Как да създадете и отпечатате отчет в QuickBooks 2016

След като решите какъв отчет на QuickBooks ви трябва, всичко, което трябва да направите, е да го изберете от съответното меню или от прозореца на Центъра за отчети. За да създадете стандартен отчет за печалбите и загубите, например, изберете Отчети → Фирма и финансови → Стандартни печалби и загуби или го изберете от Центъра за отчети. Или щракнете двукратно върху изображението на отчета в прозореца на Центъра за отчети.

В зависимост от това колко данни трябва да обработи QuickBooks, може да видите поле за Building Report, преди отчетът да се появи на екрана в целия си блясък. Ето стандартен отчет за печалбата и загубата или отчет за доходите.

Стандартен отчет за печалбата и загубата.

Ако вместо отчет видите диалогов прозорец Персонализиране на отчета, можете да кажете на QuickBooks да промени тази опция. За да направите това, изберете Редактиране → Предпочитания и след това щракнете върху иконата Отчети и графики в списъка вляво. Щракнете върху раздела Моите предпочитания, ако имате такъв и все още не е избран. Премахнете отметката от квадратчето Подкани да променя опциите на отчета, преди да отворя отчет.

Не можете да видите цялата екранна версия на отчета, освен ако отчетът ви е много малък (или екранът ви е чудовищно голям). Използвайте клавишите Page Up и Page Down на клавиатурата си, за да превъртите нагоре и надолу, и използвайте клавишите Tab и Shift+Tab, за да се придвижвате наляво и надясно. Или, ако сте любител на мишката, можете да използвате лентата за превъртане.

За да отпечатате отчет, щракнете върху бутона Печат в горната част на отчета и изберете Отчет от падащото меню, което се показва. QuickBooks показва диалоговия прозорец Печат на отчети. За да приемете дадените спецификации, които почти винаги са добре, щракнете върху бутона Печат. Никога няма да познаете какво се случва след това: QuickBooks отпечатва отчета!

Диалоговият прозорец Печат на отчети.

Първият път, когато отпечатате отчет, QuickBooks показва диалогов прозорец с функции за печат, който обяснява няколко неща за механиката на избора и отпечатването на отчети.

Можете да изберете бутона за избор Файл в панела Печат до, за да кажете на QuickBooks да запише отчета като файл, вместо да го отпечатва. След това можете да изберете файловия формат: ASCII текстов файл, файл с разделители със запетая или файл с разделители на табулатори. Можете да използвате или разделен файлов формат, ако искате да отворите файла по-късно с програма за електронни таблици, като например Microsoft Excel. След като щракнете върху Печат, използвайте диалоговия прозорец Създаване на дисков файл, който се появява, за да посочите името на файла и мястото за съхранение.

И менюто Файл, и подменюто на бутона Печат на прозореца на отчета предоставят команда Запиши като PDF, която можете да използвате, за да създадете PDF версия на отчета, която се показва в менюто на отчета. Просто изберете командата и посочете име за PDF, когато QuickBooks подкани.

Настройките за ориентация казват на QuickBooks как отчетът трябва да се показва на хартията. Настройките за диапазон на страници определят страниците, които искате да отпечатате. Клетките за отметка „Побиране на отчета към xx страница(и) Wide“ и „Fit Report to xx Page(s) High“ ви позволяват да свиете отчета, така че да се побере на броя страници, които сте посочили. Целта на квадратчето за отметка Печат в цвят (само за цветни принтери) е доста очевидна.

QuickBooks включва две опции за разделяне на страници за създаване на по-лесни за четене отчети:

• Поставете отметка в първото квадратче (Smart Page Breaks), за да запазите елементите, които принадлежат към една и съща група, на една и съща страница.

• Поставете отметка във второто квадратче, за да дадете на всяка голяма група собствена страница.

• Можете също да прегледате отчета, като щракнете върху бутона Визуализация.