Как да таксувате време в QuickBooks 2021

През повечето време договорените позиции, които се показват във фактурите на QuickBooks, са елементи, които описвате в списъка с артикули и след това определяте количествено директно във фактурата. В някои сервизни предприятия обаче може да продадете много единици от един и същи артикул. Адвокатът може да продава часове или частични часове правни съвети и това време може да е всичко, което продава. CPA може да продава часове консултантска, счетоводна или данъчна подготовка.

При тези обстоятелства не искате фактура да излиза на клиента с един ред, който гласи например „Правни услуги, 100 часа, 20 000 долара“ – освен ако не искате да останете в бизнеса. Вместо това искате фактура, която описва всяка от задачите, които адвокатът е изпълнил: планиране на имоти за 1,5 часа, преглед на договор за 4 часа, подготовка на нов наем на недвижим имот за 2 часа и т.н. За да предоставите това ниво на детайлност — детайл, който наистина е под елемента — използвате функцията за проследяване на времето на QuickBooks.

QuickBooks предоставя два метода за проследяване на прекараното време, което ще бъде таксувано във фактура като артикул. Можете да използвате седмичния график или да записвате отделни дейности. Описвам накратко как работят и двата метода за проследяване на времето; нито едното, нито другото не е трудно. Доставчиците на професионални услуги (счетоводители, адвокати, консултанти, архитекти и др.), които таксуват въз основа на прекараното време, трябва да обмислят използването на една от тези функции, за да се уверят, че водят точни записи за времето, прекарано в работа за клиент или клиент.

Как да използвате седмичен график

За да използвате метода на седмичния график, изберете Клиенти→ Въведете време→ Използване на седмичен график. QuickBooks показва показания прозорец за седмично разписание. За да използвате прозореца Седмичен график, първо използвайте полето Име, за да идентифицирате служителя, доставчика или друго лице, извършващо услугата.

Трябва да можете да изберете името на този човек от падащия списък Име. Ако не можете да изберете името на човека от падащия списък Име, въведете го в полето; след това, когато бъдете подканени, кажете на QuickBooks към кой списък (служител, доставчик или други имена) трябва да се добави името. След като добавите името на лицето, което е извършило работата, използвайте колоните на прозореца за седмично работно време, за да опишете клиента или работата, за която е извършена работата, кода на услугата, кратко описание или бележка, елемента на работната ведомост ( ако използвате QuickBooks за заплати), класа (ако проследявате класове) и след това часовете, прекарани на ден.

Можете да въведете толкова редове в прозореца на седмичния график, колкото искате. Всеки ред се появява отделно във фактура. Информацията за бележките се появява в областта за описание на фактурата. Поради тази причина искате да използвате подходящи и описателни бележки.

Прозорецът на седмичния график

Времетраене на единични дейности

Ако искате да записвате сервизни дейности, когато се случват, изберете Клиенти→ Въведете време→ Време/Въведете единична дейност. QuickBooks показва диалоговия прозорец Time/Enter Single Activity, както е показано.

Диалоговият прозорец Време/Въвеждане на единична дейност

За да запишете време или да запишете една дейност, запишете датата на дейността в полето Дата. Използвайте полето Име, за да идентифицирате лицето, извършило услугата. В полето Клиент:Работа посочете клиента или работата, за която е извършена услугата. Изберете подходящия елемент на услугата от падащия списък Елемент на услугата и (ако проследявате служител) подходящия елемент от заплатата от падащия списък Елемент за заплати. Ако проследявате класове, предвидливо, можете също да използвате падащия списък Клас, за да класифицирате дейността. Използвайте полето Бележки, за да запишете кратко, подходящо описание на услугата. Това описание се появява във фактурата, така че внимавайте за това, което пишете.

След като опишете или предоставите тази обща информация за услугата, имате два начина да запишете времето, прекарано в услугата:

• Записвайте времето ръчно. Можете ръчно да записвате времето, прекарано в дейност, като използвате полето Продължителност, за да въведете времето. Ако сте прекарали 10 минути, например, въведете 0:10 в полето Продължителност. Ако сте прекарали 3 часа и 40 минути, въведете 3:40 в полето Продължителност.
• Накарайте QuickBooks да запише часа. Можете също така да накарате QuickBooks да записва времето, което сте прекарали в дейността. Просто щракнете върху бутона Старт в полето Продължителност, когато стартирате дейността, и щракнете върху бутона Стоп, когато спрете дейността. Ако искате да поставите на пауза таймера (докато приемате телефонно обаждане, например), щракнете върху бутона Пауза.

След като използвате диалоговия прозорец Време/Въвеждане на единична дейност, за да опишете дейността, която извършвате, щракнете върху бутона Save & New или Save & Close, за да запазите информацията за дейността.

Проверете дали квадратчето за таксуване (в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец) е избрано. Избирайки полето „Таксуеми“, вие казвате на QuickBooks, че трябва да съхранява този запис на подлежаща на таксуване дейност за по-късно включване във фактура.

Можете да използвате бутоните Предишен и Следващ, които се появяват в горната част на диалоговия прозорец, за да прелиствате напред-назад през вашите записи за времето на дейност. Имайте предвид също, че е наличен бутон за правопис. Щракнете върху този бутон, за да проверите правописа на описанието на бележките, което въвеждате – което е добра идея, защото тази информация ще се появи във фактура по-късно.

Как да включите време за таксуване във фактура

За да добавите време за таксуване и цена към фактура, създайте фактурата по обичайния начин, както описах по-горе. След като идентифицирате клиента (ако сте въвели време за клиента) и ако сте проследявали разходите за клиента, QuickBooks показва поле за съобщение, което пита дали искате да таксувате за някое от времето или разходите. Ако отговорите с „да“, QuickBooks показва диалоговия прозорец „Избор на време за таксуване и разходи“, показан тук.

Диалоговият прозорец Изберете време за таксуване и разходи

Разделът Време на този диалогов прозорец показва всяко от времената, които сте записали за клиент. За да добавите тези времена към фактурата, щракнете върху колоната Използване за времето. (Колоната Използване е най-лявата колона, показваща отметка.) Или, ако искате да изберете всички времена, щракнете върху бутона Избор на всички. След това щракнете върху OK. QuickBooks добавя всяко от тези времена за таксуване към фактурата като отделни редове. Тази фигура показва как информацията за времето за таксуване се появява в прозореца Създаване на фактури.

Прозорецът Създаване на фактури, таксуване за времето за таксуване

Ако оставите неизбрано квадратчето за отметка Печат на избраното време и разходи като една фактура, QuickBooks поставя всеки запис, когато влизате, на отделен ред от фактурата, както е показано. Ако поставите отметка в квадратчето, QuickBooks ви позволява да комбинирате отделни записи на време в един ред на фактура. (Може да искате да експериментирате малко с тази функция, ако се интересувате.)

Можете да щракнете върху раздела Елементи, Разходи или Пробег, за да видите списъци с артикули, разходи извън джоба или бизнес мили, направени от името на клиент. Добавяте такси към фактура за подобни неща по същия начин, по който добавяте такси за време. Можете дори да приложите надбавка към вашите разходи извън джоба. Между другото, ако искате да се върнете към диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи и преглеждате прозореца Създаване на фактури, щракнете върху бутона Добавяне на време/разходи, който се показва в горната част на прозореца Създаване на фактури.