Как да редактирате елементи в списъка с елементи на QuickBooks 2019

Можете да промените информацията за артикули в списъка с елементи на QuickBooks . За да направите това, покажете прозореца на списъка с елементи и след това щракнете двукратно върху елемента. Когато направите това, QuickBooks показва прозореца за редактиране на елемент, който наподобява прозореца за нов елемент. Разликата е, че прозорецът Редактиране на елемент вече е попълнен с информацията за елемента. За да промените част от информацията за артикула, редактирайте съдържанието на полето с информацията, която трябва да се актуализира. Щракнете върху OK, за да запазите промените си.

Как да коригирате физически преброявания и стойности на инвентара

Свиването на инвентара, развалянето и (за съжаление) кражбите се комбинират, за да намалят инвентара, който физически имате. За да запишете тези намаления на инвентара, вие периодично физически преброявате инвентара си и след това актуализирате записите си в QuickBooks с резултатите от физическите си преброявания.

За да запишете информацията си за физическия брой в QuickBooks, използвате специален инструмент. По-конкретно, използвате командата Регулиране на количество/стойност на ръка. Тази команда е достъпна за вас на две места. Ако покажете списъка с артикули, щракнете върху бутона Дейности (който се появява в долната част на прозореца на списъка с артикули) и изберете командата Регулиране на количество/стойност на ръка. Можете също да изберете командата Инвентар→Коригиране на количество/стойност на ръка. (Елементът от менюто „Инвентаризация“ е добавен към версията на QuickBooks от 2018 г., така че е по-удобно, отколкото в предишните версии.) Избирането на която и да е команда показва прозореца „Коригиране на количество/стойност на ръка“.

Прозорецът за коригиране на количество/стойност на ръка.

За да използвате прозореца Регулиране на количество/стойност на ръка, следвайте тези стъпки:

Използвайте падащия списък Тип корекция, за да посочите какво коригирате.
Можете да коригирате количеството или стойността, или както количеството, така и стойността на артикулите, които държите в инвентара. Просто изберете подходящия запис от падащия списък Тип корекция: Количество, Обща стойност или Количество и Обща стойност.

Използвайте полето Дата на корекция, за да запишете датата на вашето физическо преброяване.
С други думи, искате да коригирате количествата си към деня, в който сте направили или завършили преброяването на физическия инвентар.

Използвайте падащия списък Корекция сметка, за да идентифицирате разходната сметка, която искате да използвате, за да проследявате разходите си за свиване на инвентара.

(По избор) Предоставете референтен номер (ако използвате числа), за да идентифицирате уникално и смислено транзакцията или да направите кръстосана препратка.

(По избор) Идентифицирайте клиента: работа и клас.
Ако е подходящо (в много случаи няма да бъде), използвайте падащия списък Customer:Job, за да идентифицирате клиента и работата, свързани с това свиване на инвентара. По подобен начин, ако е подходящо, използвайте падащия списък Клас, за да идентифицирате класа, който искате да използвате за проследяване на това свиване на инвентара.

Доставете правилните количества инвентар.
Колоните Артикул, Описание и Кол-во на ръка в прозореца Коригиране на количество/стойност на ръка идентифицират артикулите от инвентара, които държите, и текущото количество се брои. Използвайте колоната Ново количество, за да предоставите правилното физическо количество на артикула. След като сте въвели новото количество, QuickBooks изчислява количествената разлика и показва тази стойност в колоната Qty Difference.

Всъщност можете да въведете стойност в колоната Ново количество или колоната Разлика в количеството. QuickBooks изчислява другото количество, като използва информацията за текущото количество, която предоставяте. Ако въведете новото количество, QuickBooks изчислява разликата в количеството, като извади новото количество от текущото количество. Ако въведете количествената разлика, QuickBooks изчислява новото количество, като коригира текущото количество за разликата в количеството.

Коригирайте стойността.
Ако изберете Обща стойност или Количество и Обща стойност от падащия списък Тип корекция в стъпка 1, QuickBooks показва разширена версия на прозореца за коригиране на количество/стойност на ръка. Този прозорец ви позволява да въведете както правилното физическо количество, така и актуализираната стойност за артикула от инвентара. Въвеждате физическото количество, очевидно, в колоната Ново количество. Въведете новата актуализирана стойност в колоната Нова стойност. Вероятно използвате тази версия на прозореца за коригиране на количество/стойност на ръка само ако използвате метод за оценка с по-ниска цена или пазарна инвентаризация. Както стандартите за финансово счетоводство, така и правилата за данъчно счетоводство ви позволяват да намалите инвентара си до по-ниската от първоначалната им цена или справедливата пазарна стойност. Ако правите това, въвеждате новата стойност на инвентара в колоната Нова стойност.

По същество използването на метода за оценка на по-ниска цена или пазарна инвентаризация просто означава, че правите това, което казва. Поддържате инвентара си оценен по първоначалната му цена или, ако стойността му е по-малка от първоначалната му, по новата му стойност. Очевидно е, че оценката на стойността на инвентара ви е малко трудна. Но ако имате въпроси, можете да помолите своя CPA за помощ. Едно нещо, което трябва да имате предвид обаче, е, че не можете да променяте счетоводните си методи волю-неволю без разрешение от Службата за вътрешни приходи. И промяната на вашия метод за оценка на инвентара от цена, да речем, на по-ниска от себестойността или пазарна, е промяна в счетоводния метод.

Предоставете описание на бележка.
Ако искате да опишете допълнително количеството или корекцията на стойността, използвайте полето Бележка за тази цел. Може да искате да направите справка с работните листове за физическо преброяване, хората, извършващи физическото преброяване, или документацията, която обяснява корекцията на оценката.

Запазете корекцията.
След като сте използвали прозореца Коригиране на количество/стойност на ръка, за да опишете промените в количеството или стойностите във вашия инвентар, щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново, за да запишеш транзакцията за корекция. Както вероятно знаете в този момент от живота си, Save & Close запазва транзакцията и затваря прозореца. Save & New запазва транзакцията, но оставя прозореца отворен, в случай че искате да направите допълнителни промени.

Разширената версия на прозореца Регулиране на количество/стойност на ръка.

Коригирайте цените и нивата на цените в QuickBooks 2019

QuickBooks предоставя няколко удобни команди и инструменти, които можете да използвате, за да промените цените, които таксувате от клиентите за вашите продукти и услуги.

Как да използвате командата Промяна на цените на артикули

Командата Промяна на цените на артикули, която се появява в менюто Клиенти, показва диалоговия прозорец Промяна на цените на артикули, както е показано. Този диалогов прозорец ви позволява да променяте цените на куп артикули наведнъж със сума или процент. За да използвате диалоговия прозорец Промяна на цени на артикули, първо изберете артикулите, чиито цени искате да промените, като щракнете върху колоната с отметка. След това използвайте полето Коригиране на цената на маркирани артикули по (сума или %), за да посочите сумата в долари или процентната сума, с която искате да промените цената. Ако искате да промените цената на избраните артикули с $2, например, въведете $2 в полето. Ако искате да промените цената на избраните артикули с 5 процента, въведете 5%в кутията. Използвайте падащия списък Based On, за да посочите базата, към която искате да добавите размера на процента. След като идентифицирате артикулите, които искате да прецените и начина, по който искате да ги преоцените, щракнете върху бутона Коригиране. QuickBooks преизчислява цените и показва тази информация в колоната Нова цена. Ако искате да промените цените за избраните артикули, щракнете върху OK.

Диалоговият прозорец Промяна на цените на артикули.

Ако не ви харесват цените, изброени в колоната Нова цена, можете да продължите да бъркате със стойността в полето Коригиране на цената на маркирани артикули по (сума или %), като щракнете върху бутона Коригиране, за да опресните числата в колоната Нова цена и щракнете върху OK само когато сте доволни.

Как да използвате ценовите нива в QuickBooks 2019

Ценовите нива са доста странни; те ви позволяват индивидуално да коригирате цената на артикул нагоре или надолу. Ако сте се съгласили да намалите артикулите с 10 процента за определен клиент, например, можете лесно да направите това, като използвате ценово ниво, за да съборите цената с 10 процента, когато фактурирате този клиент.

За да използвате ценови нива, първо трябва да настроите нивата на цените, като използвате командата Списък на ценовите нива. След като настроите ценовите си нива, вие коригирате цените, като използвате нивата на цените, когато създавате фактура.

Създаване на ценово ниво

За да създадете ценово ниво, изберете командата Списъци → Списък на нивото на цените. Когато го направите, QuickBooks показва прозореца Списък на ценовите нива (не е показан). За да създадете ценово ниво, щракнете върху бутона Ценово ниво и след това изберете Ниво на цената → Ново. QuickBooks показва диалоговия прозорец New Price Level, както е показано. Дайте име на промяната в ценовото ниво, като използвате полето Име на ценово ниво. Изберете артикулите, към които искате да приложите ценовото ниво, като щракнете върху тях. (QuickBooks маркира избраните артикули с отметка.) След това използвайте полетата Коригиране на цената на маркираните артикули, за да посочите, че това ниво на цената увеличава или намалява продажната цена с някакъв процент по-висок или по-нисък от стандартната цена. И накрая, използвайте падащия списък Закръгляване до най-близкия, за да посочите дали и как QuickBooks трябва да закръгли изчисленията си. Фигурата, напр. показва промяна в ценовото ниво, която намалява продажната цена с 10 процента. След като изберете артикулите, върху които нивото на цената трябва да повлияе, щракнете върху бутона Коригиране, за да видите новата цена за всеки артикул в колоната за персонализирана цена.

Прозорецът Ново ценово ниво.

Използване на ценово ниво

За да използвате ценово ниво, създавате фактура по обичайния начин. Щракнете върху колоната Цена Всяка за артикула, който искате да преоцените, като използвате нивото на цената. Когато го направите, QuickBooks превръща колоната Price Every в падащ списък. Ако щракнете върху бутона със стрелка, който отваря падащия списък, QuickBooks показва както основната цена, така и всички ценови нива. Ако изберете ценово ниво, QuickBooks коригира цената за промяна на ценовото ниво. На фигурата изборът на 10-процентна промяна в ценовото ниво повишава цената от $3,00 на $2,70. С други думи, промяната на ценовото ниво „10% намаление“ намалява цената по подразбиране с 10 процента или 30 цента.

Избор на ценово ниво с прозореца Създаване на фактури.

QuickBooks също така ви позволява да зададете ценово ниво по подразбиране за клиент. Когато е зададено такова ценово ниво по подразбиране, QuickBooks автоматично използва подходящото ценово ниво, когато изберете този клиент. Полето Ниво на цената се появява в разделите Допълнителна информация на прозорците Нов клиент и Редактиране на клиент.

Как да активирате разширено ценообразуване за елементи от QuickBooks

Още нещо, което трябва да знаете за определянето на цените. QuickBooks също така предоставя разширена функция за ценообразуване, която включвате, като изберете командата Редактиране → Предпочитания, изберете предпочитанието за продажби и клиенти, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това изберете бутона Активиране на разширените цени.

Когато активирате разширеното ценообразуване, вие преобразувате всички ценови нива, които сте дефинирали по-рано (вижте предходните параграфи), в ценови правила, които можете да кажете на QuickBooks да прилага към артикули, типове артикули, конкретни доставчици, клиенти, типове клиенти и типове задачи.

След като включите разширеното ценообразуване, можете да изберете командата Списъци → Списък с правила за ценообразуване, за да се покаже прозорецът Списък с ценови правила. За да преобразувате ценово ниво в работещо ценово правило, щракнете двукратно върху новото ценово правило и след това използвайте диалоговия прозорец Редактиране на правилото за цена (не е показан), за да опишете правилата, които QuickBooks трябва да използва за автоматично преценяване на някои артикули според зададените от вас правила. Тази функция е само за предприятия.