Как да създадете специални артикули за фактури за QuickBooks 2015

В допълнение към добавянето на елементи от заплатите в QuickBooks 2015, можете да създадете елемент за междинна сума, за да изчислите междинната сума на елементите, които изброявате във фактура. (Обикновено се нуждаете от тази междинна сума, когато искате да изчислите данък върху продажбите върху артикулите на фактурата.) Може да искате да създадете и други странни артикули за вашите фактури, като отстъпки.

Създаване на позиции за междинни суми, за да залепите междинни суми във фактурите

Трябва да добавите артикул за междинна сума, ако някога искате да приложите отстъпка към серия от артикули във фактура. За да добавите междинен елемент към вашия списък с артикули, изберете Списъци→ Списък с елементи, щракнете върху бутона Елемент и изберете Нов от падащия списък. Това действие показва прозореца Нов елемент. Посочете типа на елемента като Междинна сума и след това посочете име на елемент (като Междинна сума ).

Когато искате да сумирате артикули за междинна сума във фактура, всичко, което трябва да направите, е да поставите този елемент за междинна сума във фактурата след артикулите, които искате да сумирате. Имайте предвид обаче, че QuickBooks не настройва функция за междинна сума автоматично.

Трябва да добавите междинна сума; в противен случай можете да приложите артикул за отстъпка, който създавате само към единичния артикул, който непосредствено предхожда отстъпката. Елемент отстъпка, между другото, изчислява отстъпка от фактура.

Създаване на групови артикули за групиране на неща, които продавате заедно

Можете да създадете елемент, който поставя един ред във фактура, която всъщност е комбинация от няколко други артикула. За да добавите групов елемент, покажете прозореца Нов елемент и посочете типа на елемента като Група. QuickBooks показва прозореца Нов елемент.

Например, ако продавате три артикула - да речем, сини чаши, жълти чаши и червени чаши - но понякога продавате артикулите заедно в комплект, можете да създадете артикул, който групира трите артикула. Имайте предвид, че когато създавате група, вие продължавате да проследявате инвентарите на членовете на групата поотделно и не проследявате инвентара на групата като нов артикул.

В прозореца Нов артикул използвайте списъчното поле Елемент/Описание/Количество, за да изброите всеки елемент, включен в групата. Когато щракнете върху ред с артикул в списъчното поле Елемент/Описание/Количество, QuickBooks поставя стрелка надолу в десния край на колоната Елемент. Щракнете върху тази стрелка, за да отворите падащ списък с елементи.

Ако списъкът е по-дълъг, отколкото може да бъде показан, можете да използвате лентата за превъртане вдясно, за да се придвижвате нагоре и надолу по списъка. Ако поставите отметка в квадратчето Печат на елементи в групата, QuickBooks изброява всички артикули в групата във фактурите. (В случая с чашите, фактурите изброяват отделните сини, червени и жълти чаши, вместо само името на групата . )

Създаване на артикули с отстъпка за добавяне на отстъпки към фактурите

Можете да създадете артикул, който изчислява отстъпка и залепва отстъпката върху фактура като друг ред. За да добавите артикул с отстъпка към списъка, покажете прозореца за нов артикул, посочете типа на артикула като отстъпка и посочете име или номер на артикул и описание.

Използвайте текстовото поле Сума или %, за да посочите как се изчислява отстъпката. Ако отстъпката е определена сума (като $50,00), въведете сумата. Ако отстъпката се изчислява като процент, въведете процента, включително символа за процент.

Когато въведете процент, QuickBooks изчислява сумата на отстъпката като процента, умножен по предходния елемент, показан във фактурата. (Ако искате да приложите отстъпката към група артикули, трябва да използвате елемент Междинна сума и да го последвате с отстъпката.)

Използвайте падащия списък Акаунт, за да посочите разходната сметка, която искате да използвате за проследяване на цената на отстъпките, които предлагате.

Използвайте падащия списък с Данъчния код, за да посочите дали отстъпката се изчислява преди или след изчисляването на данъците върху продажбите.

Вероятно искате да се консултирате с местната агенция за приходи от данък върху продажбите, за да определите дали данъкът върху продажбите трябва да се изчислява преди или след отстъпката.

Ако трябва да събирате данък върху продажбите и не сте настроили тази функция в QuickBooks Setup, изпълнете следните стъпки:

Изберете Редактиране→ Предпочитания.

Появява се диалоговият прозорец Предпочитания.

Щракнете върху иконата данък върху продажбите в списъка вляво, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това изберете бутона за опция Да в областта Начислявате ли данък върху продажбите.

Добавете артикула(ите) на данъка върху продажбите към вашия списък с артикули.

Щракнете върху бутона Добавяне на данък върху продажбите.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Нов артикул (не е показан), въведете име за данък върху продажбите в полето Име на данък върху продажбите, ставката на данък върху продажбите в полето Данъчна ставка и държавната агенция, на която превеждате данъка върху продажбите в данъчната агенция кутия. Щракнете два пъти OK, след като сте направили това, за да затворите диалоговия прозорец Нов елемент и диалоговия прозорец Предпочитания.

Създаване на елементи от група данъци върху продажбите за групови данъци върху продажбите

Групите за данъци върху продажбите ви позволяват да групирате няколко данъка върху продажбите, които трябва да начислите като един данък, така че да се показват като един данък върху фактурата.

Комбинирането на данъците е необходимо — или поне възможно — когато трябва да начислите, да речем, 6,5 процента държавен данък върху продажбите, 1,7 процента окръжен данък върху продажбите и 0,4 процента градски данък върху продажбите, но искате да покажете всички -включващ 8,6 процента данък върху продажбите върху фактурата.

За да добавите елемент на група данък върху продажбите, покажете прозореца Нов артикул и след това посочете типа на елемента като група данък върху продажбите. QuickBooks показва прозореца Нов елемент. Използвайте списъчното поле за данъчна позиция/ставка/данъчна агенция/описание, за да изброите другите позиции от данък върху продажбите, които искате да включите в групата.

Когато щракнете върху ред с артикул в списъчното поле, QuickBooks поставя стрелка надолу в десния край на колоната Данъчен артикул. Можете да щракнете върху тази стрелка, за да отворите падащ списък с позиции от данък върху продажбите.