Как да фактурирате клиент в QuickBooks 2012

За да фактурирате клиент в QuickBooks 2012, използвайте прозореца Създаване на фактури, за да идентифицирате клиента и да посочите сумата, която клиентът дължи. Можете да използвате повече от един вид формуляр за фактура или такъв, който сте персонализирали.

1 За да се покаже прозорецът Създаване на фактури, изберете командата Клиенти→ Създаване на фактури.

QuickBooks показва прозорец Създаване на фактури.

2 Идентифицирайте клиента и, ако е подходящо, работата.

За да направите това, изберете комбинацията клиента или клиента и заданието от падащия списък Клиент:Работа. Не се притеснявайте за този „работен“ бизнес, ако не сте запознати с него.

Трябва обаче да разберете как работят клиентите. Трябва да идентифицирате конкретния клиент, който фактурирате. Можете да направите това, като изберете клиента от списъка Клиент:Работа. Ако клиентът е нов клиент, който все още не сте фактурирали или не сте описали в списъка с клиенти, въведете кратко име за клиента — като съкращение от името на фирмата на клиента — в списъка Клиент:Работа.

След това QuickBooks показва, че клиентът все още не съществува в списъка с клиенти и пита дали искате да добавите клиента; посочете, че го правите. Когато бъдете подканени, предоставете информацията за клиента, която QuickBooks изисква.

3Потвърдете или предоставете нова информация за заглавката на фактурата.

След като идентифицирате клиента, QuickBooks попълва полетата за дата, фактура, фактура и евентуално доставка до. Вероятно не е нужно да променяте тази информация. Трябва да прегледате информацията, показана в тези полета, за да се уверите, че е правилна.

Например, обикновено не бихте фактурирали някого, освен ако вече сте изпратили продукта или услугата вече е предоставена. Следователно, вероятно трябва да потвърдите, че датата на фактурата следва датата на доставка на продукта или датата на предоставяне на услугата. Може също да искате да потвърдите, например, че адресът за доставка е правилен.

4 Предоставете или потвърдете информацията за полето Фактура.

Фактурите включват полезна информация, която записва артикули като номера на поръчки за покупка, условия на плащане, дата на доставка и начин на доставка. Трябва да се уверите, че всичко, което QuickBooks показва в тези полета, е правилно. Ако клиент ви е предоставил номер на поръчка за покупка, например, въведете този номер на поръчката в полето Номер на поръчката.

Потвърдете, че условията за плащане, показани в полето Условия, са правилни. Уверете се, че датата, показана в полето Доставка е правилна. Не всички тези полета трябва да се попълват за всяка фактура, но искате да предоставите всякаква информация, която улеснява клиента да плати фактура, да обвържете фактура с неговите или нейните записи за покупки и да разберете как и кога даден артикул е се изпращат.

5 Опишете продадените артикули.

Как изглежда областта на колоните на вашата фактура наистина зависи от това дали продавате продукти или услуги. Областта на колоните за услуга изглежда по-проста, защото не предоставяте много информация, когато описвате артикули на услугата. В областта на колоните искате да опишете всеки артикул — всеки продукт или услуга — за които се начислява фактура.

За да направите това, използвате един ред за всеки елемент. След това първият елемент, за който искате да таксувате, отива в ред 1 от областта на колоните. За всеки артикул въвеждате поръчаното количество, кода за артикула и цена или тарифа.

QuickBooks извлича описание на артикула от вашия списък с елементи и поставя тези данни в колоната Описание. QuickBooks също така изчислява сумата, таксувана за артикула, като умножи количеството по цената или тарифа. Можете обаче да редактирате както полетата Описание и Сума. Ако редактирате полето Сума, QuickBooks преизчислява полето Price Every, като раздели сумата на количеството.

6 Използвайте полето Съобщение на клиента в долната част на прозореца Създаване на фактури, за да предоставите съобщение на клиента, което се появява в долната част на фактурата.

Ако сте създали персонализиран шаблон на формуляр за фактура, който включва друга информация в долния колонтитул, тези полета в долния колонтитул също се появяват в долната част на прозореца Създаване на фактури. Можете да ги използвате за събиране и прехвърляне на допълнителна информация в долния колонтитул.

7 Щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново, за да запазите фактурата си.

Щракнете върху бутона Запиши и затвори, ако искате да запазите фактурата и да затворите прозореца Създаване на фактури. Използвате бутона Запиши и ново, ако искате да запазите фактурата и след това въведете друга фактура в празната версия на прозореца Създаване на фактури.