Как да създадете поръчка за покупка на QuickBooks 2019

А поръчка за покупка QuickBooks обслужва една проста цел: Той казва продавач, който искате да закупите някои елемент. В действителност, поръчката за покупка е договор за покупка.

Много малки фирми не използват поръчки за покупка. Но когато нараснат до определен размер, много фирми решават да ги използват, защото поръчките за покупка стават постоянни записи на артикулите, които са поръчали. Нещо повече, използването на поръчки за покупка често формализира процеса на закупуване в една компания. Може да решите, например, че никой във вашата фирма не може да закупи нещо, което струва повече от $100, освен ако той или тя не получи поръчка за покупка. Ако само вие можете да издавате поръчки за покупка, вие сте контролирали ефективно дейностите по закупуване чрез тази процедура.

Как да създадете истинска поръчка за покупка на QuickBooks

За да използвате QuickBooks за създаване на поръчки за покупка, следвайте тези стъпки:

Кажете на QuickBooks, че искате да създадете поръчка за покупка, като изберете Доставчици→ Създаване на поръчки за покупка.

QuickBooks показва показания прозорец.

Ако менюто Доставчици не предоставя команда Създаване на поръчки за покупка, QuickBooks не знае, че искате да създадете поръчки за покупка.

Използвайте падащия списък Доставчик, за да идентифицирате доставчика, от когото искате да закупите артикула.

Падащият списък Доставчици изброява всеки от доставчиците във вашия списък с доставчици.

(По избор) Класифицирайте покупката, като използвате падащия списък Клас.

Имайте предвид, че не виждате падащ списък за класове, освен ако не сте включили проследяването на класа.

(По избор) Изберете различен адрес за доставка от падащия списък Доставка до в горния десен ъгъл.

Падащият списък Доставка до показва списък с всички ваши клиенти, доставчици и служители. Вие променяте адреса за доставка, като изберете едно от тези други имена. След като изберете запис от списъка Доставка до, QuickBooks попълва полето за доставка до адреса с подходящата информация.

Потвърдете датата на поръчката за покупка.

Първоначално QuickBooks поставя текущата системна дата в полето Дата. Трябва обаче да потвърдите, че датата, която QuickBooks въвежда като дата на поръчката за покупка, е правилна. Това е датата на договора. Често датата определя договорни условия, като например броя на дните, в които артикулът трябва да бъде изпратен.

Потвърдете номера на поръчката за покупка.

Номерът на поръчката за покупка или номерът на поръчката уникално идентифицира документа за поръчка за покупка. QuickBooks последователно номерира поръчките за покупка вместо вас и поставя съответния номер в полето с номер на поръчка. Предположението, което QuickBooks прави за правилния номер на поръчката за покупка, обикновено е правилно. Ако не е правилен, можете да въведете заместващ номер.

Потвърдете доставчика и информацията за доставка.

Блокът Доставчик и Блокът Изпращане идентифицират доставчика, от когото купувате артикула, и адреса, на който искате продавачът да изпрати пратката. Тази информация трябва да е правилна, ако списъкът ви с доставчици е актуален и сте използвали правилно падащия списък Доставка до, за да идентифицирате, ако е необходимо, алтернативен адрес за доставка.

Въпреки това потвърдете, че информацията, показана в тези два адресни блока, е правилна. Ако информацията не е вярна, разбира се, поправете я. Можете да редактирате информация за адресния блок, като изберете неправилната информация и след това въведете отново каквото трябва да се покаже.

Опишете всеки артикул, който искате да поръчате.

Вие използвате колоните на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да опишете подробно всеки артикул, който искате да поръчате като част от покупката. Всеки елемент отива в собствен ред. За да опишете артикул, който искате да закупите от продавача, предоставяте следните части от информация:

• Артикул: Колоната Артикул е мястото, където записвате уникалния номер на артикула за артикула, който искате да закупите. Не забравяйте, че елементите трябва да бъдат въведени или описани в списъка с артикули. Основното нещо, което трябва да знаете за списъка с артикули, е, че всичко, което искате да покажете във фактурата - или, в този смисъл, в поръчка за покупка - трябва да бъде описано във файла с артикула.

• Описание: В колоната Описание описвате избрания от вас елемент. Можете също да редактирате полето Описание, така че да има смисъл за клиентите или доставчиците.

• Qty: Колоната Qty определя количеството на артикула, което искате. Очевидно въвеждате броя на елементите, които искате в това поле.

• Тарифа: Колоната за тарифа посочва цената за единица или тарифата за единица за артикула. Имайте предвид, че QuickBooks използва различни етикети за тази колона в зависимост от типа бизнес, който сте настроили.

• Клиент: Колоната Клиент идентифицира клиента, за когото се купува артикулът.

• Клас: В колоната Клас класифицирате артикулите на поръчка за покупка на ниво артикул, а не на ниво поръчка за покупка. Имайте предвид, че няма да видите тази колона, освен ако не сте включили проследяването на класа.

• Сума: Колоната Сума показва общия изразходван елемент за артикула. QuickBooks изчислява сумата вместо вас, като умножи количеството по курса (или цената). Можете да редактирате сумата на колоната. В този случай QuickBooks коригира тарифата (или цената), така че процентът количество умножено винаги да е равен на сумата.

Въведете описание на всеки артикул, който трябва да бъде включен в поръчката за покупка. Това означава например, че ако искате да поръчате шест артикула от доставчик, вашата поръчка за покупка трябва да включва шест реда информация.

Отпечатайте поръчката за покупка.

Целта на записването на поръчка за покупка в QuickBooks е да се създаде официален запис на покупка. Почти винаги искате да предадете тази поръчка за покупка на доставчика. Поръчката за покупка казва на продавача точно какво искате да закупите и цената, която сте готови да платите.

За да отпечатате поръчката за покупка, можете да щракнете върху бутона Печат. Можете също така да отпечатате поръчки за покупка в партида по-късно, ако изберете квадратчето Печат по-късно (достъпно в раздела Основен), когато създавате поръчки за покупка, запишете всички поръчки за покупка, които искате да отпечатате по-късно, и след това изберете Файл Команда → Печат на формуляри → Поръчки за покупка.

Запазете поръчката за покупка.

За да запазите поръчката си за покупка, щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново. Ако щракнете върху бутона Save & New, QuickBooks запазва тази поръчка за покупка и извежда отново празна версия на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да можете да запишете друга поръчка за покупка.

Съвети и трикове за поръчка за покупка в QuickBooks 2019

Ето още няколко важни наблюдения:

• Не всяка покупка заслужава поръчка за покупка. Ако не сте свикнали да работите с поръчки за покупка, лесно е да прекалите, когато започнете да използвате този удобен инструмент. Независимо от това, имайте предвид, че не всички покупки гарантират поръчки за покупка (вижте следващия елемент).
• Използвайте поръчки за покупка, за да управлявате покупката. Обикновено фирмите използват поръчки за покупка като начин за контрол и документиране на покупките. Всъщност много покупки всъщност не изискват поръчка за покупка. Сумите, които сте се съгласили да закупите, които са документирани чрез стандартни договори - като сметки от телефонната компания, газовата компания и вашия наемодател - очевидно не се нуждаят от поръчки за покупка. Освен това скромните покупки, като офис консумативи, често не се нуждаят от поръчки за покупка. Определено имате нужда от начин да контролирате тези разходи, но поръчките за покупка вероятно не са правилният начин.
• Помислете за други, допълващи се инструменти за контрол. Други бюджетни контроли, като „одобрение от надзорния орган“ или обикновен бюджет, често работят също толкова добре.