Как да фактурирате клиент в QuickBooks 2019

За да фактурирате клиент от QuickBooks 2019, използвайте прозореца Създаване на фактури, за да идентифицирате клиента и да посочите сумата, която клиентът дължи. За да се покаже прозорецът Създаване на фактури, изберете командата Клиенти → Създаване на фактури. Когато го направите, QuickBooks показва прозорец Създаване на фактури като показания. Можете да използвате повече от един тип шаблони за фактура на QuickBooks.

Имайте предвид обаче, че прозорецът Създаване на фактури, който виждате, може да не изглежда точно като показания. Можете също да изберете да персонализирате формуляр за фактура, така че да отговаря напълно на вашите бизнес изисквания. Конкретните стъпки, които предприемате, може да са много-малко различни, ако работите с различен шаблон за фактура на QuickBooks.

1 За да се покаже прозорецът Създаване на фактури, изберете командата Клиенти→ Създаване на фактури.

Когато го направите, QuickBooks показва прозорец Създаване на фактури. Имайте предвид обаче, че прозорецът Създаване на фактури, който виждате, може да не изглежда точно като показания. Можете да използвате повече от един вид формуляр за фактура. Можете също да изберете да персонализирате формуляр за фактура, така че да отговаря напълно на вашите бизнес изисквания.

2 Идентифицирайте клиента и, ако е подходящо, работата.

За да направите това, изберете комбинацията клиента или клиента и заданието от падащия списък Клиент:Работа. Не се притеснявайте за този „работен“ бизнес, ако не сте запознати с него.

Трябва да идентифицирате конкретния клиент, който фактурирате, като изберете този клиент от списъка Клиент:Работа. Ако клиентът е нов клиент, който все още не сте фактурирали или не сте описали в списъка на клиентите, въведете кратко име за клиента — като съкращение от името на фирмата на клиента — в списъка Клиент:Работа.

QuickBooks след това показва, че клиентът все още не съществува в списъка с клиенти и пита дали искате да добавите клиента; посочете, че го правите. Когато бъдете подканени, предоставете информацията за клиента, която QuickBooks изисква.

Можете също да класифицирате фактура като подходяща за определена категория, като използвате падащия списък Клас. В този момент не се притеснявайте за използването на проследяване на класове.

3Потвърдете или предоставете нова информация за заглавката на фактурата.

След като идентифицирате клиента, QuickBooks попълва полетата за дата, фактура, фактура и евентуално доставка до. Вероятно не е нужно да променяте тази информация. Трябва да прегледате информацията, показана в тези полета, за да се уверите, че е правилна.

Например, обикновено не бихте фактурирали някого, освен ако вече не сте изпратили продукта или сте предоставили услугата. Следователно, вероятно трябва да потвърдите, че датата на фактурата следва датата на доставка на продукта или датата на предоставяне на услугата. Може също да искате да потвърдите, например, че адресът за доставка е правилен.

4 Предоставете или потвърдете информацията за полето на фактурата.

Фактурите включват полезна информация, която записва артикули като номера на поръчки за покупка, условия на плащане, дата на доставка и начин на доставка. Трябва да се уверите, че всичко, което QuickBooks показва в тези текстови полета, е правилно.

Ако клиент ви е предоставил номер на поръчка за покупка, например, въведете този номер на поръчката в полето Номер на поръчката. Потвърдете, че условията за плащане, показани в полето Условия, са правилни. Уверете се, че датата, показана в полето Доставка е правилна.

Не всички тези полета трябва да се попълват за всяка фактура, но искате да предоставите всякаква информация, която улеснява клиента да плати фактура, да обвържете фактура с неговите или нейните записи за покупки и да разберете как и кога даден артикул е се изпращат.

5 Опишете продадените артикули.

Как изглежда областта на колоните на вашата фактура наистина зависи от това дали продавате продукти или услуги. Фигурата показва областта на колоните за продукти. Областта на колоните за услуга изглежда по-проста, защото не предоставяте много информация, когато описвате артикули на услугата.

В областта на колоните искате да опишете всеки артикул — всеки продукт или услуга — за които се начислява фактура. За да направите това, използвате един ред за всеки елемент. След това първият артикул, за който искате да таксувате, отива в ред 1 от областта на колоните.

За всеки артикул въвеждате поръчаното количество, кода за артикула и цена или тарифа. QuickBooks извлича описание на артикула от вашия списък с елементи и поставя тези данни в колоната Описание. QuickBooks също така изчислява сумата, таксувана за артикула, като умножи количеството по цената или тарифа.

Можете обаче да редактирате полетата Описание и Сума. Ако редактирате полето Сума, QuickBooks преизчислява полето Price Every, като раздели сумата на количеството.

За да въведете допълнителни артикули във фактурата, въведете допълнителни редове. Всеки артикул, за който искате да таксувате — всеки артикул, който трябва да се появи като отделна такса във фактурата — се появява като ред в областта на колоните. Ако искате да фактурирате клиент за някакъв продукт, за този продукт се използва един ред в областта на колоните на фактурата.

Ако искате да таксувате клиент за навло, един ред от областта на фактурата описва тази такса за навло. Ако искате да таксувате на клиент данък върху продажбите, отново един ред или ред от областта на колоните показва, че данъкът върху продажбите е начислен.

Отстъпките представляват трудни договорени позиции за включване във фактура. Да приемем, че искате да предоставите на някой клиент 10 процента отстъпка. За да направите това, вие включвате ред с отстъпка във вашата фактура. Но въпреки че QuickBooks включва артикул за отстъпка в своя списък с артикули, процентът на отстъпка може да се приложи само към предишния ред във фактурата. Поради тази причина QuickBooks предоставя и междинна договорена позиция. Използвате междинна редова позиция, за да сумирате всички предишни позиции, показани във фактурата. Чрез междинна сума на всички продуктови артикули, показани във фактурата, например, бизнесът може да предостави на клиента 10 процента отстъпка за тези продукти.

Трябва да включите символа за процент, за да кажете на QuickBooks да изчисли отстъпка, равна на процент от междинната сума. Ако пропуснете символа за процент, QuickBooks приема, че искате отстъпка в долари, а не процентна отстъпка. На фигурата, например, пропускането на символа за процент ще превърне отстъпката от 10 процента в отстъпка от 10 долара.

6 Използвайте полето Съобщение на клиента в долната част на прозореца Създаване на фактури, за да предоставите съобщение на клиента, което се появява в долната част на фактурата.

Ако сте създали персонализиран шаблон на формуляр за фактура, който включва друга информация в долния колонтитул, тези полета в долния колонтитул също се появяват в долната част на прозореца Създаване на фактури. Можете да ги използвате за събиране и прехвърляне на допълнителна информация в долния колонтитул.

7 (По избор) Проверете правописа си.

Ако щракнете върху бутона Правопис, който се появява в горния край на раздела Форматиране на прозореца Създаване на фактури, QuickBooks проверява правописа на думите, които използвате във фактурата. Ако QuickBooks не открие правописни грешки, той показва съобщение, което ви казва, че проверката на правописа е завършена. Ако QuickBooks открие правописна грешка — съкращенията на продуктовия код често водят до правописни грешки в QuickBooks — той показва диалоговия прозорец Проверка на правописа във формуляра.

Можете да използвате полето Промяна към, за да коригирате правописната си грешка — ако всъщност е правописна грешка. Можете да изберете една от предложените замени от списъчното поле Предложения, като щракнете върху предложението и след това щракнете върху бутона Замяна. Можете да замените всички случаи на правописна грешка, като щракнете върху бутона Replace All. Ако думата, която QuickBooks казва, че е изписана грешно, всъщност е правилно изписана, можете да щракнете върху бутона Игнориране, за да кажете на QuickBooks да игнорира тази дума, или бутона Игнориране на всички, за да кажете на QuickBooks да игнорира всички срещания на тази дума във формуляра за фактура.

Ако използвате термини, които винаги се появяват като грешно изписани думи, поне в QuickBooks, можете да щракнете върху бутона Добавяне, който се показва в диалоговия прозорец Проверка на правописа във формуляра. Щракването върху бутона Добавяне казва на QuickBooks да добави думата към своя правописен речник. След като сте добавили дума към правописния речник на QuickBooks, QuickBooks не вижда думата като правописна грешка.

Също така имайте предвид, че можете да щракнете върху бутона Опции, за да се покаже диалоговият прозорец Опции за правопис. Диалоговият прозорец Опции за правопис включва квадратчета за отметка, които можете да използвате, за да включите или изключите определени типове логика за проверка на правописа. Можете да поставите отметка в квадратчето, за да кажете на QuickBooks винаги да проверява правописа на формулярите, преди да отпечатате, запишете или изпратите формуляра, например. Диалоговият прозорец включва също квадратчета за отметка, които казват на QuickBooks да игнорира определени видове думи, като тези, които използват числа, тези, които са с главни букви и тези, които са със смесен регистър.

8 Щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново, за да запазите фактурата си.

Щракнете върху бутона Запиши и затвори, ако искате да запазите фактурата и да затворите прозореца Създаване на фактури. Щракнете върху бутона Запиши и ново, ако искате да запазите фактурата и след това въведете друга фактура в празната версия на прозореца Създаване на фактури.

Щракнете върху раздела Изпращане/Изпращане и след това върху бутона FedEx или UPS, за да стартирате прозореца QuickBooks Shipping Manager, който ви позволява да автоматизирате някои от стъпките в пакетите за доставка с помощта на Federal Express или United Parcel Service (UPS). Първият път, когато стартирате Shipping Manager, ще трябва да направите малко работа по настройката.

За да прегледате фактури, които вече сте създали, щракнете върху бутоните Предишен и Следващ. Или щракнете върху бутона Намери и използвайте диалоговия прозорец Намиране на фактури, за да опишете фактурата, която искате да намерите.