Как да търсите в QuickBooks онлайн списъци за хора

Можете да използвате страниците Клиенти, Доставчици и Служители в QuickBooks Online (QBO) по различни начини. Страницата Изпълнители е по-ограничена от останалите; от него можете да търсите изпълнители и да подготвите 1099s. От страниците Клиенти, Доставчици или Служители, които изброяват всички хора в тези категории, можете да сортирате хората в списъка, да експортирате списъка в Excel и да извършвате действия върху избрана група хора в списъка.

Можете също да отпечатате основен отчет, като щракнете върху бутона Печат на която и да е страница със списък; бутонът Печат се появява точно над колоната Действие.

Как да работим с конкретен човек в QBO

Можете да изберете конкретен клиент, доставчик или служител и да прегледате транзакциите, свързани с това лице, както и подробностите за него и можете да прикачите файлове към лицето. Тук ще работите с клиенти.

За да търсите конкретен човек, въведете някои знаци, които съответстват на името на лицето или фирмата, в полето за търсене, което се показва над списъка с хора.

За да намерите конкретен човек в списък, използвайте полето за търсене, което се показва над имената в списъка.

Когато изберете някое лице от списъка, QBO показва страницата, специално свързана с това лице. Страницата има два раздела; на следващата фигура виждате раздела Списък на транзакциите; другият раздел е Подробности за клиента.

Ако сте активирали функцията Проекти във вашата компания, QBO показва трети раздел, наречен раздел Проекти, който изброява всички проекти, които сте създали във вашата QBO компания.

Разделът Списък на транзакциите показва транзакции в QBO, свързани с избраното лице.

От всеки раздел щракнете върху бутона Редактиране, за да редактирате информация за това лице, и щракнете върху бутона Нова транзакция, за да добавите транзакция, свързана с това лице.

От страницата с подробности за дадено лице можете да прикачите файлове, за да следите важна финансова информация. Например, можете да прикачите документ 1099 на доставчик, договор на клиент или разписки на служител. Не сте ограничени до текстови документи; можете също да прикачите снимки. Просто плъзнете и пуснете елемента в полето Прикачени файлове в долния ляв ъгъл на съответната страница с подробности; ако предпочитате, можете да щракнете върху полето и да се появи стандартен диалогов прозорец за отваряне на Windows, за да можете да навигирате и да изберете документа, който искате да прикачите.

Всеки прикачен файл не може да бъде по-голям от 25MB. За да видите документи, които вече сте прикачили към дадено лице, щракнете върху връзката Покажи съществуващи под полето Прикачени файлове и QBO отваря панел от дясната страна на страницата, показващ свързаните прикачени файлове.

Можете също да добавяте прикачени файлове към транзакция. За да видите транзакции, които имат прикачени файлове, добавяте колоната Прикачени файлове към таблицата, която се показва на страницата Списък с транзакции на лицето. Покажете страницата със списък с транзакции на лицето и след това щракнете върху бутона Gear на таблицата над колоната Действие. От списъка, който се показва, щракнете върху Покажи още. Покажи повече промени на Покажи по-малко и се появява квадратче за отметка за Прикачени файлове; щракнете върху него и колоната Прикачени файлове се появява като част от мрежата на таблицата. Можете да го идентифицирате като заглавие на колоната с кламер. Показването на колоната Прикачени файлове за едно лице я показва в таблицата със списък на транзакциите за всички лица от този тип. Ако съществуват прикачени файлове за конкретна транзакция, ще видите броя на прикачените файлове в колоната. Щракването върху номера изброява прикачените файлове към транзакцията;

Вие добавяте прикачени файлове към различните транзакции, докато ги създавате; само прикачени файлове, свързани с транзакции, се показват на различните страници със списък с транзакции, а прикачените файлове, свързани с дадено лице, се появяват на страницата на асоциираното лице.

Добавяне на колоната Прикачени файлове към таблицата в списъка с транзакции.

Когато приключите да работите с един човек, можете лесно да превключите към друг в този списък, като използвате панела за разделен изглед на списъка.

Можете да щракнете върху иконата Разделен изглед (показана на предходното изображение), за да се покаже панел, изброяващ хората, съхранени в списъка (вижте следното изображение).

Показване на разделен изглед на списък.

От списъка в панела Разделен изглед можете да превъртите надолу, за да намерите човек, или можете да въведете няколко букви от името на лицето или името на фирмата в полето за търсене в горната част на списъка, за да намерите този човек в списъка. Или можете да сортирате списъка по име или по отворен баланс. Щракнете върху човек, за да превключите към страницата на този човек.

За да добавите нов човек към списъка, щракнете върху символа плюс (+) в горната част на списъка в панела Разделен изглед. За да покажете страницата Клиенти, щракнете върху Клиенти в горната част на списъка с разделен изглед или щракнете върху Продажби в лентата за навигация и след това щракнете върху Клиенти.

За да затворите Split View, щракнете върху бутона Close Split View.

Сортиране на списък в QuickBooks Online

В допълнение към сортирането в разделен изглед, можете да сортирате списъците на страницата Клиенти и доставчици по име или отворен баланс. По подразбиране QBO сортира записите на тези страници по азбучен ред по име във възходящ ред.

Можете да сортирате служителите по азбучен ред и обратен азбучен ред, по метод на заплащане или по статус (активен или неактивен). Не можете да сортирате изпълнители; QBO по подразбиране ги сортира по азбучен ред.

За да промените реда на сортиране за списъците с клиенти или доставчици, щракнете върху Продажби или разходи в лентата за навигация и след това щракнете върху Клиенти или доставчици, за да се покаже съответната страница; за този пример използвам страницата Клиенти.

След това щракнете върху заглавието на колоната, по която искате да сортирате. Ако щракнете върху заглавието на колоната Клиент/Компания, QBO показва клиентите в низходящ азбучен ред. Ако щракнете върху заглавието на колоната Open Balance, QBO сортира списъка в отворен ред, от най-ниския към най-високия.

Как да експортирате QBO списък в Excel

Можете да експортирате списък с вашите клиенти или доставчици в Excel.

Ако нямате копие на Excel на компютъра си, можете да изтеглите и използвате безплатната мобилна версия на Excel.

Щракнете върху съответната връзка в лентата за навигация (Продажби или Разходи), за да се покаже впоследствие или страницата Клиенти, или страницата Доставчици; страницата Доставчици се използва в този пример. В десния край на страницата, точно над колоната Действие, се появяват три бутона. Щракнете върху средния бутон и QBO експортира списъка във файл на Excel; бутон за файла се появява в долната част на екрана в Chrome.

Експортиране на списък с доставчици в Excel.

Щракнете върху бутона в долната част на екрана и Excel отваря файла. Можете да редактирате файла, ако щракнете върху бутона Активиране на редактиране в жълтата лента в горната част на прозореца. А за тези от вас, които използват Excel mobile, трябва да влезете с вашия акаунт в Microsoft, за да редактирате файла.

Как да работим с група хора в QBO

Когато работите с клиенти или доставчици, можете да предприемете определени действия едновременно за група хора. Например, можете да изберете конкретни доставчици, като щракнете върху квадратчето за отметка до всяко име и след това изпратите същия имейл до тези доставчици, плащате сметки онлайн за избраните доставчици, ако използвате добавката Bill.com с QBO Essentials, Plus, или Разширени, или направете избраните доставчици неактивни.

Можете да използвате добавката Bill.com за плащане на сметки онлайн от QBO; има приложение Bill.com с пълен набор от услуги, но тук говоря за добавката към QBO. Ще намерите приложението Bill.com налично в Центъра за приложения Intuit. Можете да посетите магазина, като изберете Приложения от навигационния екран. Няма месечна абонаментна такса за Bill.com, но има такса за транзакция за всяко плащане, което обработвате.

За клиенти, в допълнение към изпращането на имейл, можете да създавате и изпращате извлечения до тях, да присвоявате избраните клиенти към тип клиент (използвате тип клиент, за да групирате клиенти) и да правите избраните клиенти неактивни.

За да използвате едно от тези действия за група хора, щракнете върху съответната връзка в лентата за навигация — Продажби или Разходи — последвано от съответната страница със списък, за да се покаже свързаната страница. За този пример използвах страницата Клиенти.

След това щракнете върху квадратчето за отметка до имената, които искате да включите във вашето действие, и след това щракнете върху бутона Пакетни действия. Изберете действието, което искате да предприемете, и след това следвайте подканите на екрана, за да завършите действието.

Извършване на действие за няколко клиента.