Как да споделяте файлове на QuickBooks 2020

Добре, ето една страхотна сделка: В QuickBooks можете да настроите потребителски разрешения, които ви позволяват да посочите кой има достъп до кои области на вашите QuickBooks файлове. Всъщност можете също да работите с вашия QuickBooks файл в мрежа и в среда с множество потребители, като използвате мощна функция, наречена заключване на запис.

Ако работите в мрежа и трябва да използвате или просто искате да научите за мрежовите функции на QuickBooks, прочетете тази статия. Ако сте единственият, който използва QuickBooks, можете да пропуснете тази статия.

Споделяне на QuickBooks файл в мрежа

Две важни функции захранват възможностите за многопотребителска мрежа на QuickBooks: потребителски разрешения и заключване на записи. Функцията за потребителски разрешения дава на множество потребители на файл QuickBooks уникални настройки за разрешения за достъп до различни области на QuickBooks. Заключването на запис, втората функция, позволява на повече от един човек едновременно да влизат и да работят с QuickBooks файл.

Потребителски разрешения

QuickBooks ви позволява да зададете потребителски разрешения, така че да можете да давате различни привилегии на различни потребители на QuickBooks. Jane Owner може да е в състояние да прави всичко, което иска, защото, метафорично казано, тя е Da Man. Джо Клерк обаче може да може да въвежда само сметки. Джо, нисък чиновник с може би съмнителна преценка и дискретност, може да няма способността да преглежда отчета за печалбите и загубите на компанията, да отпечатва чекове или да записва плащанията на клиентите. Тази идея има смисъл на практическо ниво, нали? В ситуация, в която куп хора имат достъп до файла QuickBooks, искате да сте сигурни, че поверителната информация остава поверителна.

Вие също искате да сте сигурни, че хората не могат умишлено или неволно да повредят вашите финансови записи. Не искате някой да въвежда неверни данни (може би защото попада в някаква област на програмата QuickBooks, където няма работа). И не искате някой измамно да записва транзакции - като фалшиви чекове - за да може да вземе пари в брой.

Мисля, че ако се замислите върху тези неща с потребителските разрешения, ще разберете, че „Хей, да, това има смисъл!“ Така че няма да говоря повече за това. Позволете ми да завърша, като изхвърля няколко общи наблюдения за това как решавате кои потребителски разрешения са подходящи:

• Поверителност на данните: Този проблем вероятно има най-голяма връзка с вашата философия на управление. Колкото по-отворени сте за нещата, толкова по-малко вероятно ще трябва да се тревожите за това, че хората търсят неща. Искам да отбележа обаче, че ведомостта винаги е трогателна тема. Ако всеки знае какво плащат всички останали, се случват някои интересни дискусии - но вие вече знаехте това.
• Повреждане на данни: По отношение на повреда на данни, трябва да знаете, че хората обикновено прилагат две общи правила:
  • Не давайте на хората достъп до инструменти, които не знаят как да използват. Това иска само неприятности.
  • Уверете се, че никой човек не може да се разхожда без надзор в някои области на счетоводната система - особено ако този човек записва или обработва пари в брой.

Ако изобщо е възможно, използвайте система за приятели, при която хората правят неща заедно, така че хората винаги да проверяват работата на други хора - дори и само косвено. Може би Джо записва сметка, но Джейн винаги намалява чека, за да плати сметката. Може би Раул записва фактури на клиенти, но Чанг ги изпраща. Може би Саул записва касови бележки, но Бет ги депозира. Виждате модела, нали? Ако двама души се занимават с конкретно икономическо събитие — отново, особено такова, което включва пари — наистина е добра идея Джо и Джейн, Раул и Чанг и Саул и Бет да се огледат един на друг.

Заключване на запис

Най-лесният начин да разберете заключването на запис е да го сравните с другата разновидност на заключването: заключване на файлове. Повечето други програми използват заключване на файлове. Заключване на файлозначава, че ако едно лице в мрежата има, да речем, отворен документ за текстообработка, никой друг в мрежата не може да отвори и след това да редактира този документ. Други може да са в състояние да отворят копие на документа, което могат да запазят на своите компютри, но не могат да редактират оригиналния документ. Операционната система заключва оригиналния документ (файла), така че само един човек може да се заблуждава с файла наведнъж. Това заключване гарантира целостта на данните и промените, които хората правят в данните. (Ако този бизнес за осигуряване на почтеност изглежда странен, помислете за трудността да се уверите, че промените и на двамата се озовават в документ за текстообработка, който и двамата редактират едновременно.)

Заключването на запис работи по различен начин. При заключване на запис повече от едно лице в мрежата може да отваря и редактира един и същ файл наведнъж, но само един човек може да работи с конкретен запис.

А запис е част от даден файл. Във файл със сметки, който дължите на доставчици, например, файлът е цялата колекция от сметки. Отделните сметки са записи във файла и повече от едно лице може да отвори файла със сметки. Отделните сметки обаче - отделните записи, които съставляват файла - се заключват, когато човек вземе запис.

Тази информация може да звучи като твърде голямо объркване, но разграничаването между файловете и записите във файл е това, което прави споделянето на файлове възможно. В QuickBooks, например, ако Джейн въвежда една сметка за Alpha Company във файл, Джо може да редактира сметка за Beta Corporation, тъй като двете сметки са различни записи. Поради заключването на запис обаче, Джейн не може да се заблуди със законопроекта на Beta Corporation, който Джо редактира. И Джо — отново, поради заключване на запис — не може да се занимава със сметката на Alpha Company, която Джейн въвежда.

По-общо казано, двама души не могат да редактират един и същ запис във файл едновременно. Заключването на запис позволява на служителите да използват файл в многопотребителска среда, тъй като позволява на повече от един човек да работи с файл.

Инсталиране на QuickBooks за използване в мрежата

За да инсталирате QuickBooks за мрежова употреба, първо трябва да инсталирате QuickBooks на всички компютри в мрежата, които трябва да имат достъп и да работят с файла QuickBooks. Тази задача не е трудна. Не е необходимо да инсталирате QuickBooks по някакъв изискан начин, за да можете да споделяте файлове на QuickBooks.

Трябва да закупите копие на QuickBooks за всеки компютър, който ще изпълнява програмата. Ако имате три компютъра, на които искате да използвате QuickBooks, трябва да закупите три копия на QuickBooks. Или можете да закупите специална версия на QuickBooks с лиценз за няколко места. Ако се опитате да инсталирате едно копие на QuickBooks (с един ключов код) на множество компютри, QuickBooks няма да позволи на два компютъра, използващи един и същи ключов код, да споделят файл в многопотребителски режим.

Когато създавате файла, който искате да споделите, трябва да сте сигурни, че съхранявате файла на място, където другите потребители на QuickBooks имат достъп до него. Тоест може да се наложи да съхранявате файла на сървър. Можете също да съхранявате файла на клиентски компютър, стига да определите разрешения за споделяне или за папката, или за устройството, на което записвате файла QuickBooks.

Друго важно нещо: Който създаде файла QuickBooks, автоматично става файлов администратор. Администраторът на файлове има достъп до всички области на файла и настройва другите потребители на файлове, така че не искате просто някой да настройва файла QuickBooks. Или собственикът на бизнеса, или ръководителят на счетоводството е подходящ за тази работа. Във всеки случай, човекът, който създава файла, трябва да бъде надежден редовник в офиса, който е лесен за достигане за всякакви въпроси или проблеми, които възникнат. Освен това този човек вероятно трябва да има силен опит в счетоводството. Вижте следващия раздел за повече подробности.

Задаване на потребителски разрешения

Можете да кажете на QuickBooks кой друг ще използва файла и да зададе разрешения за тези други хора по време на настройката на QuickBooks или по-късно.

Потребителски разрешения в Enterprise Solutions

За да зададете разрешения в Enterprise Solutions, изпълнете следните стъпки:

1. Кажете на QuickBooks, че искате да зададете потребителски разрешения.

Изберете командата Компания→ Потребители→ Настройка на потребители и роли. QuickBooks показва диалоговия прозорец Потребители и роли (не е показан).

2. Посочете, че искате да настроите нов потребител.

Щракнете върху бутона Нов, така че QuickBooks да покаже диалоговия прозорец Нов потребител (не е показан), който изброява различни счетоводни роли, които потребителят на QuickBooks може да изпълни. Тези роли дават на потребителя възможност да изпълнява подходящи счетоводни задачи с програмата QuickBooks. Полето Описание в долната част на диалоговия прозорец обобщава задачите, които може да се очаква да изпълнява някой в ​​дадена роля.

3. Изберете ролята, която най-добре отговаря на потребителя, който описвате, и след това щракнете върху Добавяне.

Собствениците, между другото, трябва да имат ролята на пълен достъп, за да могат да правят всичко, което искат. Имайте предвид, че можете да дадете на потребител повече от една роля.

Ако искате да промените разрешенията на съществуващ потребител, изберете потребителя в раздела Списък с потребители и след това щракнете върху бутона Редактиране. QuickBooks показва диалоговия прозорец Редактиране на потребител (не е на снимката), който наподобява диалоговия прозорец Нов потребител и ви позволява да промените ролята или ролите на потребителя.

4. Щракнете върху OK, за да се върнете към диалоговия прозорец Потребители и роли.

Можете да прегледате разрешенията (по принцип списъкът с възможности, които QuickBooks позволява) за конкретен човек или предварително определена роля. За да видите разрешенията, които потребителят има, изберете раздела Списък с потребители в диалоговия прозорец Потребители и роли, щракнете върху бутона Преглед на разрешенията, изберете потребителя в полето със списък и след това щракнете върху бутона Покажи. QuickBooks показва голям диалогов прозорец, който конкретно идентифицира какво може да направи потребителят. За да видите разрешенията, които има конкретна роля, изберете раздела Списък с роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, щракнете върху бутона Разрешения за преглед, изберете ролята и след това щракнете върху бутона Покажи.

Потребителски разрешения в QuickBooks Pro и Premier

За да зададете разрешения в QuickBooks Pro или QuickBooks Premier, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете командата Компания→Настройване на потребители и пароли→Настройка на потребители.

QuickBooks показва диалоговия прозорец с потребителски списък (вижте фигурата).

Диалогов прозорец с потребителски списък

2. Щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, който използвате за добавяне на нови потребители и задаване на пароли.

Настройване на потребителска парола и диалогов прозорец за достъп

3. Въведете потребителско име и парола на допълнителното лице, което искате да можете да използвате файла QuickBooks; след това въведете паролата отново в текстовото поле Confirm Password.

Повторното въвеждане на паролата потвърждава, че сте въвели правилно паролата за първи път.

От този момент, когато някой отвори файла QuickBooks, QuickBooks иска потребителско име и парола. Така че, за да може друг човек да получи достъп до файла QuickBooks, той трябва да въведе потребителското име и паролата, които сте задали.

4. Посочете достъпа на потребителя.

QuickBooks показва диалогов прозорец, който пита дали искате лицето да има достъп до всички области на файла QuickBooks или само до някои области.

Ако посочите, че искате да дадете достъп само до някои области - вероятно обичайният случай - QuickBooks показва серия от диалогови прозорци, които ви позволяват да зададете разрешения за всяка област. Избирате бутона за опция Без достъп, за да направите определена област (като банкови неща) забранени за потребителя, изберете бутона с опция Всички области на QuickBooks, за да дадете на потребителя разрешение да създава и отпечатва транзакции и отчети в областта, или изберете бутона с опция Избрани области на QuickBooks, за да предоставите на потребителя частичен достъп до областта. Ако изберете опцията Избрани области, трябва да посочите ограничения достъп, като преминете през страниците на съветника и опишете в строги детайли достъпа, който искате да има потребителят. Можете също да укажете дали други приложения (като TurboTax) получават достъп до данните на QuickBooks.

Указване до кои области може да има достъп потребителят

5. Прегледайте достъпа на потребителя.

След като завършите преминаването през диалоговите прозорци Настройка на потребителска парола и Достъп, QuickBooks показва обобщение на разрешенията за потребител. Щракнете върху бутона Назад, ако трябва да се върнете назад и да промените разрешенията за дадена област, или щракнете върху Готово, за да посочите, че сте готови, като посочите какво може да прави конкретният потребител. QuickBooks показва отново диалоговия прозорец с потребителски списък с добавен нов потребител. Щракнете върху Добавяне на потребител, за да добавите друг нов потребител, щракнете върху Редактиране на потребител, за да редактирате избрания потребител, или щракнете върху Затвори, за да затворите диалоговия прозорец.

Потребителят може да влезе и да отвори QuickBooks файл от всеки компютър в мрежата, стига компютърът да има инсталиран QuickBooks и да има мрежов достъп до файла QuickBooks. Ако обаче човек се опита да отвори зона с ограничен достъп или да извърши неразрешено действие, QuickBooks показва поле за съобщение, което показва, че лицето няма необходимите разрешения за извършване на действието.

Посочване и работа в многопотребителски режим

За да могат повече от един човек да работят с QuickBooks файл наведнъж, потребителите трябва да работят с QuickBooks файла в многопотребителски режим. Първият човек, който отвори файла, трябва да посочи многопотребителски режим, за да могат други да отворят файла. За да зададете многопотребителски режим, изберете Файл–>Превключване към многопотребителски режим. Можете да разберете, че работите в многопотребителски режим, защото заглавната лента на QuickBooks показва това. Когато други хора отворят файла QuickBooks, той автоматично се отваря в многопотребителски режим. За да може друг потребител да работи в режим на един потребител, другите потребители трябва да затворят файла QuickBooks, а потребителят, който иска да работи в режим на един потребител, трябва да избере File–>Switch to Single-User Mode.

Споделянето на QuickBooks файл по мрежа включва няколко трика. Първо, трябва да се уверите, че никой, който е в режим на един потребител, не използва файла, който искате да отворите. Ако някой използва файла и се опитате да го отворите, QuickBooks показва съобщение, което показва, че някой използва фирмения файл в режим на един потребител. Кажете на лицето да превключи на многопотребителски режим и след това щракнете върху бутона Опитай отново.

Веднага щом започнете да създавате или редактирате транзакция, QuickBooks заключва транзакцията. По този начин никой друг не може да редактира транзакцията, докато работите по нея. Можете да разберете дали имате отворена транзакция в режим на редактиране по това, което QuickBooks показва в заглавната лента в горната част на формуляра: Редактиране на транзакция. Други потребители могат да отворят транзакцията, докато я редактирате в режим на редактиране, но те не могат да правят промени в нея, докато не приключите.

Ако се опитате да редактирате транзакция, която вашият колега Хариет вече е отворила в режим на редактиране, например, QuickBooks показва съобщение, което гласи (и тук, перифразирам) Извинете ме, Bubba. Хариет работи с тази транзакция. Трябва да се върнеш по-късно.