Как да създадете поръчка за покупка в QuickBooks 2013

Поръчката за покупка служи на проста цел: казва на някой продавач, че искате да закупите някакъв артикул. В действителност, поръчката за покупка е договор за покупка. За да използвате QuickBooks 2013 за създаване на поръчки за покупка, следвайте тези стъпки:

Кажете на QuickBooks, че искате да създадете поръчка за покупка, като изберете Доставчици→ Създаване на поръчки за покупка.

Ако менюто Доставчици не предоставя команда Създаване на поръчки за покупка, QuickBooks не знае, че искате да създадете поръчки за покупка.

Използвайте падащия списък на менюто Доставчик, за да идентифицирате доставчика, от когото искате да закупите артикула.

Падащият списък с доставчици изброява всеки от доставчиците във вашия списък с доставчици.

(По избор) Класифицирайте покупката с помощта на падащия списък Клас.

(По избор) Посочете различен адрес за доставка в падащия списък Доставка до в горния десен ъгъл на поръчката за покупка.

Падащият списък Доставка до показва списък с всички ваши клиенти, доставчици и служители. Вие избирате адреса за доставка, като изберете едно от тези други имена. След като изберете запис от списъка Доставка до, QuickBooks попълва полето за доставка до адреса с подходящата информация.

Разделите Главен, Форматиране и Отчет на прозореца Създаване на поръчки за покупка предоставят някои стандартни и познати бутони и полета: Предишен, Следващ, Печат, Намери, Правопис, История и Шаблон.

Потвърдете датата на поръчката за покупка.

Първоначално QuickBooks поставя текущата системна дата в полето за дата. Трябва обаче да потвърдите, че датата, която QuickBooks въвежда като дата на поръчката за покупка, е правилна. Това е датата на договора. Често датата определя договорни условия - като броя на дните, в които артикулът трябва да бъде изпратен.

Потвърдете номера на поръчката за покупка.

Номерът на поръчката за покупка или номерът на поръчката уникално идентифицира документа за поръчка за покупка. QuickBooks последователно номерира поръчките за покупка вместо вас и поставя съответния номер в полето с номер на поръчка. Предположението, което QuickBooks прави за правилния номер на поръчката за покупка, обикновено е правилно. Ако не е правилен, можете да въведете заместващ номер.

Потвърдете доставчика и информацията за доставка.

Блокът Доставчик и Блокът Изпращане идентифицират доставчика, от когото купувате артикула, и адреса, на който искате продавачът да изпрати пратката. Тази информация трябва да е правилна, ако списъкът ви с доставчици е актуален и сте използвали правилно падащия списък Доставка до, за да идентифицирате, ако е необходимо, алтернативен адрес за доставка.

Въпреки това потвърдете, че информацията, показана в тези два адресни блока, е правилна. Ако информацията не е вярна, разбира се, поправете я. Можете да редактирате информация за адресния блок, като изберете неправилната информация и след това въведете отново каквото трябва да се покаже.

Опишете всеки артикул, който искате да поръчате.

Вие използвате колоните на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да опишете подробно всеки артикул, който искате да поръчате като част от покупката. Всеки елемент отива на собствен ред. За да опишете артикул, който искате да закупите от продавача, предоставяте следните части от информация:

• Артикул: Колоната Артикул е мястото, където записвате уникалния номер на артикула за артикула, който искате да закупите. Не забравяйте, че елементите трябва да бъдат въведени или описани в списъка с артикули. Основното нещо, което трябва да знаете за списъка с артикули, е, че всичко, което искате да покажете във фактурата — или, в този смисъл, в поръчка за покупка — трябва да бъде описано във файла с артикула.

• Описание: В колоната Описание описвате избрания от вас елемент. Можете също да редактирате полето Описание, така че да има смисъл за клиентите или доставчиците.

• Qty: Колоната Qty определя количеството на артикула, което искате. Очевидно въвеждате броя на елементите, които искате в това поле.

• Тарифа: Колоната за тарифа посочва цената за единица или тарифата за единица за артикула. Имайте предвид, че QuickBooks използва различни етикети за тази колона в зависимост от типа бизнес, който сте настроили.

• Клиент: Колоната Клиент идентифицира клиента, за когото се купува артикулът.

• Сума: Колоната Сума показва общия изразходван елемент за артикула. QuickBooks ще изчисли сумата вместо вас, като умножи количеството по курса (или цената). Можете също да редактирате сумата на колоната. В този случай QuickBooks коригира тарифата (или цената), така че процентът количество умножено винаги да е равен на сумата.

• Клас: В колоната Клас класифицирате артикулите на поръчка за покупка на ниво артикул, а не на ниво поръчка за покупка.

Въведете описание на всеки артикул, който трябва да бъде включен в поръчката за покупка. Това означава например, че ако искате да поръчате шест артикула от доставчик, вашата поръчка за покупка трябва да включва шест реда информация.

Отпечатайте поръчката за покупка.

Целта на записването на поръчка за покупка в QuickBooks е да се създаде официален запис на покупка. Почти винаги искате да предадете тази поръчка за покупка на доставчика. Поръчката за покупка казва на продавача точно какво искате да закупите и цената, която сте готови да платите. За да отпечатате поръчката за покупка, можете да щракнете върху бутона Печат.

Можете също така да отпечатвате поръчки за покупка по-късно в пакет, ако отметнете бутона Печат по-късно (наличен в раздела Основен), когато създавате поръчки за покупка, запишете всички поръчки за покупка, които искате да създадете, и след това изберете Файл-> Команда Печат на формуляри→Поръчки за покупка.

Запазете поръчката за покупка.

За да запазите поръчката си за покупка, щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново. Ако щракнете върху бутона Save & New, QuickBooks запазва тази поръчка за покупка и показва отново празна версия на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да можете да запишете друга поръчка за покупка.