Как да създадете началния пробен баланс за настройка на QuickBooks 2013

Независимо дали използвате версията Express Start или версията Advanced Setup/EasyStep Interview на процеса за настройка на QuickBooks, вие всъщност не получавате пълен пробен баланс във фирмения файл на QuickBooks просто чрез настройка. Ако приемем, че следвате инструкциите и съветите, предоставени в предходните параграфи, вие получавате в QuickBooks само вашата банкова сметка, вземания, инвентар и дължими сметки.

И все пак трябва да въведете цялата липсваща информация за пробен баланс в QuickBooks, за да започнете да получавате добри отчети от QuickBooks и да използвате QuickBooks за предоставяне на финансови данни към вашите данъчни декларации.

За да запишете останалата част от началния си пробен баланс, записвате запис в дневника. Записът в дневника записва оставащите суми за пробно салдо за всички ваши други сметки към датата на преобразуване или началната дата: сметки, различни от вашите банкови сметки, вземания, задължения и инвентар.

Като прост пример, който да ви покаже как работи това, да предположим, че имате пробния баланс, показан в следващата таблица.

Пробен баланс

Моля, обърнете внимание, че не се записва салдо за банкова сметка, не се записва салдо за сметки за вземания (тази сметка дори не се показва в пробния баланс) и не се записват салда за инвентар или сметки за плащане (тъй като тези сметки имат нула салда към датата на конвертиране).

За целите на този пример салдото в брой не е банкова сметка, а всъщност е пари в брой: чекмедже на бюрото, пълно с ниски купюри, използвани банкноти с непоследователни последователни номера.

Следващата фигура показва как изглежда прозорецът Направете общи записи в дневника, когато записва липсващата информация за пробен баланс. След като този запис в дневника бъде записан, пробният баланс е правилен към началната дата.

Изберете командата Фирма→ Направи запис в дневник. Когато QuickBooks покаже прозореца Общи записи в дневника, използвайте колоните Сметка, Дебит и Кредит, за да запишете записа си в дневника.

Ако идеята да направите запис в дневника ви ужасява по дяволите, може да се окажете в малко кисела краставичка. Трябва да се почувствате комфортно да работите с счетоводство с двойно вписване, за да настроите QuickBooks по време, различно от началото на годината.

Това означава, за съжаление, че ако настройвате QuickBooks някъде в средата на годината, трябва да въведете общ запис в дневника, за да коригирате странностите, които създава QuickBooks Setup. Ако не знаете как работи счетоводството с двойно вписване — ако дебитите и кредитите не са ваши приятели — вероятно трябва да потърсите нечия помощ.

Забележка: Това не трябва да е голям проект – само в случай, че решите да се обадите на CPA. Ако вашият CPA дойде във вашия офис и ако имате готов пробен баланс за нея, трябва да й отнеме само няколко минути, за да въведе необходимия общ запис в дневника. Може би можеш да й купиш хубав обяд и това ще уреди сметката.

Пример от реалния живот за завършване

Добре, истински признания. Примерът, който давам в предходните четири параграфа? Вероятно няма да имате достатъчно късмет, че записът в дневника за начален пробен баланс да бъде толкова прост. Вероятно ще трябва да се справите с банкова сметка и салда по сметки във вашите вземания, задължения или сметки за инвентаризация. Ето защо сега ви показвам как работи това.

Да предположим, че имате пробните салда, показани в Таблица 1-2. Обърнете внимание, че в този пример (за разлика от предишния пример), първата показана сметка — тази с 5000 долара — е банкова сметка.

Още един пробен баланс

Ето трудната част от записването на този пробен баланс. Не е необходимо да записвате цялата тази информация за пробен баланс чрез запис в дневника. Тъй като банковата сметка, вземанията, дължимите сметки и инвентарните части вече са записани, ако сте добавили информация за клиент, доставчик, артикул и банкова сметка по време на процеса на настройка на QuickBooks, просто трябва да въведете останалата част от пробния баланс.

Тъй като обаче няма да записвате целия пробен баланс, записът ви в дневника не само няма да съвпада с действителния ви пробен баланс, но и няма да балансира. Следователно, за да го балансирате, вие включвате разликата в сметка, която QuickBooks предоставя точно за този вид счетоводна лудост: сметката на началния баланс на собствения капитал (вижте следващата фигура).