Как да таксувате време с QuickBooks 2011

Ако използвате QuickBooks 2011 с бизнес услуги, може да продадете повече единици време, отколкото материални артикули. Например, адвокат може да продава часове или частични часове правни съвети. QuickBooks предоставя два метода за проследяване на прекараното време, което ще бъде таксувано във фактура като артикул. Можете да използвате седмичния график или да записвате индивидуални дейности при таксуване с QuickBooks.

Използване на седмичен график

За да използвате метода на седмичния график, изберете Клиенти→ Въведете време→ Използване на седмично разписание. За да използвате прозореца Седмичен график, изберете служителя или доставчика или друго лице, извършващо услугата от полето Име.

Ако не можете да изберете името на човек от полето Име, въведете името на човека в полето и след това, когато бъдете подканени, кажете на QuickBooks към кой списък (служител, доставчик или други имена) трябва да бъде добавен. След като сте добавили името на лицето, изпълняващо работата, използвайте колоните на прозореца Седмичен график, за да опишете клиента или работата, за която е извършена работата.

Времетраене на единични дейности

Ако искате да записвате сервизни дейности, когато се случват, изберете Клиенти→ Въведете време→ Време/Въведете единична дейност. QuickBooks показва прозореца Time/Enter Single Activity. Попълнете или изберете необходимата информация:

• За да запишете време или да запишете една дейност, запишете датата на дейността в полето Дата.

• Използвайте полето Име, за да идентифицирате лицето, което извършва услугата.

• В полето Клиент:Работа посочете клиента или работата, за която се извършва услугата.

• Изберете подходящия сервизен елемент от падащия списък Елемент на услугата.

• Изберете подходящия елемент на ведомост от падащия списък Елемент на заплата.

• Ако проследявате класове, използвайте падащия списък Клас, за да класифицирате дейността.

Проверете дали квадратчето за таксуване е избрано. В горния десен ъгъл на прозореца Време/Въвеждане на единична дейност се появява квадратчето за отметка за таксуване. С избирането на полето за таксуване вие ​​казвате на QuickBooks, че трябва да съхранява този запис на дейност, подлежаща на таксуване, за по-късно включване във фактура.

След като опишете или предоставите тази обща информация за услугата, имате два начина да запишете времето, прекарано в услугата:

• Ръчно записване на времето: Можете ръчно да записвате времето, прекарано в дейност, като използвате полето Продължителност, за да въведете времето.

• Накарайте QuickBooks да записва времето: Можете също така да накарате QuickBooks да записва времето, което сте прекарали в дейността. Просто щракнете върху бутона Старт в полето Продължителност, когато стартирате дейността, и щракнете върху бутона Стоп, когато спрете дейността.

След като опишете дейността, която извършвате в прозореца Време/Въвеждане на единична дейност, щракнете върху бутона Запиши и ново или Запиши и затвори, за да запишеш информацията за дейността.

Включително време за таксуване във фактура

За да добавите време за таксуване и цена към фактура, създайте фактурата по обичайния начин. След като идентифицирате клиента и ако сте проследявали времето или разходите за клиента, QuickBooks ще ви попита дали искате да таксувате за някое от времето или разходите. Ако посочите „да“, QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи. Разделът Време на диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи показва всяко от времената, които сте записали за клиент.