Как да работите с транзакции в онлайн регистър на QuickBooks

Отваряте регистър от страницата на сметкоплана в QuickBooks Online (QBO). За да отворите страницата на сметкоплана, щракнете върху иконата на зъбно колело до името на вашата компания и от менюто, което се показва, щракнете върху Сметкоплан в колоната Настройки.

От страницата на сметкоплана можете да щракнете двукратно върху всяка сметка, която показва сума в долари (включително 0) в колоната Салдо на QuickBooks; всички тези сметки са балансови сметки и имат регистри.

Можете да щракнете върху акаунт, за да го изберете. Ако бутонът Регистриране над списъка със сметки стане наличен, значи знаете, че сте избрали балансова сметка. Можете да щракнете върху бутона Регистрация, за да отворите регистъра на акаунта.

Въвеждане на транзакция

След като щракнете върху бутона Регистриране или щракнете двукратно върху балансова сметка, можете да въведете транзакция в регистър; Следвай тези стъпки:

Щракнете навсякъде върху празен ред.

QBO попълва днешната дата и показва малко списъчно поле над датата.

Щракнете върху полето със списък и от списъка, който се показва, изберете типа транзакция, която искате да въведете.

Преди да отворите списъчното поле, се появява заглавие на тип транзакция. След като отворите списъчното поле, QBO показва списъка с налични типове транзакции и в процеса покрива датата на транзакцията; ето защо не можете да видите датата на транзакцията тук.

Когато отворите списъка с видове транзакции, QBO показва само тези видове транзакции, налични в регистъра на акаунтите, който сте отворили. Например, можете да запишете клиентско плащане в регистър на банкови сметки, но не можете да въведете клиентска фактура. По същия начин можете да записвате чек или плащане на сметка в регистър на банкови сметки, но не можете да въведете сметка на доставчик.

Натиснете Tab и, ако е необходимо, променете датата на транзакцията.

Натиснете Tab и, ако е подходящо, посочете референтен номер за транзакцията.

Например, ако записвате чек, посочете номера на чека.

Натиснете Tab и въведете име.

Например, ако записвате плащане, което сте получили от клиент, изберете името на клиента. Ако пишете чек, посочете името на получателя.

В съответната колона посочете сумата на транзакцията.

В регистъра на банковата сметка запишете плащането, което извършвате, в първата колона за сумата в долари и сумата, която депозирате във втората колона за сумата в долари.

Натиснете Tab.

Разположението на QBO на точката на вмъкване зависи от типа транзакция, която въвеждате. Например, ако въвеждате получено плащане, плащане на сметка или транзакция за възстановяване, QBO поставя точката на вмъкване в колоната Бележка, където можете да въведете бележка за транзакцията.

Ако обаче въвеждате чек, депозит, разписка за продажба, покупка в брой, разход, превод или транзакция за вписване в дневник, QBO поставя точката на вмъкване в колоната Сметка. Изберете друга сметка (в допълнение към сметката, чийто регистър сте отворили), засегната от транзакцията. Например, ако въвеждате чек, изберете сметка за разходи. Ако въведете акаунт и натиснете Tab, можете да въведете бележка за транзакцията.

Натиснете Tab и след това щракнете върху бутона Запиши, който се появява точно под транзакцията.

Редактиране на транзакция

Можете да редактирате транзакция от регистър, като щракнете върху транзакцията и след това щракнете върху бутона Редактиране, който се показва под транзакцията. Вие обаче не редактирате транзакцията в регистъра. Вместо това QBO автоматично отваря прозореца за транзакция за типа транзакция, която сте избрали. Например, ако изберете да редактирате транзакция на разходи в регистър на акаунти, QBO показва транзакцията в страницата Разходни транзакции.

Намиране на транзакции

След известно време броят на транзакциите в регистър може да стане много дълъг, особено в регистър на банкови сметки. Така че търсенето на транзакция чрез прелистване на регистъра - или наблюдение - може да се превърне в непродуктивен начин за намиране на транзакция. Вместо това можете да използвате няколко преки пътища, които да ви помогнат да намерите конкретна транзакция.

Първо, можете да персонализирате външния вид на транзакциите в регистъра; щракнете върху бутона Персонализиране, който се появява под името на регистъра. QBO показва прозорец, който ви позволява да

• Сортирайте транзакциите по дата, референтен номер, сума (възходяща или низходяща), състояние на съгласуване или дата на създаване.

• Филтрирайте показаните транзакции по статус на съгласуване.

• Показвайте всяка транзакция само на един ред в регистъра, а не на два реда.

Тази фигура се фокусира върху дясната страна на страницата на регистъра. Забележете полето Go to Date; можете да въведете дата на транзакция и да щракнете върху бутона Отиди вдясно от полето Отиди до дата, за да видите бързо транзакциите, започващи с тази дата.

Освен това можете да щракнете върху бутона Намери в регистъра, който се появява в горния десен ъгъл на страницата на регистъра. Когато щракнете върху Find in Register, QBO показва диалоговия прозорец Find Register.

От този диалогов прозорец можете да търсите по получател, сметка, сума, референтен номер, дата, бележка или тип транзакция. След като изберете един от тези избори от полето за търсене, направете избор или въведете това, което искате да намерите в полето Търсене.

След това използвайте списъчното поле Съвпадение, за да посочите дали транзакциите, които QBO намира, трябва точно да съвпадат, да съдържат, да са по-големи или по-малко от информацията, която сте предоставили в полето Намери. Накрая щракнете върху бутона Намери и QBO показва списък с транзакции, които отговарят на вашите критерии за търсене.

На заден план, зад прозореца Find Register, QBO отваря първата транзакция в списъка в прозореца на транзакцията, в който е създадена. Например, ако първата транзакция в списъка е плащане на сметки, тогава QBO отваря прозореца за транзакция за плащане на сметки и показва подробностите за тази първа транзакция, намерена в резултат на вашето търсене.