Как да създадете поръчка за покупка в QuickBooks 2010

Можете да използвате QuickBooks, за да създадете поръчка за покупка за вашия бизнес. Поръчката за покупка казва на продавача, че искате да закупите някакъв артикул. Всъщност поръчката за покупка е договор за покупка.

1 Изберете Доставчици→ Създаване на поръчки за покупка.

QuickBooks показва прозореца Създаване на поръчки за покупка.

2От падащия списък Доставчик изберете доставчика, от когото искате да закупите артикула.

Падащият списък с доставчици включва всеки от доставчиците във вашия списък с доставчици.

3 (По избор) Класифицирайте покупката с помощта на падащия списък Клас.

Можете да използвате класове, за да посочите за коя част от вашия бизнес се отнася покупката.

4 (По избор) Променете адреса, като изберете име от падащия списък Доставка до.

Падащият списък Доставка до показва списък с всички ваши клиенти, доставчици и служители. След като изберете запис от списъка Доставка до, QuickBooks попълва полето за доставка до адреса с подходящата информация.

5 Потвърдете датата на поръчката за покупка.

Първоначално QuickBooks поставя текущата системна дата в полето за дата. Трябва обаче да потвърдите, че датата, която QuickBooks въвежда като дата на поръчката за покупка, е правилна.

6 Потвърдете номера на поръчката за покупка.

Номерът на поръчката за покупка или поръчката уникално идентифицира документа за поръчка за покупка. QuickBooks последователно номерира поръчките за покупка вместо вас и поставя съответния номер в полето с номер на поръчка. Предположението, което QuickBooks прави за правилния номер на поръчката за покупка, обикновено е правилно. Ако не е правилен, можете да въведете заместващ номер.

7 Потвърдете доставчика и изпратете до информация.

Блокът Доставчик и Блокът Изпращане идентифицират доставчика, от когото купувате артикула, и адреса, на който искате продавачът да изпрати пратката. Ако информацията не е вярна, разбира се, поправете я. Можете да редактирате информация за адресния блок, като изберете неправилната информация и след това въведете отново каквото трябва да се покаже.

8В колоната Артикул запишете уникалния номер на артикула за артикула, който искате да закупите.

Не забравяйте, че елементите трябва да бъдат въведени или описани в списъка с елементи. Основното нещо, което трябва да знаете за списъка с артикули, е, че всичко, което искате да покажете във фактурата - или, в този смисъл, в поръчка за покупка - трябва да бъде описано във файла с артикула.

9В колоната Описание въведете някои подробности за избрания от вас елемент.

Можете също да редактирате полето Описание, така че да има смисъл за клиентите или доставчиците.

10 Посочете количеството на артикула, което искате в колоната Qty.

Очевидно въвеждате номера на този конкретен артикул, който искате.

11 В колоната Тарифи въведете цената за единица или тарифа за единица за артикула.

QuickBooks използва различни етикети за тази колона в зависимост от типа бизнес, който сте настроили.

12 Въведете името на клиента в колоната Клиент.

В тази форма клиентът е лицето, за което се купува артикулът.

13 (По избор) В колоната Сума коригирайте общия изразходван елемент за артикула.

QuickBooks изчислява стойността на сумата вместо вас, като умножава количеството по курса (или цената). Ако коригирате тази обща сума, QuickBooks коригира тарифата (или цената), така че процентът количество умножено винаги да е равен на сумата.

14В колоната „Клас“ класифицирайте артикулите в поръчката за покупка на ниво артикул, а не на ниво поръчка за покупка.

Въведете описание на всеки артикул, който трябва да бъде включен в поръчката за покупка. Например, ако искате да поръчате шест артикула от доставчик, вашата поръчка за покупка трябва да включва шест реда информация.

15Щракнете върху бутона Печат, за да отпечатате поръчката за покупка.

Можете също да отпечатате поръчки за покупка по-късно в пакет; за да направите това, запазете всички поръчки за покупка, които искате да създадете, и след това изберете Файл→ Печат на формуляри→ Поръчки за покупка.

16 Щракнете върху бутона Save & Close или бутона Save & New.

Ако щракнете върху бутона Save & New, QuickBooks запазва тази поръчка за покупка и извежда отново празна версия на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да можете да запишете друга поръчка за покупка.