Как да редактирате и пренареждате отчети в QuickBooks 2016

Може да сте забелязали, че когато QuickBooks показва прозореца на документа на отчета, той също така показва ред бутони: Персонализиране на отчет, Коментар на отчет, Споделяне на шаблон, Запомняне, Печат, E-Mail, Excel и т.н. Под тази лента с инструменти има някои падащи списъци, които са свързани с дати, падащ списък, наречен Колони, и падащ списък, наречен Сортиране по. (Не всички тези списъци са налични във всеки прозорец на отчетния документ.)

Не е нужно да се притеснявате за тези бутони и списъци. Прочетете дискусията, която следва, само ако се чувствате комфортно, спокойни и наистина меки, нали?

Промяна

Когато щракнете върху бутона Персонализиране на отчета, QuickBooks показва диалоговия прозорец Промяна на отчета. От този диалогов прозорец можете да промените информацията, показвана в отчета, и начина, по който е подредена тази информация (раздел Показване); данните, използвани за генериране на отчета (раздел Филтри); информацията за горния и долния колонтитул (предвидимо, раздела Горен/Долен колонтитул); и шрифта и размера на печата, използвани за отчет (раздел Шрифтове и числа).

Диалоговият прозорец Промяна на отчета.

Коментиране на доклад

Можете да анотирате отчет с коментари (нова функция в QuickBooks 2015). За да направите това, щракнете върху бутона Коментар към доклада. Когато QuickBooks покаже панела за коментари в долната част на прозореца на отчета, щракнете върху бутона до отчетената стойност, която искате да коментирате, и след това щракнете в панела за коментари, за да въведете вашите забележки.

За да запазите коментарите си, щракнете върху бутона Запиши в панела за коментари. За да запазите отчета си и всички коментари, които сте добавили, щракнете върху бутона Запиши в горния ляв ъгъл на прозореца на отчета. За да получите достъп до тези запазени отчети по-късно, изберете Отчети → Коментирани отчети. Имайте предвид, че можете също да отпечатате и изпратите по имейл анотиран доклад с коментари, като използвате бутоните Печат и Имейл, които се появяват в горния ляв ъгъл на прозореца на отчета.

Прозорецът на отчета с показващ се панел Коментари.

Споделяне на шаблони

Ако работите в среда на QuickBooks с множество потребители и създавате персонализиран отчет, можете да споделите този отчет с други потребители. За да направите това, щракнете върху бутона Споделяне на шаблон. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Шаблон за споделяне, наименувайте и опишете споделения отчет, като използвате текстовите полета Заглавие на отчет и Описание. След това щракнете върху бутона Споделяне.

Запомняне

Ако все пак си играете с останалите бутони, можете да запишете всички персонализирани спецификации на отчета, които създадете. Просто щракнете върху бутона Запомняне. QuickBooks показва диалоговия прозорец Запомняне на отчет, който просто ви моли да предоставите име за персонализирания отчет и да присвоите запаметения отчет към група отчети.

След като наименувате и присвоите персонализирания отчет, QuickBooks го изброява всеки път, когато изберете Отчети → Запомнени отчети и след това щракнете върху групата отчети. Можете също да получите достъп до запаметени отчети от горната част на екрана на Центъра за отчети. Всеки път, когато искате да използвате своя специален отчет, всичко, което трябва да направите, е да го изберете от списъка и да щракнете върху бутона Доклад.

QuickBooks запаметява ориентацията на печат с отчета, така че ако ориентацията на печат не е такава, каквато искате за отчета, първо трябва да я промените, като изберете Файл → Настройка на принтера. Изберете ориентацията, която искате да запомните, щракнете върху OK и след това запомнете отчета.

Изпращане по имейл

Ако щракнете върху бутона E-Mail, QuickBooks показва падащ списък с команди, който ви позволява да изпратите по имейл работна книга на Excel или PDF версия на отчета на някой друг. Когато изберете една от командите, която казва, че искате да изпратите отчет по имейл, това, което QuickBooks прави, зависи от това дали QuickBooks вижда, че вече имате настроена и инсталирана програма за електронна поща.

Ако QuickBooks не вижда такава програма, QuickBooks показва диалоговия прозорец Редактиране на информация за имейл. Ако QuickBooks види такава програма, QuickBooks стартира програмата за електронна поща и добавя отчета като прикачен файл към ново съобщение.

Експортиране

Ако щракнете върху бутона Excel и изберете Създаване на нов работен лист от падащото меню, QuickBooks показва диалоговия прозорец Изпращане на отчет в Excel. Можете да използвате този диалогов прозорец, за да създадете отчет на Excel, който съдържа същата информация, както е показано в отчета. Изберете бутона за избор Създаване на нов работен лист, за да създадете нова работна книга на Excel с информацията за отчета и радио бутона Актуализиране на съществуващ работен лист, за да добавите отчета към съществуваща работна книга на Excel.

Диалоговият прозорец Изпращане на отчет в Excel.

Можете също така да се представите, като експортирате файл със стойности, разделени със запетая (CSV) (тези файлове могат да бъдат отворени от други програми за електронни таблици и от програми за бази данни) в конкретен файл на работната книга на Excel и като щракнете върху бутона Разширени, за да се покаже друг диалогов прозорец което ви позволява да контролирате как е форматирана експортираната информация.

Може би приятелско предложение? Чувствайте се свободни да експериментирате с всички специални опции за експортиране. Само не забравяйте, че след като експортирате отчет на QuickBooks в нова, празна работна книга на Excel, можете също да правите някое от тези фантастични неща – специално форматиране и така нататък – там.

Другите бутони и кутии

Ако искате да видите как работят нещата Скриване на заглавка, свиване и дати, просто поразгледайте. Не можеш да нараниш нищо.

Ако промените датите на отчета, щракнете върху бутона Обнови, за да актуализирате отчета. За да зададете опции за опресняване на отчети, изберете Редактиране → Предпочитания. След това щракнете върху иконата Отчети и графики в списъка вляво и щракнете върху раздела Моите предпочитания, ако е необходимо. Щракнете върху една от опциите за отчети и графики и след това щракнете върху OK.