Как да стартирате съветника за настройка на QuickBooks

След като инсталирате програмата QuickBooks 2021, инсталационната програма може да стартира QuickBooks автоматично и след това да стартира QuickBooks Setup. Можете също да стартирате QuickBooks Setup, като стартирате програмата QuickBooks по същия начин, по който стартирате всяка програма и след това изберете File→New Company.

Получаване на голямото посрещане

Нека да създадем вашия бизнес! екранът за настройка на QuickBooks (вижте фигурата) се появява, когато изберете File→New Company. Екранът ви помага да започнете да предоставяте обща информация за създаване на нова компания в QuickBooks. Вероятно искате да прочетете информацията на този екран. Когато сте готови да започнете, щракнете върху бутона Експресен старт или бутона Подробен старт.

Прозорецът за настройка на QuickBooks, показващ приветственото съобщение

Методът Експресен старт

QuickBooks предоставя ускорена версия на процеса на настройка на QuickBooks, която можете да използвате, когато не искате да персонализирате настройката. Ако щракнете върху бутона Експресен старт, QuickBooks събира малко информация за вашата компания и въз основа на тази информация създава фирмен файл, който трябва да работи за бизнес като вашия.

След като щракнете върху Експресен старт, за да създадете фирмения файл, QuickBooks ви подканва да опишете хората (клиенти, доставчици и служители), с които правите бизнес, артикулите, които продавате, и вашата банкова сметка. Вие предоставяте тези описания, като преминавате през поредица от екрани и попълвате екранни полета и работни листове.

Методът за подробен старт

Ако щракнете върху бутона Подробен старт, стартира EasyStep Interview, което ви превежда през куп екрани, пълни с информация, която ви позволява доста точно да посочите как трябва да изглежда фирмения файл, който QuickBooks настройва.

За да преминете към следващия екран в EasyStep Interview, щракнете върху бутона Напред. За да преминете към предишния екран, щракнете върху бутона Назад. Ако се обезсърчите и искате да се откажете, щракнете върху бутона Напускане. Но се опитайте да не се обезкуражавате.

Доставете информация за компанията

Първите няколко екрана на EasyStep Interview събират няколко важни части от обща информация за вашия бизнес, включително името на вашата компания и юридическото име на фирмата, адреса на вашата компания, индустрията, в която работите, вашия федерален данъчен идентификационен номер, първия месец от фискалната година (обикновено януари), вида на формуляр за данък върху дохода, който вашата фирма използва, за да докладва на IRS, и отрасъла или вида на компанията, която оперирате (търговия на дребно, услуги и т.н.). Показва се първият екран на EasyStep Interview.

Първият екран на EasyStep Interview събира обща информация за компанията.

QuickBooks не е много умен относно правилата за данъчно счетоводство за дружества с ограничена отговорност (LLC). LLC може да се третира като едноличен собственик, ако има един собственик и като партньорство, ако има повече от един собственик. Но LLC могат също да изберат да бъдат третирани като S корпорации или C корпорации. Ако сте направили такъв избор за вашето LLC, не забравяйте да посочите, че LLC е корпорация S или C корпорация.

След като събере тази обща информация за компанията, QuickBooks създава файла с фирмени данни, който съхранява финансовата информация на вашата фирма. QuickBooks предлага име по подразбиране или файл с данни на QuickBooks въз основа на името на компанията. Всичко, което трябва да направите, е да приемете предложеното име и предложеното местоположение на папката (освен ако не искате да запишете файла с данни в папката Documents, което не е лоша идея).

Диалоговият прозорец Име на файл за нова компания

Персонализиране на QuickBooks

След като QuickBooks събере общата информация за компанията, спомената в предходните параграфи, интервюто EasyStep ви задава някои много конкретни въпроси за това как управлявате бизнеса си, така че да може да зададе предпочитанията на QuickBooks. Предпочитанията всъщност включват или изключват различни счетоводни функции на QuickBooks, като по този начин контролират как работи и изглежда програмата. Ето видовете въпроси, които интервюто EasyStep задава, за да зададе предпочитанията на QuickBooks:

• Вашата фирма поддържа ли инвентар?
• Искате ли да проследите инвентара, който купувате и продавате?
• Събирате ли данък върху продажбите от клиентите си?
• Искате ли да използвате поръчки за продажба за проследяване на клиентски поръчки и поръчки за обратно?
• Искате ли да използвате QuickBooks, за да помогнете с заплатите на служителите си?
• Трябва ли да проследявате множество валути в QuickBooks, защото имате работа с клиенти и доставчици в други държави и тези хора имат ли редовно дързостта да ви плащат или фактурират във валута, различна от тази, която вашата страна използва?
• Бихте ли искали да проследите времето, което вие или вашите служители прекарвате в работа или проекти за клиенти?
• Как искате да се справите със сметките и плащанията (въведете директно чековете или първо въведете сметките и плащанията по-късно)?

Как да зададете началната си дата

Може би ключовото решение, което взимате при създаването на всяка счетоводна система, е денят, в който започвате да използвате новата си система. Този ден се нарича дата на преобразуване. Обикновено искате да започнете да използвате счетоводна система на първия ден от годината или първия ден от нов месец. Съответно, друг голям въпрос, който ви задават, е относно датата на преобразуване. Ще бъдете подканени да идентифицирате началната дата с помощта на показания диалогов прозорец.

Диалоговият прозорец EasyStep Interview, който ви позволява да изберете начална дата

Най-лесният момент да започнете да използвате нова счетоводна система е началото на годината. Причината? Можете да въведете по-прост пробен баланс. В началото на годината например въвеждате само салда по активи, пасиви и собствен капитал.

Във всеки друг момент вие също така въвеждате салда по сметки за приходи и разходи от година до дата. Обикновено информацията за приходите и разходите за тази година е достъпна само в началото на месеца. Поради тази причина единствената друга възможна начална дата, която можете да изберете, е началото на един месец.

В този случай получавате суми за приходи от година до края на предходния месец от предишната си счетоводна система. Ако сте използвали Sage 50 Accounting, например, получете суми за приходи и разходи за годината от Sage.

След като предоставите началната дата, предоставите основната информация за компанията, идентифицирате повечето от вашите счетоводни предпочитания и определите датата, на която искате да започнете да използвате QuickBooks, почти сте готови.

Ако щракнете върху бутона Напускане, QuickBooks ви оставя в програмата QuickBooks, готови да започнете работа. Процесът на EasyStep Interview обаче не е загубен завинаги. За да се върнете към интервюто, просто отворете файла, който сте били в процес на настройка. Когато го направите, EasyStep Interview се рестартира.

Прегледайте предложения сметкоплан

В самия край на интервюто EasyStep, въз основа на информацията, която предоставяте за вашия тип индустрия и формуляра за данъчна декларация, който подавате в IRS, QuickBooks предлага начален набор от сметки, който счетоводителите наричат сметкоплан . Тези сметки са категориите, които използвате за проследяване на вашите приходи, разходи, активи, пасиви и собствен капитал. Тази фигура показва екрана, който EasyStep Interview показва, за да ви покаже тези акаунти.

Екранът EasyStep Interview ви показва препоръчаните сметки за приходи и разходи.

Сметките, които QuickBooks маркира с чек, както обяснява екранът, са препоръчителните акаунти. Ако не правите нищо друго, тези проверени акаунти са тези, които ще използвате (поне за начало) в QuickBooks. Можете да премахнете предложен акаунт, като щракнете върху отметката. QuickBooks премахва отметката, което означава, че сметката няма да бъде част от окончателния сметкоплан. Можете също да щракнете върху сметка, за да добавите отметка и да включите сметката в началния сметкоплан.

Можете да щракнете върху бутона Възстановяване на препоръките в долната част на списъка, за да се върнете към първоначалния препоръчан сметкоплан (ако сте направили промени, които по-късно решите, че не искате).

Когато предложеният сметкоплан ви изглежда добре, щракнете върху Напред. Добре е да приемете това, което QuickBooks предлага, защото можете да промените сметкоплана по-късно.

Добавете вашата информация към фирмения файл

Без значение дали използвате метода Експресно стартиране за създаване на фирмен файл или метода за подробен старт/EasyStep Interview, след като вие и QuickBooks настроите фирмения файл, QuickBooks ви подканва да въведете своя собствена информация в фирмения файл.

Екранът за настройка на QuickBooks, който ви подканва да въведете своя собствена информация във фирмения файл

Клиенти, доставчици и служители

За да опишете клиенти, доставчици и служители, щракнете върху първия бутон Добавяне. QuickBooks пита дали е възможно да се получат тези данни от някъде другаде, като програма за електронна поща или имейл услуга (Outlook, Gmail и така нататък), или искате да въведете информацията в работен лист ръчно. Вероятно ще въведете информацията ръчно, така че щракнете върху съответния бутон и след това щракнете върху Продължи. Когато QuickBooks покаже прозорец на работен лист (вижте следващата фигура), въведете всеки клиент, доставчик или служител в отделен ред и не забравяйте да включите както името, така и информацията за адреса. Щракнете върху Продължи (не се показва), когато приключите. Тогава QuickBooks пита (с помощта на екран, който не показвам тук) дали искате да въведете начални салда — суми, които дължите или дължите — за клиенти и доставчици.

Екранът за настройка на QuickBooks събира информация за хората, с които правите бизнес.

Услуги и артикули, които продавате

За да опишете нещата, които продавате, щракнете върху втория бутон Добавяне. QuickBooks пита за нещата, които продавате – дали продавате услуги, дали продавате артикули от инвентара и дали искате да проследявате такива артикули от инвентара, които продавате, например. Отговорете на тези въпроси, като щракнете върху бутона с опция, който съответства на вашата ситуация, и след това щракнете върху Продължи.

Когато QuickBooks покаже прозорец на работен лист (не е показан), опишете всеки артикул, който продавате, на отделен ред на работен лист. Също така не забравяйте да опишете всички елементи от инвентара, които държите в момента, в който конвертирате в QuickBooks. Щракнете върху Продължи, когато приключите. Ако продавате повече от един вид артикул, трябва да повторите този процес за всеки тип артикул.

Бизнес банкови сметки

За да опишете вашата бизнес банкова сметка (или банкови сметки), щракнете върху третия бутон Добавяне. Когато QuickBooks покаже прозореца на работния лист Добавяне на вашите банкови сметки (не е показан), посочете името на всяка банкова сметка, номера на сметката и салдото на датата на конвертиране. Когато приключите с въвеждането на тази информация, щракнете върху Продължи.