Как да създадете копие на счетоводители на файла с данни на QuickBooks

Вашият клиент създава копие на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks, като използва своята версия на QuickBooks и реалния файл с данни, а след това или създава файл, който той или тя ви изпраща (като по пощата или имейл) или този Intuit , производителят на QuickBooks, ви изпраща. За щастие, така или иначе процесът е много лесен.

Ръчна обработка на копието на счетоводителя

Ето какво трябва да направи вашият клиент, ако клиентът ще се погрижи да изпрати файла до вас:

Изберете командата Файл→ Създаване на копие.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Copy или Backup, като пита клиента дали иска

• Архивно копие на файла, което е второ копие на файла QuickBooks, който създавате (обикновено), така че ще имате копие на файла, в случай че нещо лошо се случи с оригиналния файл с данни на QuickBooks.

• Преносимо копие на файла, което е истинско, живо копие на файла с данни на QuickBooks, което е леко свито по размер, така че е по-лесно да се придвижвате (например чрез изпращане на файла по имейл като прикачен файл).

• Копие на досието от счетоводител.

  

  Първият диалогов прозорец Save Copy или Backup.

Изберете Копие на счетоводителя и след това щракнете върху Напред, за да продължите.

Потвърдете, че наистина искате копие на счетоводител.

След това QuickBooks показва друг диалогов прозорец, който настоява вашият лош клиент, който е стресиран, да потвърди, че наистина иска копие на счетоводител, а не просто преносимо копие на файла.

Вторият диалогов прозорец Запазване на копие или архивиране.

Посочете дата на разделяне.

Когато клиент щракне върху бутона Напред, за да продължи със създаването на копие на счетоводител, QuickBooks го пита за датата на разделяне. Транзакциите, попадащи преди тази дата, могат да бъдат редактирани само в копието на счетоводителя. Сделки, които попадат след тази дата могат да бъдат редактирани вътре копие както на счетоводител и копие на клиента.

Щракнете върху Напред, за да продължите.

Появява се друго съобщение, което казва на клиента, че QuickBooks трябва да затвори всички прозорци, за да създаде копие на счетоводител.

Щракнете върху OK.

QuickBooks показва актуализиран диалогов прозорец Save Accountant's Copy, показан тук.

Актуализиран диалогов прозорец Запазване на копие на счетоводителя.

Назовете копието на счетоводителя.

Използвайте полето File Name на диалоговия прозорец Save Accountant's Copy, за да наименувате копието на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks. Ако е необходимо, клиентът може също да използва падащия списък Save In, за да посочи къде трябва да бъде запазено копието на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks.

Клиентът трябва да запомни къде се записва копието на файла на счетоводителя. Този файл се дава на счетоводителя — по имейл или по пощата на охлюв, или на диск — за да може да го използва.

Създайте файла.

След като клиентът назове копието на счетоводителя на файла с данни и посочи, ако е необходимо, къде трябва да бъде запазено копието на счетоводителя, клиентът натиска Запиши. QuickBooks запазва копие на счетоводител на файла с данни на QuickBooks.

След това този файл с данни се предава на счетоводителя от клиента . С други думи, клиентът трябва да изпрати файла по имейл или имейл.

Вашият доставчик на електронна поща може да ограничи размера на прикачените файлове (включително файловете на QuickBooks), които можете да изпращате по имейл. Ако размерът ви пречи, можете да качите файла QuickBooks на уебсайта на Intuit, като изберете Файл→Изпращане на фирмен файл→Копие на счетоводителя→Клиентски дейности→Изпращане на счетоводител. Intuit изпраща на счетоводителя съобщение с връзка с възможност за щракване, която тя може да използва, за да вземе файла.

Счетоводните копия използват три типа файлове. Файлът за прехвърляне на счетоводител (с разширение на файла .qbx) е това, което клиентът създава и дава на счетоводителя. Действителното копие на счетоводителя (с разширението на файла .qba) е това, с което счетоводителят работи, след като отвори файла за прехвърляне на счетоводител. И накрая, има файл за експортиране на счетоводител (с разширението на файла .qby), който съхранява промените, които се връщат обратно към клиента.

Очевидно може всъщност да не е вашият клиент, който предприема тези стъпки; може да се наложи да свършите мръсната работа. И в двата случая обаче така протича процесът. Имайте предвид обаче, че спестяването на реално време за счетоводителя и спестяването на разходи за клиента се случва, когато можете да накарате клиента да избере командата и да работи с диалоговия прозорец. След това можете да таксувате платимо време за действителна работа с данни на QuickBooks, а не за бъркотия с файла.

Електронно изпращане на копие на счетоводителя

Вашият клиент може също да изпрати копие от копието на счетоводителя на QuickBooks по електронен път, като използва услугата за прехвърляне на файлове на Intuit. За да направи това, клиентът избира Файл→Изпращане на фирмен файл→Копие на счетоводителя→Дейности на клиента→Изпращане на счетоводител. QuickBooks предоставя инструкции на екрана за изпращане или качване на копието на счетоводителя до сървъра на Intuit, включително стъпките за добавяне на парола за защита на качения файл.

След като копието на счетоводителя бъде качено, сървърът на Intuit изпраща на счетоводителя имейл съобщение с връзка, която счетоводителят може да използва, за да изтегли файла с копие на счетоводителя. Както беше отбелязано, клиентът предоставя парола за ограничаване на достъпа до изтегления файл, така че счетоводителят се нуждае от тази парола от клиента преди изтеглянето. Счетоводителят също се нуждае от парола за QuickBooks, за да отвори изтегления файл.

Искате да използвате командата Изпращане на фирмен файл или вашите клиенти да използват командата Изпращане на фирмен файл, ако можете. Командата Изпрати фирмен файл ви спестява много плач и скърцане със зъби. Освен това предоставя много сигурен начин за споделяне на копия на счетоводител. Връзката в имейл съобщението, което получавате от Intuit, изтича след няколко дни. Съответно, ако клиентът ви изпрати файла в първия ден от вашата двуседмична ваканция, връзката няма да работи, когато се върнете в офиса. Връзката ще е изтекла.