Как да фактурирате клиент с QuickBooks 2010

За да фактурирате клиент с помощта на QuickBooks 2010, трябва да идентифицирате клиента и да посочите сумата, която клиентът дължи в прозореца Създаване на фактури.

1 Изберете Клиенти→ Създаване на фактури.

QuickBooks показва прозорец Създаване на фактури. Тази фигура има затворен списък с отворени прозорци, за да осигури повече място за прозореца Създаване на фактури. Можете да затворите своя списък с отворени прозорци, като щракнете върху полето за затваряне (малкото поле, отбелязано с X, което се появява в горния десен ъгъл на списъка). За да покажете отново списъка с отворени прозорци, след като сте го затворили, изберете Изглед→ Отворен списък с прозорци.

2Изберете клиента или комбинацията клиент и задание от падащия списък Customer:Job.

Ако клиентът е нов клиент, който все още не сте фактурирали или не сте описали в списъка с клиенти, въведете кратко име за клиента в списъка Customer:Job. След това QuickBooks показва, че клиентът все още не съществува в списъка с клиенти и пита дали искате да добавите клиента; посочете, че го правите. Когато бъдете подканени, предоставете информацията за клиента, която QuickBooks изисква.

3 (По избор) Класифицирайте фактура като подходяща за определена категория, като използвате падащия списък Клас.

Можете да използвате класове, за да се справите по-добре с финансите на вашия бизнес.

4Потвърдете или предоставете нова информация за заглавката на фактурата.

След като идентифицирате клиента, QuickBooks попълва полетата за дата, фактура, фактура и евентуално доставка до. Вероятно не е нужно да променяте тази информация. Трябва да прегледате информацията, показана в тези полета, за да се уверите, че е правилна.

5 Предоставете или потвърдете информацията за полето Фактура.

Фактурите включват полезна информация, която записва артикули като номера на поръчки за покупка, условия на плащане, дата на доставка и начин на доставка. Уверете се, че всичко, което QuickBooks показва в тези полета, е правилно.

6В областта на колоните опишете всеки артикул — всеки продукт или услуга — за които се фактурира фактура.

Използвайте един ред за всеки елемент. След това първият елемент, за който искате да таксувате, отива в ред 1 от областта на колоните. За всеки артикул въвеждате поръчаното количество, кода за артикула и цена или тарифа. QuickBooks извлича описание на артикула от вашия списък с елементи и поставя тези данни в колоната Описание.

QuickBooks също така изчислява сумата, таксувана за артикула, като умножи количеството по цената или тарифа. Можете обаче да редактирате както полетата Описание и Сума. Ако редактирате полето Сума, QuickBooks преизчислява полето Price Every, като раздели сумата на количеството.

7 За въвеждане на допълнителни артикули във фактурата чрез въвеждане на допълнителни редове.

Всеки артикул, за който искате да таксувате — всеки артикул, който трябва да се появи като отделна такса във фактурата — се появява като ред в областта на колоните.

8В текстовото поле Съобщение на клиента в долната част на прозореца Създаване на фактури предоставете клиентско съобщение, което се появява в долната част на фактурата.

Ако сте създали персонализиран шаблон на формуляр за фактура, който включва друга информация в долния колонтитул, тези полета в долния колонтитул също се появяват в долната част на прозореца Създаване на фактури. Можете да ги използвате за събиране и прехвърляне на допълнителна информация в долния колонтитул.

9 (По избор) Проверете правописа си, като щракнете върху бутона Правопис.

QuickBooks проверява правописа на думите, които сте използвали във фактурата. Ако QuickBooks не открие правописни грешки, се появява съобщение, което ви казва, че проверката на правописа е завършена. Ако QuickBooks открие правописна грешка (съкращенията на продуктовия код често водят до правописни грешки в QuickBooks), QuickBooks показва диалоговия прозорец Проверка на правописа във формуляра.

10 Щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново, за да запазите фактурата си.

Щракнете върху бутона Запиши и затвори, ако искате да запазите фактурата и да затворите прозореца Създаване на фактури. Използвате бутона Запиши и ново, ако искате да запазите фактурата и след това въведете друга фактура в празната версия на прозореца Създаване на фактури.