Как да таксувате клиент за действително време и разходи в QuickBooks 2015

Ако таксувате клиент за действителни разходи и часове, трябва да проследите разходите и времето, когато поемате таксите. В QuickBooks присвоявате цената на заданието, като въвеждате информация за клиента и заданието в колоната Клиент: Работа, която се показва в прозореца на формуляра, използван за записване на конкретна такса за цена или време.

Например, ако използвате прозореца Въвеждане на сметки, за да запишете сметка за конкретна работа, използвате колоната Клиент: Работа, за да посочите заданието.

За да таксувате клиент за разходи или време, които сте записали, изпълнете следните стъпки:

Изберете Клиенти→ Създаване на фактури, за да отворите прозореца Създаване на фактури.

Променете името в падащия списък Клиент: Работа на правилния клиент.

Тази стъпка е лесна: Активирайте падащия списък и изберете подходящия клиент и работа. Ако сте задали време или разходи на този клиент, се появява екран, който ви подканва да щракнете върху бутона Време/Разходи, за да включите таксите във вашата фактура.

Щракнете върху бутона Добавяне на време/разходи.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи. Диалоговият прозорец вече показва разходите и таксите за време, които сте задали на тази комбинация от клиент и работа.

Изберете времето за таксуване и разходите, които искате да добавите към фактурата.

Проверете таксите за време и разходите, за които искате да таксувате. Имайте предвид, че диалоговият прозорец Избор на време за таксуване и разходи предоставя различни раздели за артикули, разходи и пробег.

(По избор, само разходи) Посочете надценката.

Разделът Разходи има няколко допълнителни полета в горната част на раздела, за да посочи сумата на надбавката или % и сметката за надбавка. Ако е приложимо, попълнете полетата със съответната информация.

(По избор) Посочете дали искате таксите да се показват като единична позиция във фактурата.

Ако искате да избегнете изброяването на кървавите подробности за таксите на вашия клиент, поставете отметка в квадратчето Печат на избраното време и разходи като един елемент на фактурата, разположено в долния ляв ъгъл на фактурата. Също така имайте предвид, че можете да поставите отметка в квадратчето Облагаеми, за да посочите дали избраните разходи са облагаеми.

Щракнете върху OK.

След като имате всичко както искате, щракнете върху OK. Сякаш по магия — дори да е било от упоритата ви работа и потта на собственото ви чело — фактурата се появява.

(По избор) Добавете всичко друго, което искате да включите във фактурата.

Тази фактура е обикновена фактура на QuickBooks, помните ли? Може да искате да щракнете върху стрелката надолу до бутона Печат и да изберете Преглед от падащия списък, за да се уверите, че се показват само разходите за работа, които искате да се покажат.

Щракнете върху Save & New или Save & Close.

Така записвате фактурата.

След като запишете фактурата, разходите за работа, които са били таксувани, се премахват от прозореца Избор на време за таксуване и разходи. Вие сте готови. Дишайте по-лесно.

Можете също да проследявате времето, което вие или други служители прекарвате на клиенти или клиенти. За да включите проследяването на времето, изберете Редактиране→Предпочитания, превъртете надолу до и щракнете върху иконата Време и разходи и след това изберете бутона за опция Проследявате ли време в раздела Предпочитания на компанията.

След като направите това, можете да проследявате времето, което прекарвате на клиент или клиент, като изберете Клиенти→ Въведете време→ Използване на седмичен график или Клиенти→ Въведете време→ Време/Въведете единична дейност. Всяка команда показва лесен за разбиране прозорец, който ви позволява да записвате времето, прекарано на конкретен клиент или клиент.

И последна важна точка: часовникът за проследяване на времето продължава да тиктака, докато програмата QuickBooks работи. Не е необходимо програмата да е активната програма на Windows, за да продължи да работи. (В някои по-стари версии на QuickBooks таймерът спира, ако започнете да работите с друга програма, като текстообработваща програма или програма за електронна поща.)