Как QuickBooks Desktop списъци се конвертират в QuickBooks онлайн

Когато работите с някои настолни фирмени списъци на QuickBooks, някои полета се преобразуват в QuickBooks Online (QBO), но други не. Този раздел е организиран от списък с бързи книги на работния плот. Включена е и информация за това как работи инвентаризацията в QBO.

Списък с клиенти и работни места

Когато става въпрос за преобразуване, полетата в списъка Customer:Job на настолния продукт QuickBooks попадат в три категории:

• Полетата, които преобразуват, включват клиент, име на фирма, г-н/госпожа/?, име, среден инициал, фамилия, телефон, факс, алтернативен телефон, имейл, номер за препродажба, условия и облагаема ли се отметка.

• Полетата, които се конвертират с изключения, включват фактура към адрес (с изключение на бележка), доставка до адрес (с изключение на бележка), предпочитан метод на плащане (освен от QuickBooks 2003 или по-нова версия), информация за кредитна карта (освен от QuickBooks 2003 или по-нова версия) и бележка (нагоре до 4000 знака).

• Полетата, които не се конвертират, включват Contact, Alt. Контакт, тип клиент, представител, ниво на цена, данъчен елемент, персонализирани полета, акаунт и кредитен лимит. Също така имайте предвид, че клиентите с неактивен статус се превръщат в активни.

След преобразуването можете да редактирате клиентите, за да ги направите неактивни.

В допълнение, тези полета само за професионалисти не се конвертират: статус на заданието, начална дата, прогнозиран край, крайна дата, описание на заданието и тип работа.

Списък с елементи

В транзакциите позициите за междинна сума се появяват на отделни редове с текст в полето Бележка, показващ, че са междинна сума.

Груповите елементи не се конвертират; вместо това всеки артикул в групата се появява на ред с подробности и редове с нулева сума се появяват в началото и края на групата, за да идентифицират елементите, които са били част от групата. Горният ред показва името на групата, а долният – описанието на групата.

Елементите от група данък върху продажбите не се конвертират, но можете да настроите комбинирани позиции за данък върху продажбите в QBO. QBO не поддържа данъчни кодове от три знака, свързани с артикули.

Списък на служителите

Информацията в списъка на служителите от изданието QuickBooks на работния плот се преобразува в QuickBooks Online, но QBO запазва само следната информация:

• Г-н г-жа.

• Първо име

• Среден инициал

• Фамилия

• Адрес

• Печат като

• Телефон

• Номер на социална осигуровка

• Имейл адрес

• Дата на наемане

• Дата на излизане

Списък с доставчици

Следните полета на списъка с доставчици не се конвертират:

• Контакт

• Алтернативен контакт

• Забележка

• Неактивен

• Тип доставчик

• Кредитен лимит

• Данъчен номер

• 1099 статус

• Персонализирани полета

Складова наличност

QBO поддържа основни нужди от инвентаризация; ако управлявате бизнес с услуги или продавате готови стоки, QBO трябва да може да поддържа нуждите ви от инвентар. Артикулите от инвентара се преобразуват като двустранни артикули в QBO с цени и разходи, но без количества. Ето как QuickBooks Online преобразува части от инвентара и транзакции:

• QBO създава нови поделементи, наречени Инвентарен актив и COGS за всеки елемент от инвентара, използван за транзакция. Въпреки че имената на тези поделементи предполагат, че са сметки, те не са. Тези артикули съдържат същото описание като техните родителски артикули, но имат, съответно, сметката на активите за инвентара и сметката COGS, свързани с тях. Преобразуването ги използва, за да гарантира, че отчетите са правилни след преобразуването.

• След всеки ред за инвентаризация на преобразувани фактури, разписки за продажби, кредитни известия и на някои сметки, чекове и транзакции с кредитни карти, които съдържат артикули, QBO създава два нови реда с подробности, използвайки новите поделементи, които представляват актива за инвентара и сумите на COGS .

За неплатени или частично платени транзакции, които съдържат артикули от инвентара, отчетите на касова база със сума на COGS в QBO ще се различават от отчетите на касова база със сума на COGS в настолни QuickBooks. Отчетите на касова база за напълно платени транзакции с инвентар или транзакции без инвентар ще бъдат еднакви в QBO и настолни QuickBooks.

След като преобразувате инвентара от настолна компания QuickBooks в QBO, не можете просто да започнете да използвате инвентара в QBO. Трябва да преминете през процес на почистване. Можете да намерите отлични подробности за процеса на почистване във видеоклипа „ Как да разрешим проблеми с инвентаризацията след преобразуване в QBO “.

Обикновено преобразуването създава новите поделементи като временна мярка с единствената цел да се уверите, че отчетите ви са правилни. След преобразуването намирате в сметкоплана акаунт за инвентаризация, преобразуван от вашата компания за настолни компютри QuickBooks. След това, когато включите инвентаризацията и проследяването на количеството на ръка в QBO, QBO създава друг акаунт за инвентаризация – този, който използвате занапред, докато работите в QBO.

За да установите правилната оценка в долари за инвентара в акаунта на инвентара, създаден от QBO, и за да накарате вашите артикули в инвентара да актуализират правилния акаунт за инвентара в бъдеще - този, създаден от QBO - ще трябва да редактирате всеки елемент от инвентара (не създадените под-елементи по време на преобразуването) и попълнете правилното количество под ръка.

Този процес води до удвояване на стойността на инвентара ви, като го показва както в акаунта за инвентар, създаден от вашата настолна компания QuickBooks по време на преобразуването, така и в акаунта за инвентар, който QBO създава. За да коригирате надценяването, ще използвате запис в дневника, който премахва доларите от акаунта за инвентаризация на настолен компютър на QuickBooks.

Но преди да коригирате стойността на инвентара и след като сте редактирали всеки елемент, можете и трябва да изтриете поделементите, създадени по време на преобразуването.

Тъй като трябва да извършвате процеса на почистване на база артикул по артикул, ако имате стотици артикули от инвентара, може да намерите всичко това за поразително. Като алтернатива можете да изберете да не конвертирате инвентара и вместо това да следвате инструкциите, намерени във видеото. Видеото предлага да импортирате списъка с елементи, но не и подробностите за всеки елемент. Вместо това настройте подробностите за всеки елемент в QBO. За стотици артикули импортирането само на информацията от списъка вероятно ще бъде по-бързо и по-чисто.

Има един недостатък при импортирането само на списъчна информация: губите историческите данни, свързани с вашите артикули от инвентара. Но нищо не ви пречи да запазите вашата компания за настолни компютри QBO за моментите, когато може да имате нужда от тази история.