Как да работите във фирма на клиенти на QuickBooks Online

Вие работите в компанията QuickBooks Online (QBO) на клиента по почти същия начин, по който го прави вашият клиент. В тази статия се фокусираме върху начините, по които можете лесно да навигирате в компанията на клиента, да търсите и преглеждате транзакции и да общувате с клиенти.

Лесна навигация във фирмата на клиента

В по-голямата си част навигирането с мишка е очевидно с щракване тук и щракване там. Но можете да използвате няколко не толкова очевидни трика, за да навигирате лесно, включително някои клавишни комбинации. Някои често срещани техники за навигация са специфични за Chrome.

Използване на клавишни комбинации

В QBO компаниите са скрити клавишни комбинации, които може да искате да използвате. Показваме ги тук на фигурата, а вие също можете да ги намерите в този cheat sheet .

За да видите тези преки пътища в QBO, заедно с текущия клиентски QBO Company ID, натиснете и задръжте Ctrl+Alt и след това натиснете клавиша с наклонена черта (/). Потребители на Mac, използвайте Ctrl+Option тук и в следващия параграф. Ако натиснете Ctrl+Alt+/, без да отваряте клиентска QBO компания, идентификационният номер на компанията, който виждате, е ваш.

Клавишни комбинации, които можете да използвате, докато работите в клиентска компания QBO

За да използвате някой от тези преки пътища, натиснете и задръжте Ctrl+Alt и след това натиснете съответния клавиш, за да извършите свързаното с него действие. Например, за да отворите прозореца Фактура, натиснете Ctrl+Alt+I.

Отваряне на множество прозорци

Много пъти счетоводителите искат да работят с множество прозорци и можете да направите това в QBO. В рамките на същата компания QBO можете да дублирате раздел на браузъра, като използвате командата Нов прозорец в менюто Инструменти за счетоводство в лентата с инструменти на QuickBooks Online Accountant (QBOA) (вижте следващата фигура).

Използвайте командата Нов прозорец, докато работите в QBO компания, за да дублирате прозореца, който разглеждате.

Ако използвате Chrome, можете също така да дублирате раздел на браузъра, като щракнете с десния бутон върху раздела и изберете Дублиране или, ако сте човек с клавиатура, натиснете Alt+D, последвано от Alt+Enter (това би било същото като да задържите натиснете клавиша Alt и натиснете D, последвано от натискане на Enter). Във Firefox можете да дублирате раздел на браузъра, като щракнете върху адресната лента и натиснете Alt+Enter.

Когато щракнете върху командата Нов прозорец, QBO отваря нов раздел на браузъра и показва същата информация, която се появява в оригиналния раздел на браузъра. Но от този момент можете да показвате различна информация за една и съща компания във всеки раздел на браузъра. И ако работите в Chrome на няколко монитора, можете да разделите разделите на различни монитори. Плъзнете раздела, който искате да поставите на различен монитор, в посока надолу и той се отдели от браузъра. Можете незабавно да го плъзнете на друг монитор или да освободите бутона на мишката, в който случай се появява втора копия на Chrome. След това можете да плъзнете всеки екземпляр на друг монитор.

Същата техника работи във Firefox; плъзнете раздел на Firefox надолу и пуснете бутона на мишката. Разделът се отделя и се появява във втори екземпляр на Firefox. След това можете да плъзнете всеки екземпляр на друг монитор.

Ако сте фен на „разделен екран“, можете да използвате пряк път на Windows, за да покажете два раздела един до друг. Следвайте тези стъпки в Chrome или Firefox:

Няма кратък и лесен начин за показване на два прозореца вертикално един върху друг. Ще трябва ръчно да преоразмерите прозорците и да ги поставите там, където искате.

Дублирайте раздел на браузъра, като използвате всяка описана техника.

Плъзнете текущия раздел надолу. Браузърът показва раздела, който сте плъзнали в собствен прозорец на браузъра.

Натиснете и задръжте клавиша Windows (този, който се появява между левия клавиш Ctrl и левия Alt на клавиатурата) и натиснете клавиш със стрелка:

• Натиснете клавиша със стрелка наляво, за да фиксирате активния прозорец към лявата страна на монитора.
• Натиснете клавиша със стрелка надясно, за да фиксирате активния прозорец към дясната страна на монитора.

Щракнете върху другия наличен прозорец, за да го направите активен и повторете стъпка 3.

На следващата фигура показахме баланса (вляво) и след това създадохме втори прозорец на браузъра, където направихме разбивка, за да покажем транзакциите в разплащателната сметка. След това закрепихме двата прозореца един до друг на екрана.

Два прозореца, притиснати един до друг

Можете да щракнете върху бутона на менюто в единия или и в двата прозореца, за да скриете лентата за навигация (давайки по-голямо пространство на екрана на данните, както направихме на фигурата).

Когато приключите с работата в два прозореца, просто затворете единия и увеличете максимално другия.

Работа в две фирми едновременно

Да предположим, че сте приключили с работата с един клиент и искате да отворите друг клиент. Можете да щракнете върху бутона Go to QuickBooks в лентата с инструменти на QBOA и да изберете нов клиент. Или можете да щракнете върху бутона Счетоводител в горния ляв ъгъл на интерфейса на QBOA, за да покажете отново страницата на клиентите, и след това да щракнете върху иконата QuickBooks вляво от името на компанията, която сега искате да отворите. Така или иначе QBOA показва информацията за новоизбрания клиент.

Това повдига въпроса „Как да работя в две различни компании едновременно?“ Е, можете да отворите друг браузър, да влезете в QBOA и да отворите втори клиент QBO компания. Например, ако работите в Chrome, можете да отворите Windows Edge, Firefox, Safari или друг браузър, като използвате същата информация за вход в QBOA. След това можете да отворите две различни компании, както направихме с Chrome и Microsoft Edge на тази фигура.

За да работите в две компании едновременно, можете да използвате два браузъра.

Ако работите в Chrome, можете също да се възползвате от потребителите на Chrome и да отворите Chrome като различен потребител. На практика ще имате две копия на Chrome, работещи едновременно.

Налични видове транзакции

Можете да видите наличните транзакции, като отворите клиентска QBO компания и след това щракнете върху менюто Ново. Тази фигура показва отвореното ново меню.

Транзакциите, които можете да създавате, докато работите в QBO компания

Наличните транзакции са организирани в менюто според типа хора, към които се отнасят. А менюто „Създаване“ съдържа категория „Други“ за транзакции, които не се отнасят до определен тип хора – като банкови депозити.

Ако искате да видите само няколко често използвани транзакции, щракнете върху връзката Покажи по-малко в долната част на менюто Ново. Връзката се променя на връзката Покажи още, за да можете да покажете отново всички видове транзакции.

Как да търсите транзакции

По-често, отколкото не, ще търсите транзакции в клиентска QBO компания, вместо да ги създавате. Можете да търсите транзакции, като използвате полето за търсене в лентата с инструменти QBOA в горната част на прозореца на компанията QBO на клиента (вижте следващата фигура). Когато щракнете в полето за търсене, QBO показва списък с последните транзакции и евентуално списък със задачи, контакти, отчети и акаунти.

Полето за търсене ви позволява да търсите QBO от горе до долу, което означава, че терминът за търсене може да ви позволи да създавате транзакции, да осъществявате достъп до записи за контакти, да преглеждате отчети и да имате достъп до акаунти.

Въведете произволна фраза, която искате да използвате като филтър за търсене, или щракнете върху Разширено търсене в долната част на списъка за търсене.

Ако видите това, което искате, щракнете, за да отворите съответния прозорец. Ако не виждате това, което искате, щракнете върху Разширено търсене в долния десен ъгъл на менюто и QBO показва страницата за търсене.

Задайте критерии за по-конкретно дефинирано търсене.

Можете да ограничите търсенето до конкретен тип транзакция, да изберете да търсите някой от няколкото типа данни и да посочите дали търсенето трябва да съдържа, да не съдържа, да е равно или да не е равно на критериите за търсене.

От всеки прозорец на транзакцията можете да видите последните транзакции от този тип, като щракнете върху бутона, който се появява в заглавната лента на транзакцията, непосредствено вляво от името на типа транзакция. Изображението на бутона прилича малко на часовник.

Правете бележки на клиента

Вие и членовете на вашия екип можете да използвате функцията Бележки в QBOA, за да документирате всякакъв вид информация за всеки от вашите клиенти. За всяка бележка QBOA автоматично присвоява времето на създаване на бележката и члена на екипа, създал бележката. Членовете на екипа, които имат достъп до клиента, могат да преглеждат и редактират бележките на този клиент. И можете да „закачите“ бележки, за да ги намерите лесно. Можете да мислите за функцията за бележки на QBOA като начин за създаване на електронни лепкави бележки.

За да създадете бележка, покажете началната си страница на QBOA (можете да щракнете върху символа QB Accountant в горния ляв ъгъл на интерфейса на QBOA) и след това щракнете върху Клиенти в лентата за навигация. Във вашия списък с клиенти щракнете върху името на клиента, за когото искате да създадете бележка (не символът QB, а името на клиента). QBOA показва страницата, показана тук.

Страницата, където създавате клиентска бележка.

Въведете бележката си и щракнете върху Запазване. След като запазите бележка, можете да я закачите; преместете показалеца на мишката върху бележката (показалецът се появява като ръка) и опциите за бележката се появяват в долния десен ъгъл:

• Щракнете върху бутона с щифт, за да закачите бележката.
• Щракнете върху бутона с молив, за да редактирате бележката.
• Щракнете върху бутона за кошче, за да изтриете бележката.

Общувайте с клиент

Комуникацията е от съществено значение във всички сфери на живота, включително между клиент и счетоводител. Можете да използвате инструменти в QBO и QBOA, за да общувате с клиентите си, които имат абонамент за QBO.

Ако предпочитате, можете да пропуснете използването на QBO и QBOA за комуникация и просто да използвате имейл.

Например, можете да използвате клиентски заявки, за да поискате, например, клиентът ви да ви изпрати банково извлечение. Такива съобщения, които изпращате от QBOA, се появяват на страницата Моят счетоводител на QBO компанията на клиента. Следвай тези стъпки:

От QBOA щракнете върху Работа в навигационния екран.

Щракнете върху Създаване на клиентска заявка. QBOA показва панела за заявка на клиента от дясната страна на екрана.

Въведете име за заявката. Мислете за това като за тема на имейл съобщение.

Изберете клиент. В списъка се показват само клиенти с абонамент за QBO.

Посочете крайната дата за заявката.

По желание попълнете останалите полета във формуляра за заявка, включително добавяне на всички документи, които искате да изпратите на клиента си.

Можете по избор да поставите отметка в квадратчето Уведомяване на клиента, за да изпратите генериран от QBOA имейл до клиента, като го уведомите за заявката.

Щракнете върху Публикуване в QuickBooks на клиента.

Използвайте този панел, за да общувате с QBO клиент по общ начин.

Ако сте избрали Notify Client в стъпка 7, QBOA показва предварителен преглед на съобщението, което ще изпратите на вашия клиент. След като го прегледате, щракнете върху Публикуване и изпращане на имейл.

Визуализация на съобщение с клиентска заявка

Когато вашият клиент отвори своята QBO компания, той може да щракне върху Моят счетоводител в навигационния екран, за да види съобщението и да отговори на него.

Клиентска заявка в QBO компания на клиента

За да отговори на съобщението чрез QBO, клиентът щраква върху съобщението на страницата Моят счетоводител, за да покаже панел като показания, където клиентът може да напише съобщение и да прикачи всички необходими документи.

Панелът, който вашият клиент използва, за да отговори на клиентска заявка, която генерирате

Документите не могат да бъдат по-големи от 30MB.

След като получите документ от клиент, можете да го извлечете в QBOA. Щракнете върху Клиенти от навигационния екран и в списъка с клиенти щракнете върху името на клиента. QBOA отваря страницата с подробности на клиента, където щракнете върху показания раздел Споделени документи.

Страницата Споделени документи в клиентска QBO компания, след като счетоводител получи документите на клиента

От там можете да изтеглите документа или да щракнете върху връзката в колоната Искане, за да видите/актуализирате оригиналната заявка. Всички промени, които правите, се показват в раздела Работа.