Как да попълните поръчка за покупка в QuickBooks 2015

QuickBooks 2015 прави бърза работа с поръчките за покупка. Вероятно ви липсват вещици, или хикеи, или някакъв друг елемент от списъка ви с артикули и сте готови да пренаредите тези неща — каквито и да са те. Следвайте тези стъпки, за да попълните поръчка:

Изберете Доставчици→ Създаване на поръчки за покупка.

Можете също да щракнете върху иконата Поръчки за покупка на началния екран или да щракнете върху областта Нови транзакции в Центъра за доставчици и след това да изберете Поръчки за покупка. Виждате прозореца Създаване на поръчки за покупка. Имайте предвид, че точните подробности за този прозорец зависят от това как персонализирате формуляра си за поръчка.

Изберете доставчик от падащия списък Доставчик.

Щракнете върху стрелката надолу, за да видите списък с вашите доставчици. Щракнете върху доставчик, за да видите неговото име и адрес в полето Доставчик. Ако не можете да намерите името на доставчика във вашия списък, щракнете върху Добавяне на нов от списъка и след това попълнете информацията за доставчика в получения диалогов прозорец Нов доставчик. Щракнете върху OK, когато приключите с диалоговия прозорец.

Ако проследявате инвентара си по клас, изберете клас от падащия списък Клас.

Прозорецът Създаване на поръчки за покупка може да няма падащ списък за класове. Ако не е и искате да има такъв, трябва да настроите QuickBooks за проследяване на разходите по клас.

За да направите това, отворете файла QuickBooks в режим на един потребител като администратор. След това изберете Редактиране→Предпочитания и щракнете върху иконата Счетоводство в списъка вляво. Накрая поставете отметка в квадратчето Използване на проследяване на класа и след това щракнете върху OK.

(По избор) Изберете представител, очаквана дата и FOB, ако ги използвате във вашата поръчка.

Може да се наложи да попълните други полета, преди да стигнете до описанието на елемент по елемент в долната част. Отново тези полета може да не се появят, ако не сте посочили, че ги искате във вашия формуляр.

Преминете към колоната Артикул и започнете да въвеждате артикулите, които поръчвате.

Въвеждането на артикулите е най-важната част от създаването на поръчка за поръчка. Когато се преместите в колоната Елемент, тя се превръща в падащ списък. Щракнете върху стрелката надолу, за да видите списъка с елементи. Може да се наложи да превъртите до елемента, който искате да въведете.

Бърз начин да превъртите до елемента е да въведете първите няколко букви от името на елемента. Ако въведете името на елемент, който не е в списъка с елементи, QuickBooks пита дали искате да настроите този елемент. Ако е така, щракнете върху Настройка и след това попълнете диалоговия прозорец Нов елемент.

Въведете толкова елементи, колкото искате в колоната Елемент. QuickBooks попълва описание на артикул вместо вас, но можете да редактирате всичко, което поставя в колоната Описание, ако е необходимо. В колоната Qty посочете колко от всеки артикул имате нужда.

Ако промените цената на артикула, QuickBooks показва диалоговия прозорец Променена цена на артикула, който пита дали искате да актуализирате информацията за артикула за новата цена, както и дали стандартната цена на артикула трябва да бъде коригирана нагоре или надолу. Изберете Да и Не и след това щракнете върху бутона OK, за да вземете своето решение.

Ако желаете, попълнете полето Съобщение на доставчика — но определено попълнете полето Бележка.

Полето Съобщение на доставчика е мястото, където поставяте съобщение до страната, която получава вашата поръчка. Можете да напишете: „Вземете ми тези неща незабавно!“

Без значение какво правите, не забравяйте да попълните полето Бележка. Това, което пишете в това поле, се появява в диалоговия прозорец Отворени поръчки за покупка и тази информация е най-сигурният начин да определите за какво е тази поръчка. Напишете нещо смислено, което можете да разберете след две седмици, три седмици или месец, когато плащате за артикулите, които поръчвате.

В горната част на прозореца Създаване на поръчки за покупка има квадратчето за отметка Печат по-късно, което ви казва дали искате да отпечатате тази поръчка. Ако искате да отпечатате поръчката, уверете се, че това квадратче е отметнато. След като отпечатате поръчката, отметката изчезва от полето.

Щракнете върху Печат, за да отпечатате поръчката.

Ако тази поръчка е една от многото, които сте попълвали и искате да отпечатате няколко наведнъж, щракнете върху стрелката под бутона Печат и изберете Пакет от падащия списък. Преди да отпечатате поръчката за поръчка обаче, може да искате да щракнете върху стрелката надолу под бутона Печат и да изберете Визуализация, за да видите как ще изглежда поръчката за поръчка, когато я отпечатате.

Използвате бутона История, след като получите артикулите, които сте толкова внимателно изброени в поръчката. След като получите артикулите и запишете получаването им, щракването върху този бутон казва на QuickBooks да ви даде цялата история на артикула – кога сте го поръчали и кога сте го получили.

Щракнете върху Save & New или Save & Close, за да запишете поръчката.

QuickBooks запазва поръчката и показва нов празен прозорец на поръчката, в който можете да въведете друга поръчка.