Как да работите с записите в дневника на QuickBooks 2018

QuickBooks улеснява вас – счетоводител – да записвате записи в дневника. Ако сте прекарали известно време в работа с QuickBooks, може да знаете, че повечето от записите в дневника, които се записват във файла с данни на QuickBooks, се записват автоматично. Ако някой напише чек, например, QuickBooks записва записа в дневника за това. Когато някой създаде фактура, отново QuickBooks записва записа в дневника за това.

В някои случаи обаче някой - вероятно вие - трябва да запише запис в дневника, за да получи някаква транзакция във файла с данни на QuickBooks. Използвате записите в дневника за отчитане на амортизация, за натрупване на задължения и за записване на изхвърлянето на активи, например.

Записване на запис в дневника

За да запишете запис в дневник, изберете Фирма → Направете общи записи в дневник. QuickBooks показва прозореца Направете общи записи в дневника, както е показано.

Прозорецът Направете общи записи в дневника.

Вероятно сами можете да разберете как да използвате прозореца Направете общи записи в дневника. Въведете общата дата на вписване в дневника в полето Дата. Използвате полето Входен номер, за да номерирате записи в дневника или да им присвоите някакъв смислен код. След като предоставите тази основна информация, използвате колоните на прозореца Направете общи записи в дневника, за да запишете записа в дневника. Не е нужно да ви казвам, че номерът или името на сметката в главната книга влизат в колоната Сметка, сумата на дебита в колоната Дебит и сумата на кредита в колоната Кредит. Може да ви се стори полезно обаче да ви напомнят, че можете да използвате колоната Бележка, за да въведете някакво описание на дебита или кредита; можете да използвате колоната Име, за да идентифицирате клиента, доставчика, служителя или друго име, свързано с кредита или дебита; можете да използвате колоната Подлежащи на таксуване, за да посочите, че дебитът или кредитът трябва да бъдат посочени като сума, която трябва да бъде таксувана на посочения клиент; и можете да използвате колоната Клас (ако сте включили проследяването на класа), за да класифицирате дебита или кредита.

Никога не трябва да поставяте име в първия ред на записа в дневника. Ако го направите, това име ще бъде свързано с всеки ред от този запис в дневника, когато преглеждате отчети в QuickBooks, дори ако името се отнася само до първия ред.

Ако искате да свържете имена с редове на запис в дневника, един от начините да направите това чисто е да оставите първия ред на записа в дневника празен, така че никакви случайни записи да не се асоциират по невнимание с отчетите.

Обръщане на запис в дневника

За да отмените запис в дневника, първо покажете прозореца Направете общи записи в дневника, като изберете командата Фирма → Направете общи записи в дневника. QuickBooks показва прозореца Make General Journal Entries. Използвайте бутоните „Назад“ и „Напред“, за да прегледате общи записи в дневника, които вече сте въвели. Намерихте ли записа? Добре.

Актуализацията на тазгодишната версия вече означава, че всички общи записи в дневника могат да бъдат обърнати по същия начин: Когато намерите записа в дневника, който искате да сторнирате, щракнете върху бутона Обратно. (Бутонът „Назад“ се появява в горния край на раздела „Главен“ на прозореца „Създаване на общи записи в дневника“.) QuickBooks обръща общото вписване в дневника, като въвежда транзакция през следващия счетоводен месец, като дебитите и кредитите се променят.

Клетката за отметка за коригиране на запис, налична в прозореца Направете общи записи в дневника в някои версии на QuickBooks, показва, че записът в дневника е специален запис, направен след факта от счетоводителя. Можете да отпечатате отчет само за тези специални „коригиращи записи“.

Редактиране на записи в дневника

Обикновено няма да искате да се заблудите и по-късно да промените записите в дневника. Ако усещате нужда да правите промени обаче, QuickBooks предоставя меню за редактиране с команди, които можете да използвате само за тази цел. От една страна, QuickBooks предоставя команда Delete General Journal, която можете да използвате, за да изтриете записа в дневника, показан в прозореца Make General Journal Entries. QuickBooks също така предоставя команда Void General Journal, която можете да използвате, за да анулирате общия запис в дневника, показан в прозореца. Обикновено — и отново, вече знаете това — не искате да изтривате общи записи в дневника. Вместо това искате да ги анулирате . Достатъчно казано.