Как да създадете прогноза за работа в QuickBooks 2016

В QuickBooks разходите за работа започват с оценка. Приблизителната оценка е просто списък на прогнозните разходи, които ще направите за някаква работа, която ще изпълнявате за някой клиент. Ако приемем, че вече сте създали работа и сте казали на QuickBooks, че използвате прогнози, ето стъпките, които следвате, за да създадете прогноза:

Изберете Клиенти → Създаване на прогнози.

QuickBooks отваря формуляр за създаване на оценки, който има невероятна прилика с формуляра за създаване на фактури, който сте виждали, ако изобщо сте работили с QuickBooks.

Прозорецът Създаване на оценки.

Започнете да попълвате празните места.

Изберете подходящия Клиент:Работа от падащия списък в горната част на формуляра. QuickBooks автоматично попълва възможно най-много информация - обикновено поне текстовото поле Име/Адрес - във формуляра. В примера работата е „Уникален дизайн за Grotto Shop“, като „Уникалният дизайн за Grotto Shop“ е измислената работа, която вашият измислен бизнес за търговия на дребно се е съгласил да извърши.

Ако сте конфигурирали QuickBooks да проследяват класове, подходящият падащ списък се показва в горния център на формуляра. Продължете и използвайте кутията, ако е подходящо.

Чувствайте се свободни да промените настройките по подразбиране — например дата и оценка #.

Добавете договорените позиции — подробности, подробности, подробности.

Попълвате детайлите на прозорец Създаване на прогнози по същия начин, по който попълвате данните на прозорец Създаване на фактури.

Едно поле, което е уникално за прозореца Създаване на оценки, е Маркиране. Полето за маркиране, което се появява в някои версии на прозореца Създаване на прогнози, добавя определен процент от общата цена на договорената позиция. Обърнете се към изображението по-горе, където процентите на маркиране са посочени като 100%, така че стойностите на колоната Сума се удвояват в колоната Общо или се увеличават със 100%.

Ако обаче посочената надценка се равнява на 100 (а не на 100%), стойностите, показани в колоната Общо, ще бъдат със 100 $ по-големи. Полето за маркиране не се появява във всички версии на шаблона за прогнози: само в шаблоните за персонализирана оценка и за предложение.

Всеки ред, който искате да включите в прогнозата за работата си, трябва да бъде описан в списъка с елементи. Имайте предвид, че тъй като често продавате работа на клиенти и клиенти, като използвате отчасти оценка, обикновено ще искате да включите пълни описания на артикулите.

(По избор) Добавете всяка незадължителна информация.

Използвайте някое от другите полета, налични в прозореца Създаване на прогнози, за да събирате и съхранявате допълнителна информация. Например, точно както при прозореца Създаване на фактури, можете да щракнете върху падащия списък Съобщение на клиента и да изберете или напишете приятелско съобщение.

Можете също да използвате полето Бележка, за да напишете бележка за себе си относно работата. Или може би добавете някои бележки за сценария, който сте мислили да представите в студиата. Каквото подхожда на вашата фантазия.

Ако искате да включите други елементи в прозореца Създаване на прогнози, можете да персонализирате този прозорец. Щракнете върху раздела Форматиране, за да се покаже лентата за форматиране и след това щракнете върху бутона Персонализиране на оформлението на данните. QuickBooks показва диалогов прозорец, който можете да използвате, за да контролирате кои битове информация се появяват в прогнозата.

Преди да отпечатате тази прогноза, не забравяйте, че информацията в прозореца Създаване на прогнози не е същата информация, която се появява в писмената прогноза. За да видите как изглежда отпечатаната версия, щракнете върху стрелката надолу под бутона Печат в прозореца Създаване на прогнози и изберете Визуализация от падащия списък. Резултатът е изображение на цяла страница, свито, за да се побере на екрана.

Ако все още не сте запазили прогнозата си, продължете и щракнете върху бутона Запиши и ново или бутона Запиши и затвори.

За да разгледате по-отблизо прогнозата (или който и да е екранен формуляр QuickBooks), или щракнете върху бутона Увеличаване в горната част на екрана за предварителен преглед на печат, или преместете курсора на мишката върху изображението. Когато курсорът изглежда като лупа със знак плюс (+) в него, щракнете с левия бутон на мишката. Тъй като можете да видите само част от визуализацията по този начин, използвайте лентите за превъртане в долната и дясната част на прозорците, за да се придвижите до различните области.

Имайте предвид, че лупата вече има знак минус (–), а бутонът Увеличаване превключва на Намаляване. Ако попълните повече от една прогноза, можете да използвате бутоните Предишна страница и Следваща страница на екрана Преглед за печат, за да разгледате други прогнози. Когато приключите, щракнете върху бутона Close.

Когато се върнете в прозореца Създаване на оценки, щракнете върху бутона Печат; QuickBooks Pro показва диалоговия прозорец Print One Estimate. Щракнете върху Печат, за да отпечатате приблизителната оценка без повече приказки.

Ако не сте използвали QuickBooks за отпечатване на прогнози преди, може да се наложи първо да настроите принтера си за тази задача. За да направите това, изберете Файл → Настройка на принтера и след това изберете Прогноза от падащия списък Име на формуляра. Посочете настройките на принтера, които искате за отпечатване на прогнози. (Този процес работи по същия начин, както при отпечатването на други формуляри, като фактури.) Щракнете върху OK, когато сте готови.

Диалоговият прозорец Печат на една оценка, който QuickBooks показва, след като щракнете върху Печат в прозореца Създаване на прогнози, също работи по същия начин като диалоговия прозорец Печат на една фактура.