класа като Regular Dog. Ако разписка за продажба записва продажби на куче чили, можете да запишете класа като Chili Dog. Тази фигура показва прозореца Създаване на фактури, попълнен за записване на продажбите на чили куче за деня.

Прозорецът Създаване на фактури

Падащият списък Клас е близо до горната част на прозореца, до падащия списък Клиент:Работа. Също така е в първата колона от най-лявата страна в описанието на артикула(ите), които се фактурират.

Класификация на сумите на разходите

За да запишете чек, който плаща някакъв разход, който се вписва в конкретна дейност, вие също използвате колоната Клас (която се появява в раздела Разходи, както е показано), за да идентифицирате продуктовата линия или услугата, в която се вписва разходът. Тази фигура показва как прозорецът Write Checks може да изглежда да записва $1000 разходи за наем, разпределени за продуктовата линия за кучета с чили.

Прозорецът Проверки за писане

Колоната „Клас“ се намира по десния край на раздела „Разходи“.

Класификации след факта

В някои случаи няма да можете да класифицирате разход или сума на приходи, когато първоначалната транзакция е записана. В примера за хот-дог-щанд вероятно няма да можете да разберете как да разделите разходите за заплати между обикновените хот-дог и чили-дога, докато не платите на служителите. Същото важи и за разходите за доставки. И в двата случая трябва да знаете колко обикновени хот-дога и колко кучета чили сте продали, преди да можете да разпределите или проследите доставките и заплатите.

В този вид случаи използвате прозореца Направете общи записи в дневника, за да класифицирате по-рано некласифицирани разходи. Фигурата ви показва как да вземете 4000 долара от некласифицирани по-рано разходи за заплати и да разпределите сумата към обикновените продуктови линии и чили кучетата.

Прозорецът Направете общи записи в дневника

Колоната Class се намира по протежение на десния край на прозореца Make General Journal Entries.

Изготвяне на ABC доклади

След като разпределите възможно най-много режийни разходи за продуктовите или услугите, можете да изготвите отчет за печалбата и загубата по класове, който показва данните за рентабилността по продуктова линия.

За да изготвите отчет за печалбите и загубите по класове, изберете Отчети→ Фирмени и финансови→ Печалби и загуби по класове.