Как да стартирате настройката на QuickBooks 2013

След като инсталирате програмата QuickBooks 2013, инсталационната програма може да стартира QuickBooks автоматично и след това да отвори QuickBooks Setup вместо вас. Можете също да стартирате QuickBooks Setup, като стартирате програмата QuickBooks по същия начин, по който стартирате всяка програма на вашия компютър. След като го отворите, изберете командата Файл→Нова компания, за да стартирате настройката на QuickBooks.

Големият QuickBooks 2013 Добре дошли

Екранът „Да настроим бизнеса си бързо“ на QuickBooks 2013 Setup се появява, когато изберете командата Нова компания. Екранът предоставя обща информация за създаване на нова компания в QuickBooks. Екранът също така предоставя връзки - като връзката, която можете да щракнете, за да получите помощ от сертифициран съветник на QuickBooks.

(Между другото, QuickBooks Pro Advisors са хора, които са направили тест за QuickBooks и са платили приблизително $500 на Intuit, за да получат копие на QuickBooks и да бъдат посочени на уебсайта на QuickBooks като QuickBooks Pro Advisors.) Вероятно искате да прочетете това. информация на екрана, но когато сте готови да започнете, щракнете върху бутона Експресен старт.

QuickBooks 2013 Експресен метод за стартиране

QuickBooks 2013 предоставя ускорена версия на процеса на настройка на QuickBooks, която можете да използвате, когато не искате да персонализирате настройката.

Ако щракнете върху бутона Експресен старт, QuickBooks събира малко информация за вашата компания и въз основа на тази информация създава фирмен файл, който трябва да работи за бизнес като вашия.

След като щракнете върху Експресен старт, за да създадете фирмения файл, QuickBooks ви подканва да опишете хората (клиенти, доставчици и служители), с които правите бизнес, артикулите, които продавате, и вашата банкова сметка. Вие предоставяте тези описания, като преминавате през поредица от екрани и попълвате екранни полета и работни листове.

Метод за разширена настройка на QuickBooks 2013

Ако щракнете върху бутона Разширена настройка, стартира EasyStep Interview, което ви превежда през куп екрани, пълни с информация, която ви позволява доста точно да посочите как трябва да изглежда фирмения файл, който QuickBooks настройва.

За да преминете към следващия екран в EasyStep Interview, щракнете върху бутона Напред. За да преминете към предишния екран, щракнете върху бутона Назад. Ако се обезсърчите и искате да се откажете, можете да щракнете върху бутона Напускане. Но се опитайте да не се обезкуражавате.

Настройте фирмена информация в QuickBooks 2013

Първите няколко екрана на EasyStep Interview събират няколко важни части от обща информация за вашия бизнес, включително името на вашата компания и юридическото име на фирмата, адреса на вашата компания, вашия федерален данъчен идентификационен номер, първия месец от фискалната година (обикновено януари ), вида на формуляра за данък върху дохода, който вашата фирма използва, за да докладва на IRS, и отрасъла или вида на компанията, която оперирате (търговия на дребно, услуги и т.н.).

След като събере тази обща информация за компанията, QuickBooks създава файла с фирмени данни, който съхранява финансовата информация на вашата фирма. QuickBooks предлага име по подразбиране или файл с данни на QuickBooks въз основа на името на компанията. Всичко, което трябва да направите, е да приемете предложеното име и предложеното местоположение на папката (освен ако не искате да запишете файла с данни в папката Моите документи, което не е лоша идея).

Персонализирайте настройката на QuickBooks 2013

След като QuickBooks събере общата информация за компанията, спомената в предходните параграфи, интервюто EasyStep ви задава някои много конкретни въпроси за това как управлявате бизнеса си, за да може да зададе предпочитанията на QuickBooks. Предпочитанията всъщност включват или изключват различни счетоводни функции в QuickBooks, като по този начин контролират как работи и изглежда QuickBooks. Ето видовете въпроси, които интервюто EasyStep задава, за да зададе предпочитанията на QuickBooks:

• Вашата фирма поддържа ли инвентар?

• Искате ли да проследите инвентара, който купувате и продавате?

• Събирате ли данък върху продажбите от клиентите си?

• Искате ли да използвате поръчки за продажба за проследяване на клиентски поръчки и поръчки за обратно?

• Искате ли да използвате QuickBooks, за да помогнете с заплатите на служителите си?

• Трябва ли да проследявате множество валути в QuickBooks, защото имате работа с клиенти и доставчици в други държави и тези хора редовно имат дързостта да ви плащат или фактурират във валута, различна от тази, която вашата страна използва?

• Бихте ли искали да проследите времето, което вие или вашите служители прекарвате в работа или проекти за клиенти?

• Как искате да се справите със сметките и плащанията (въведете директно чековете или първо въведете сметките и плащанията по-късно)?

Задайте началната дата на QuickBooks 2013

Може би ключовото решение, което взимате при създаването на всяка счетоводна система, е денят, в който започвате да използвате новата си система. Това се нарича дата на преобразуване .

Обикновено искате да започнете да използвате счетоводна система или на първия ден от годината, или на първия ден от нов месец. Ще бъдете подканени да идентифицирате началната дата с помощта на показания диалогов прозорец.

Най-лесният момент да започнете да използвате нова счетоводна система е в началото на годината. Причината? Можете да въведете по-прост пробен баланс. В началото на годината например въвеждате само салда по активи, пасиви и собствен капитал.

Във всеки друг момент вие също така въвеждате салда по сметки за приходи и разходи от година до дата. Обикновено информацията за приходите и разходите за тази година е достъпна само в началото на месеца. Поради тази причина единствената друга възможна начална дата, която можете да изберете, е началото на един месец.

В този случай получавате суми за приходи от година до края на предходния месец от предишната си счетоводна система. Например, ако сте използвали Peachtree Accounting, получете суми за приходи и разходи за годината от Peachtree.

След като посочите началната дата, вие сте предоставили основната информация за компанията; сте идентифицирали повечето от вашите счетоводни предпочитания; и сте определили датата, на която искате да започнете да използвате QuickBooks. Почти сте готови.

Ако щракнете върху бутона Напускане, QuickBooks ви оставя в програмата QuickBooks, готови да започнете работа. Въпреки това процесът на EasyStep Interview не е загубен завинаги; за да се върнете към интервюто, просто отворете файла, който сте били в процес на настройка. Когато го направите, EasyStep Interview се рестартира.

Прегледайте предложения план за сметки от QuickBooks 2013 Setup

В самия край на интервюто EasyStep, въз основа на информацията, която предоставяте за вашия тип индустрия и формуляра за данъчна декларация, който подавате в IRS, QuickBooks предлага начален набор от сметки, който счетоводителите наричат ​​сметкоплан. Тези сметки са категориите, които използвате за проследяване на вашите приходи, разходи, активи и собствен капитал.

Следващата фигура показва екрана, който EasyStep Interview показва, за да ви покаже тези акаунти.

Сметките, които QuickBooks маркира с чек, както обяснява екранът, са препоръчителните акаунти. И ако не правите нищо друго, тези проверени акаунти са тези, които ще използвате (поне за начало) в QuickBooks. Можете обаче да премахнете предложен акаунт, като щракнете върху отметката. QuickBooks премахва отметката и това означава, че сметката няма да бъде част от окончателния сметкоплан.

Можете също да щракнете върху сметка, за да добавите отметка и да включите сметката в началния сметкоплан.

Можете да щракнете върху бутона Възстановяване на препоръките в долната част на списъка, за да се върнете към първоначалния препоръчан сметкоплан (ако сте направили промени, които по-късно решите, че не искате).

Когато предложеният сметкоплан ви изглежда добре, щракнете върху Напред. Добре е просто да приемете това, което QuickBooks предлага, защото можете да промените сметкоплана по-късно.

Добавете вашата информация към фирмения файл за настройка на QuickBooks 2013

Без значение дали използвате метода Express Start за създаване на фирмен файл или метода Advanced Setup/EasyStep Interview, след като вие и QuickBooks настроите фирмения файл, QuickBooks ви подканва да въведете своя собствена информация във фирмения файл.

Добавете клиенти, доставчици и служители към QuickBooks 2013 Setup

За да опишете клиенти, доставчици и служители, щракнете върху първия бутон Добавяне. QuickBooks пита дали е възможно да получите тези данни от някъде другаде, като програма за електронна поща или услуга за електронна поща (Outlook, Gmail и т.н.), или просто искате да въведете информацията ръчно в работен лист.

Най-вероятно ще въведете информацията ръчно, така че щракнете върху този бутон и след това щракнете върху Продължи. Когато QuickBooks покаже прозорец на работен лист, както е показано на фигурата, въведете всеки клиент, доставчик или служител в собствен ред и не забравяйте да включите както името, така и информацията за адреса.

Щракнете върху Продължи, когато приключите. След това QuickBooks пита дали искате да въведете начални салда (суми, които дължите или дължите) за клиенти и доставчици. Посочете, че го правите, като щракнете върху връзката Въведете начални салда и след това въведете отворените салда в екрана, който QuickBooks предоставя.

Въведете услуги и артикули от инвентара, които продавате в QuickBooks 2013 Setup

За да опишете нещата, които продавате, щракнете върху втория бутон Добавяне. QuickBooks пита за нещата, които продавате – например дали продавате услуги, дали продавате артикули от инвентара и дали искате да проследявате такива артикули от инвентара, които продавате. Отговорете на тези въпроси, като щракнете върху бутона с опция, който съответства на вашата ситуация, и след това щракнете върху Продължи.

Когато QuickBooks покаже прозорец на работен лист, опишете всеки артикул, който продавате, в отделен ред на работен лист. Не забравяйте да опишете и всички артикули от инвентара, които държите в момента, в който конвертирате в QuickBooks. Щракнете върху Продължи, когато приключите. Ако имате повече от един вид артикул, който продавате, трябва да повторите този процес за всеки тип артикул.

Въведете бизнес банкови сметки в QuickBooks 2013 Setup

За да опишете вашата бизнес банкова сметка (или банкови сметки), щракнете върху третия бутон Добавяне. Когато QuickBooks покаже прозореца на работния лист Добавяне на вашите банкови сметки (не е показан), посочете името на всяка банкова сметка, номера на сметката и салдото на датата на конвертиране. Когато приключите с въвеждането на тази информация, щракнете върху Продължи.