Как да поддържате добър счетоводен контрол с QuickBooks

QuickBooks позволява множество потребители. Много фирми, след като нараснат до определен размер, трябва да поддържат множество потребители с достъп до счетоводна информация и възможност в някои случаи да създават счетоводни транзакции. За съжаление, множество потребители на счетоводна система създават риск за собственика на бизнеса.

Като имат достъп до счетоводната система, потребителите могат или по невнимание да въведат грешки в счетоводната система, или, за съжаление, умишлено да измамят бизнес. Поради тези причини, ето списък с някои техники за контрол на QuickBooks, които собственик на бизнес или бизнес мениджър може да използва, за да сведе до минимум неволните грешки и да сведе до минимум възможността за кражба.

• Редовно сравнявайте броя на физическите запаси с счетоводните записи на инвентара. Инвентарът се свива, за съжаление. Хората - понякога служители, но често псевдоклиенти, като кражби от магазини - крадат инвентар. Ето защо едно нещо, което трябва да направите, както за да сведете до минимум загубите си от инвентара, така и да поддържате точни счетоводни записи, е редовно да сравнявате физическите преброявания на инвентара си с това, което показват вашите счетоводни записи.

  Този подход за често преброяване на най-ценните и най-лесни за кражба предмети постига две неща:

  • Свиването на инвентара се идентифицира бързо.

  • Собственикът на бизнеса може да сведе до минимум свиването на инвентара, като идентифицира вида на инвентара, който най-често се краде или дори когато инвентара е най-често краден.

• Съгласувайте банкови сметки. Едно нещо, което собствениците на бизнес трябва да направят, е да съгласуват собствените си банкови сметки. Често кражба на служители от счетоводен персонал се случва, когато служителите измислят как да пишат чекове на банковата сметка на компанията, които собственикът не вижда. Един сигурен начин да намерите фиктивна и измамна транзакция е собственикът да съгласува банковото извлечение.

  Ако собственикът съгласува банковото извлечение, тя може да сравни счетоводството на банката за сметката със счетоводните записи на QuickBooks на компанията. Всички очевидни несъответствия могат да бъдат коригирани, което означава, че счетоводните записи на QuickBooks са по-точни. Освен това, всички нестабилни, подозрителни транзакции са склонни да станат очевидни, когато собственикът на бизнеса внимателно разгледа чековете.

• Отделете счетоводството от физическото попечителство, където е възможно. В малък бизнес е трудно винаги да се отделя счетоводството за някаква дейност от физическото попечителство или физическата отговорност за тази дейност. Например, трудно е да се отдели счетоводството на инвентара от физическото попечителство или достъпа до този инвентар.

• Обучете служителите да използват QuickBooks. Трябва да обучите служителите да използват QuickBooks, ако имате бизнес от всякакъв размер поради две основни причини:

  • Някой, който знае как да използва QuickBooks, е по-малко вероятно да направи неволни грешки.

  • Разхвърляните счетоводни записи прикриват кражби на служители.

• Затворете своя файл QuickBooks. Ако вземете курс „Принципи на счетоводството“, ще откриете, че приключването означава набор от счетоводни процедури, които някой извършва, за да нулира сметките за приходи и разходи, така че от новата година приходите и разходите да могат лесно да бъдат изчислени. В QuickBooks затварянето означава нещо различно.

  Но все пак искате да затворите файла QuickBooks, за да запазите целостта на вашите данни. Ето как: Изберете командата Редактиране→Предпочитания, изберете Счетоводство, изберете раздела Предпочитания на компанията и след това щракнете върху бутона Задаване на дата/парола за дата на затваряне. Когато QuickBooks ви подкани, посочете крайна дата и парола.

  След като предоставите тази информация, QuickBooks забранява или ограничава потребителите да променят или въвеждат транзакции, датиран преди крайната дата. (Само хора с парола могат да правят промени или да въвеждат транзакции с дати по-рано от крайната дата.)

• Управлявайте своята счетоводна система QuickBooks. Много собственици на бизнес не разглеждат счетоводната система като нещо повече от инструмент за изготвяне на фактури, заплати и информация, необходима за годишната данъчна декларация. За съжаление, тази далечна връзка със счетоводната система означава, че собствениците на фирми често не изпитват голяма нужда да управляват активно това, което се случва със счетоводната система.

  Счетоводната система трябва да бъде инструмент, който използвате за по-добро управление на вашия бизнес. И това може да бъде. Но ако това ще бъде инструмент за по-добро управление на вашия бизнес, трябва да управлявате системата.

  Можете доста лесно да се уверите, че хората правят нещата, които трябва да правят, като създадете някои прости списъци за проверка.

Примерен месечен списък със задачи за счетоводство

Примерен годишен счетоводен списък със задачи