Как работят поръчките за покупка в QuickBooks 2019

Ако трябва да поръчате неща за вашия бизнес, помислете за използването на поръчки за поръчки. Създавайте поръчки на QuickBooks, дори ако поръчвате стоки по телефона или по телеграф или дори чрез World Wide Web – тоест винаги, когато не поискате стоки писмено. Попълването на поръчки ви позволява да определите какви артикули имате по поръчка и кога артикулите ще пристигнат. Всичко, което трябва да направите, е да попитате QuickBooks „Какво е по поръчка и кога идва?“ Никога повече няма да ви се налага да бъркате в мозъка си, за да си спомните дали сте поръчали тези неща amajigs и doohickeys.

И когато сметката дойде, вече ще я посочите във формуляра за поръчка. Познай какво? След като сте написали всички артикули във вашата поръчка, не е нужно да попълвате раздел Елементи в чека си, когато плащате сметката. Или, ако плащате сметки с метода за плащане на сметки, не е нужно да попълвате раздела Елементи в прозореца Въвеждане на сметки. Когато артикулите пристигнат, всичко, което трябва да направите, е да уведомите QuickBooks; артикулите се добавят незабавно към вашия списък с инвентара.

Използвайте поръчки за поръчки за артикули, които поръчвате – тоест за артикули, които ще получите и ще плащате в бъдеще. Ако купувате артикули на гишето или получавате артикули, които не сте поръчали, очевидно нямате нужда от поръчка за поръчка. Това, което трябва да направите, е да платите сметката и да инвентаризирате артикулите, които току-що сте закупили.

Как да персонализирате формуляр за поръчка за покупка в QuickBooks 2019

QuickBooks ви позволява да персонализирате вашия формуляр за поръчка, като работите от нулата, за да създадете нов формуляр за поръчка или работите от съществуващ шаблон за поръчка.

За да създадете формуляр за поръчка „от нулата“, изберете Доставчици → Създаване на поръчки за покупка и щракнете върху бутона Персонализиране на дизайна в раздела Форматиране на получения диалогов прозорец. QuickBooks показва уеб страница на Intuit, която ви превежда през стъпките за създаване на ваш собствен високо персонализиран формуляр.

За да персонализирате съществуващ формуляр за поръчка, изберете Доставчици → Създаване на поръчки за покупка и след това щракнете върху бутона Персонализиране на оформлението на данните в раздела Форматиране на получения диалогов прозорец. QuickBooks, в този случай, ви подканва да направите копие на формуляра за поръчка за покупка и след това показва диалоговия прозорец за допълнителна персонализация (не е показан), който предоставя бутони и полета, които можете да използвате, за да промените стандартния формуляр за поръчка на QuickBooks, така че данните който искате се появява и е етикетиран както искате.

Диалоговият прозорец за допълнителна персонализация предоставя област за преглед, която можете да използвате, за да видите как изглеждат промените ви, и бутон за отмяна, който можете да щракнете, ако нещата излязат ужасно извън контрол. Освен това диалоговият прозорец Допълнително персонализиране предоставя бутон на Дизайнер на оформление, който можете да щракнете, за да отворите прозореца на Дизайнер на оформление. Прозорецът на Layout Designer ви позволява да станете истински художник на оформление и да правите всякакви промени във вашата поръчка, просто като премествате полета из страницата с мишката.

Бутонът Управление на шаблони, също наличен в раздела Форматиране, ви позволява да изберете формуляра за поръчка, който искате да персонализирате, когато преди това сте създали повече от един формуляр.

Как да попълните поръчка за покупка в QuickBooks 2019

Вероятно ви липсват вещици, дохикеи или някакъв друг елемент от списъка ви с артикули и сте готови да пренаредите тези неща — каквито и да са те. Следвайте тези стъпки, за да попълните поръчка:

1. Изберете Доставчици → Създаване на поръчки за покупка.

Можете също да щракнете върху иконата Поръчки за покупка на началния екран или да щракнете върху областта Нови транзакции в Центъра за доставчици и след това да изберете Поръчки за покупка. Виждате прозореца Създаване на поръчки за покупка, който е подобен на показаната фигура. Имайте предвид, че точните подробности за този прозорец зависят от това как персонализирате формуляра си за поръчка.

Прозорецът Създаване на поръчки за покупка.

2. Изберете доставчик от падащото меню Доставчик.

Щракнете върху стрелката надолу, за да видите списък с вашите доставчици. Щракнете върху доставчик, за да видите неговото име и адрес в полето Доставчик. Ако не можете да намерите името на доставчика в менюто си, изберете Добавяне на нов от менюто и след това попълнете информацията за доставчика в получения диалогов прозорец Нов доставчик. Щракнете върху OK, когато приключите с диалоговия прозорец.

3. Ако проследявате инвентара си по клас, изберете клас от падащото меню Клас.

Прозорецът Създаване на поръчки за покупка може да няма падащо меню Клас. Ако не е така и искате да има такъв, трябва да настроите QuickBooks за проследяване на разходите по клас. За да направите това, отворете файла QuickBooks в режим на един потребител като администратор. След това изберете Редактиране→ Предпочитания и щракнете върху иконата Счетоводство в списъка вляво. (Може да се наложи също да щракнете върху раздела Предпочитания на компанията.) Накрая поставете отметка в квадратчето Използване на проследяване на класа и след това щракнете върху OK.

4. (По избор) Изберете представител, очаквана дата и FOB, ако ги използвате във вашата поръчка.

Може да се наложи да попълните други полета, преди да стигнете до описанието на елемент по елемент в долната част. Отново тези полета може да не се появят, ако не сте посочили, че ги искате във вашия формуляр.

5. Преминете към колоната Артикул и започнете да въвеждате артикулите, които поръчвате.

Въвеждането на артикулите е най-важната част от създаването на поръчка за поръчка. Когато се преместите в колоната Елемент, тя се превръща в падащо меню. Щракнете върху стрелката надолу, за да видите списъка с елементи. Може да се наложи да превъртите до елемента, който искате да въведете. Бърз начин да превъртите до елемента е да въведете първите няколко букви от името на елемента. Ако въведете името на елемент, който не е в списъка с елементи, QuickBooks пита дали искате да настроите този елемент. Ако е така, щракнете върху Настройка и след това попълнете диалоговия прозорец Нов елемент.

Въведете толкова елементи, колкото искате в колоната Елемент. QuickBooks попълва описание на артикул вместо вас, но можете да редактирате всичко, което поставя в колоната Описание, ако е необходимо. В колоната Qty посочете колко от всеки артикул имате нужда.

6. Ако желаете, попълнете полето Съобщение на доставчика — но определено попълнете полето Бележка.

Полето Съобщение на доставчика е мястото, където поставяте съобщение до страната, която получава вашата поръчка. Бихте могли да напишете Вземете ми тези неща незабавно!

Без значение какво правите, не забравяйте да попълните полето Бележка. Това, което въвеждате в това поле, се появява в диалоговия прозорец Отворени поръчки за покупка и тази информация е най-сигурният начин да определите за какво е тази поръчка. Въведете нещо смислено, което можете да разберете след две седмици, три седмици или месец, когато плащате за артикулите, които поръчвате.

В горната част на прозореца Създаване на поръчки за покупка има квадратчето за отметка Печат по-късно, което ви казва дали искате да отпечатате тази поръчка. Ако искате да отпечатате поръчката, уверете се, че това квадратче е отметнато. След като отпечатате поръчката, отметката изчезва от полето.

7. Щракнете върху Печат, за да отпечатате поръчката.

Ако тази поръчка е една от многото, които сте попълвали, и искате да отпечатате няколко наведнъж, щракнете върху стрелката под бутона Печат и изберете Пакет от падащото меню. Преди да отпечатате поръчката за поръчка обаче, може да искате да щракнете върху стрелката надолу под бутона Печат и да изберете Визуализация, за да видите как ще изглежда поръчката за поръчка, когато я отпечатате. QuickBooks ви показва екранна реплика на поръчката. Надявам се да изглежда добре.

Използвате бутона История, след като получите артикулите, които сте толкова внимателно изброени в поръчката. След като получите артикулите и запишете получаването им, щракването върху този бутон казва на QuickBooks да ви даде цялата история на артикула – кога сте го поръчали и кога сте го получили.

Що се отнася до другите бутони в горната част, мисля, че знаете какви са.

8. Щракнете върху Save & New или Save & Close, за да запишете поръчката.

QuickBooks запазва поръчката и показва нов празен прозорец на поръчката, в който можете да въведете друга поръчка.

Как да проверите поръчките за покупка в QuickBooks

Вие записвате поръчките. Минават няколко седмици и вие се питате: „Поръчах ли тези духки от Acme?“ Изберете Отчети → Покупки → Отваряне на поръчки за покупка, за да видите отчет, който изброява неизпълнени поръчки. Или щракнете върху Центъра за отчети, изберете Покупки в лявата колона, щракнете върху бутона Изглед на списък в горния десен ъгъл, за да получите действителен списък с отчети за покупки, и след това щракнете върху Отваряне на отчета за поръчки за покупка. Като алтернатива можете да използвате въртележката на Центъра за отчети, за да прегледате отчетите в категория. За да използвате въртележката, изберете Покупки в лявата колона, щракнете върху бутона за изглед на въртележка (до бутона за изглед на списък) и след това щракнете върху изображението на пакета от отчети, което се показва отляво или отдясно на изображението на избрания доклад.

Как да получите артикули от поръчка за покупка в QuickBooks

След като вашите doohickey и gizmos пристигнат с камилски влак, трябва да запишете получаването на артикулите и да ги добавите към вашия списък с артикули.

Първите две неща, които трябва да направите, са да отбележите дали нещата са дошли със сметка и след това да решите как искате да платите за нея. Тези решения са същите, които трябва да вземете, ако получавате стоки, без първо да сте попълнили поръчка за поръчка.

Вие записвате PO артикули, които получавате по същия начин, по който записвате другите артикули, които получавате:

• Ако плащате за артикули за поръчка с чек, използвайте прозореца за записване на чекове.
• Ако получите артикулите за поръчка без сметка, използвайте прозореца Създаване на разписки за артикул.
• Ако получите артикулите за поръчка със сметка, използвайте прозореца Въвеждане на сметки.

Независимо от прозореца, който използвате, когато изберете доставчика, който ви е продал артикулите за поръчка, QuickBooks ви предупреждава, че съществуват отворени поръчки за поръчка за доставчика и ви пита дали искате да получите срещу поръчка за поръчка. Разбира се, че го правиш. ( Получаване срещу просто означава да сравните това, което сте поръчали с това, което сте получили.) Когато щракнете върху Да, QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне на поръчки за покупка, както е показано тук. Изберете поръчките, срещу които получавате и след това щракнете върху OK. QuickBooks попълва раздела Елементи, за да покаже всички неща, които сте поръчали. Ако това, което показва QuickBooks, не е това, което сте получили, може да се наложи да направите корекции.

Диалоговият прозорец Отваряне на поръчки за покупка.