Как да управлявате практиката си в QuickBooks Онлайн счетоводител

Преди да се потопите в използването на наличните инструменти за онлайн счетоводител на QuickBooks (QBOA), докато работите в QBO компания на клиент, разгледайте страницата Работа в навигационния екран, която функционира като инструмент за управление на практиката. Наличието на такъв инструмент в QBOA ви позволява да централизирате управлението на практиката, тъй като всички членове на екипа във вашата фирма имат достъп до работната страница в QBOA.

Важно е да разберете, че вашите клиенти не виждат работната страница — тя е достъпна само в QBOA, така че само вие и членовете на вашия екип виждате работната страница. Освен това информацията, която всеки член на екипа вижда на страницата Work, е специфична само за неговите клиенти – тези, до които членът на вашия екип има достъп.

Работната страница ви позволява да проследите какво трябва да се случи както за вашите клиенти, така и за вашата собствена фирма. И въпреки че терминологията, използвана на страницата Work, се отнася до проекти, имайте предвид, че тези проекти са напълно различни от проектите, които вашите клиенти могат да създадат в QBO.

Изгледът на мрежата в QBOA

Когато щракнете върху Работа в лентата за навигация, QBOA показва изгледа на мрежата по подразбиране на страницата. Изгледът на мрежата показва картите със задачи, организирани в периоди от време (Днес днес, Тази седмица, Следващата седмица и през следващите 30 дни).

Изгледът на мрежата на работната страница в QBOA.

Всяка карта със задачи на даден проект идентифицира клиента, за когото трябва да се свърши работата (или вашата собствена фирма, ако проектът не е за клиент), както и името на проекта. Уникално на всяка карта със задача ще намерите името на задачата.

Можете да контролирате част от това, което виждате в изгледа на мрежата на страницата Work. Например, можете да филтрирате страницата, за да покажете информация за всички клиенти, вашата фирма, конкретни клиенти или конкретни членове на екипа. Функцията „Работа“ също използва данни в клиенти на QBO компании, за да показва автоматично крайните срокове, които трябва да спазвате, и нещата, които трябва да направите, като крайни срокове за заплати и съгласуване на свързани банкови транзакции. Ако не искате да виждате тази автоматично създадена информация, можете да щракнете върху плъзгача От QuickBooks.

Понастоящем функцията Work автоматично предлага действия, които да се предприемат, свързани само с QBO; функцията Work не се свързва с други продукти като ProConnect Tax Online.

Тъй като изгледът Grid организира задачите по крайна дата, няма да видите никакъв тип визуална връзка между задачите; тоест не се появяват линии, свързващи задачи една с друга, тъй като изгледът на мрежата не е блок-схема.

Изгледът на мрежата не е единственият изглед, наличен на страницата Work; можете да прочетете за изглед на списък и изглед на календар по-късно в тази глава, след като обсъдя създаването на проекти и задачи.

Как да създавате проекти и задачи

Можете да използвате страницата Work за създаване на клиентски заявки. По отношение на управлението на практиката, вие използвате страницата Work, за да създавате проекти, които представляват неща, които трябва да се направят. Разбивате всеки проект на задачи, които са подмножества на проекта, които предоставят повече подробности за това, което трябва да се направи, за да завърши проекта. Създавате задачи като част от проект, но можете да присвоите различни членове на екипа за различни задачи в един и същи проект. Проектите обикновено са общи неща, които трябва да изпълните до определен краен срок, а задачите описват конкретните неща, които трябва да направите, за да завършите проекта.

Докато създавате проект, вие задавате краен срок на проекта и задавате крайни дати на всяка задача в проекта. Вие идентифицирате клиента, с когото е свързан проектът, и члена на екипа, който носи отговорност за проекта. Или можете да посочите, че проектът е вътрешен, който засяга вашата фирма, но не и някой от вашите клиенти.

QBOA съдържа шаблони за проекти, които ви помагат бързо да създавате често необходими проекти, като месечно счетоводство или въвеждане на клиенти. Когато използвате един от тези шаблони, QBOA създава не само проекта, но и всички задачи, свързани с проекта. След това можете да редактирате проекта според нуждите.

Създаване на проект

За да се опитаме да запазим тази информация възможно най-лесна за следване, ще създаваме проекти отделно от създаването на задачи — въпреки че можете и вероятно ще създавате задачи, когато създавате проекти. За да създадете проект, изпълнете следните стъпки:

1 . Щракнете върху Работа в навигационния екран.

QBOA показва работната страница за вашата фирма.

2 . Щракнете върху Създаване на проект в горния десен ъгъл на страницата.

QBOA отваря панел от дясната страна на страницата, който използвате за създаване на проект.

Създаване на проект с помощта на шаблон.

3 . Ако вашият проект попада в една от предварително дефинираните категории шаблони на Двуседмични заплати, Клиент на борда, Месечно счетоводство или Годишни данъци, изберете шаблона от списъчното поле на Шаблон на проекта.

QBOA добавя задачите, свързани с шаблона на проекта, към проекта, присвоявайки на всяка задача краен срок „утре“.

4 . Попълнете име за проекта.

Ако сте избрали шаблон на проект, QBOA попълва името на проекта, използвайки името на шаблона на проекта.

5 . От списъчното поле Firm или Client изберете QBO клиента, с когото е свързан проектът.

Ако проектът се отнася само за вашата фирма и няма клиент, изберете Моята фирма.

6 . Задайте краен срок на проекта.

Крайната дата, която сте задали за проекта, е ограничение; ако добавите задачи към проекта, няма да можете да зададете крайни дати за задачите, които се появяват след края на проекта.

7 . Използвайки списъчното поле Assigned To, присвоете проекта на един от членовете на вашия екип.

Можете да добавите подробности за проекта, ако желаете.

Някои проекти, като съгласуване на банково извлечение, трябва да се повтарят редовно; за тези проекти щракнете върху плъзгача Повторете, за да настроите времевата рамка, която QBOA трябва да използва за повторение на проекта.

Работа със задачи

След като сте създали проект, можете да работите със задачите на проекта. Можеш

• Добавяне и изтриване на задачи,
• Промяна на сроковете, които QBOA присвоява на задачите, и
• Реорганизирайте реда на задачите в проекта.

1 . Добавете задача към проект, като щракнете върху бутона Добавяне на задача в долната част на списъка със задачи.

QBOA показва формуляр за информация за задачата (вижте следващата фигура).

Предоставете име на задачата и крайна дата и я задайте на член на екипа на фирмата.

2 . Предоставете име на задачата, краен срок, члена на екипа, на когото искате да възложите задачата, и всякакви уместни подробности за задачата, като командите QBO, използвани за изпълнение на задачата.

Няма ограничение за броя на задачите, които можете да създадете.

3 . За да работите с друга задача, свийте тази, върху която работите в момента, като щракнете върху Свиване в долния десен ъгъл на картата със задача.

Вие не запазвате отделни задачи; вместо това запазвате проекта, който запазва информацията за задачата.

4 . За да изтриете задача или да промените информацията за нея, щракнете върху задачата.

QBOA показва подробностите за задачата.

Щракнете върху задача, за да я редактирате или изтриете, или я плъзнете, за да я пренаредите.

• За да промените задачата, просто предоставете новата информация.
• За да изтриете задачата, щракнете върху връзката Премахване.

5 . За да промените позицията на задача в проекта, свийте я и след това плъзнете квадратния символ в десния край на задача нагоре или надолу.

Можете да видите символа, който плъзгате, за да пренаредите задача.

6 . Щракнете върху Save, за да запазите проекта и неговите задачи.

QBOA показва отново работната страница и новите ви проекти и задачи се появяват на нея.

Как да актуализирате състоянието на задачата в QBOA

Докато напредвате по дадена задача, можете да актуализирате нейното състояние директно от изгледа на мрежата на работната страница. Щракнете върху стрелката надолу върху карта със задача, за да промените нейния статус.

Използвайте стрелката надолу върху карта на задача или проект, за да покажете списъка с налични състояния.

Задачите могат да имат състояние на Завършване, В ход, Блокирани или Готово. Използвате състоянието Блокиран, когато нещо ви пречи да завършите задача.

Как да редактирате и изтривате информация за проекта

Можете да редактирате всеки проект или задача, освен тези, създадени автоматично от QBO компания – можете да скриете или покажете тези автоматично създадени задачи само с помощта на плъзгача From QuickBooks.

Независимо от изгледа, който показвате на работната страница, за да редактирате всеки проект или задача, която сте създали, щракнете върху която и да е задача в проекта. След това QBOA отваря панела Редактиране на проекта от дясната страна на екрана и показва информацията за задачата, която сте щракнали.

Можете да промените информацията за проекта, като редактирате горната част на панела Редактиране на проекта. Можете да изтриете всеки проект от панела Редактиране на проект, като щракнете върху иконата на кошчето в долния ляв ъгъл на панела (вижте следващата фигура).

Изтрийте или дублирайте проект или създайте шаблон от него.

Много от проектите, които създавате, са подобни един на друг, така че спестете малко работа и дублирайте съществуващ проект, за да създадете нов. Можете също да използвате съществуващ проект, за да създадете шаблон за последващи подобни проекти. От панела Редактиране на проекта, дублирайте проекта, като щракнете върху бутона Дублиране. За да създадете шаблон от проекта, щракнете върху Създаване на шаблон.

Въпреки че можете да редактирате информация за проекти и задачи, не можете да промените проект в задача или задача в проект.

За да затворите панела Редактиране на проекта, щракнете върху X в горния десен ъгъл на панела.

Как да работите в изглед на списък

Изгледът на мрежата на работната страница е ограничен в това, което може да показва, тъй като картите заемат доста от площта на екрана. Можете да видите вашите проекти и задачи в изглед на списък, както е показано тук, като щракнете върху бутона Изглед на списък в горния десен ъгъл на работната страница (точно под бутона Създаване на проект).

Работната страница в изглед на списък.

От този изглед имате на разположение допълнителни филтри. В допълнение към филтрирането за клиент, член на екипа и вид работа (проект, задача или клиентска заявка), можете също да филтрирате по статус и да зададете период от време, който ви интересува. И все още можете да редактирате всеки проект или задача; просто щракнете навсякъде в реда на проекта или задачата, за да се покаже панелът Редактиране на проекта, показан по-рано.

Как да работите в изгледа на календара

Изгледът на календара показва задачите, дължими за всяка избрана дата. В календара ще видите броя на задачите, дължими на всяка дата. Когато щракнете върху дата, QBOA използва дясната страна на изгледа на календара, за да покаже задачите, дължими на тази дата.

Календарен изглед представя задачите на проекта по крайна дата.

Общувайте с членовете на екипа относно работата

С риск да заявя очевидното, комуникацията е от първостепенно значение, когато работите в екипна среда. QBOA ви позволява да предоставяте известия по имейл за различни действия, свързани с проектите и задачите, които се показват на работната страница. За да посочите известията, които искате QBOA да изпрати на вашия екип, щракнете върху връзката Известия в горната част на работната страница, за да се покаже раздела Известия на диалоговия прозорец Настройки на компанията.

Настройте имейл известия за членовете на екипа относно работата.

Щракнете върху молива в горния десен ъгъл на секцията Имейл, за да включите и изключите известията по имейл за различни действия, които се извършват на работната страница. Щракнете върху Запазване, когато приключите, последвано от Готово, за да се върнете към QBOA.

Всеки член на екипа контролира известията, които получава. По подразбиране всеки член на екипа получава известия за нови назначения и крайни дати по подразбиране, но за да настрои останалите тези известия, всеки от членовете на екипа ви трябва да влезе в личния си акаунт в QBOA и да промени тези настройки.

Ако вашата организация използва Slack, инструмент за сътрудничество, който помага на екипа ви да се свързва, можете да интегрирате Slack с QBOA. Добавете приложението към QBOA, като щракнете върху Свързване сега на работната страница. Ако преди сте скрили рекламата за Slack, щракнете върху бутона Connect Work to Slack в раздела Известия на диалоговия прозорец Настройки на компанията.

Slack предлага безплатна версия, подходяща за малки екипи, които искат да изпробват Slack; безплатната версия има някои ограничения. Slack също предлага две „платени“ версии: Standard и Plus; цената на тези версии зависи от броя на активните потребители на Slack на месец.