Как да създадете счетоводно копие на файлове с данни в QuickBooks 2011

QuickBooks улеснява счетоводителите да работят с файлове с клиентски данни. Можете да накарате клиента да използва функцията за копиране на счетоводителя в QuickBooks и просто да ви изпрати по имейл или по имейл копие на файла с данни на QuickBooks. След това можете да прегледате копието на този счетоводител на файла с данни, да направите всякакви корекции или промени, които са подходящи, и след това да изпратите промените, които да бъдат направени обратно на клиента. След това клиентът може лесно да импортира тези промени в съществуващия си QuickBooks файл и да тръгне по своя весел път. Доста спретнато, нали?

Вашият клиент създава копие на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks, като използва неговата версия на QuickBooks и реалния файл с данни. За щастие процесът е много лесен. Ето какво трябва да направи вашият клиент:

Изберете Файл→ Копиране на счетоводителя→ Клиентски дейности→ Запазване на файл.

QuickBooks първо показва съобщение, което пита клиента дали иска и той

• Един счетоводител " е копие на файла.

• А преносим или резервно копие на файла.

Можете също да създадете копие на счетоводител, като изберете Файл→ Създаване на копие и след това изберете бутона Копиране на счетоводителя.

А преносим файл е истинско, живо копие на файла с QuickBooks данни, която е била леко свити в размер, така че е по-лесно да се придвижват (като например чрез изпращане на имейл файла като прикачен файл). А бекъп файл е архив, второ копие на QuickBooks файл, който можете да създадете (обикновено), така че имате копие на файл с данни на QuickBooks в случай, се случи нещо лошо на оригиналния файл QuickBooks данни.

Изберете Копие на счетоводителя и след това щракнете върху Напред, за да продължите.

Посочете дата на разделяне.

Транзакциите, попадащи преди тази дата, могат да бъдат редактирани само в копието на счетоводителя. Сделки, които попадат в тези данни могат да бъдат редактирани и отвътре, копие на счетоводител и копие на клиента.

Щракнете върху Напред, за да продължите.

Появява се друго съобщение, което казва на клиента, че QuickBooks трябва да затвори всички прозорци, за да създаде копие на счетоводител. QuickBooks може също да каже на клиента да постави диск.

Щракнете върху OK и поставете диска (ако е необходимо).

QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Accountant's Copy.

Дайте име на копието на счетоводителя и изберете къде да бъде запазено.

Клиентът трябва да запомни къде се записва копието на файла на счетоводителя. Този файл се предоставя на счетоводителя — чрез електронна поща, охлюв или се записва на диск — за да може счетоводителят да го използва.

Щракнете върху Save.

След това клиентът трябва да ви предостави този файл с данни.

Вашият доставчик на електронна поща може да ограничи размера на прикачените файлове (включително файловете на QuickBooks), които можете да изпращате или получавате по имейл. Ако размерът пречи на нещата, можете да качите файла на QuickBooks в уеб сайта на Intuit, като изберете Файл→ Копиране на счетоводителя→ Клиентски дейности→ Изпрати до счетоводителя. След това Intuit ви изпраща съобщение с връзка с възможност за щракване, която можете да използвате, за да вземете файла.

Очевидно може всъщност да не е вашият клиент, който предприема тези стъпки; може да се наложи да свършите мръсната работа. И в двата случая обаче така протича процесът. Имайте предвид обаче, че спестяването на реално време за счетоводителя и спестяването на разходи за клиента се случва, когато можете да накарате клиента да избере командата и да работи с диалоговия прозорец. След това можете да таксувате платимо време за действителна работа с данни на QuickBooks, вместо да се занимавате с файла.