Как да поддържаме добър счетоводен контрол с QuickBooks 2011

Много фирми, след като нараснат до определен размер, трябва да поддържат множество потребители на QuickBooks с достъп до счетоводна информация и възможност в някои случаи да създават счетоводни транзакции. За съжаление, наличието на множество потребители на счетоводна система създава риск за собственика на бизнеса.

Като имат достъп до QuickBooks, потребителите могат или по невнимание да въведат грешки в счетоводната система, или, за съжаление, умишлено да измамят бизнес. Ето списък с някои техники за контрол на QuickBooks, които собственик на бизнес или бизнес мениджър може да използва, за да сведе до минимум неволните грешки и възможността за кражба:

• Редовно сравнявайте броя на физическите запаси със счетоводните записи на инвентара. Този подход постига две неща:

  • Свиването на инвентара се идентифицира бързо.

  • Собственикът на бизнеса може да сведе до минимум свиването на инвентара, като идентифицира вида на инвентара, който най-често се краде или дори когато инвентара е най-често краден.

• Съгласувайте банкови сметки. Едно нещо, което собствениците на бизнес трябва да направят, е да съгласуват собствените си банкови сметки. Често кражба на служители от счетоводен персонал се случва, когато служителите измислят как да пишат чекове на банковата сметка на компанията, които собственикът не вижда. Ако собственикът съгласува банковото извлечение, тя може да сравни счетоводството на банката за сметката със счетоводните записи на QuickBooks на компанията.

• Отделете счетоводството от физическото попечителство, където е възможно. В малък бизнес е трудно винаги да се отделя счетоводството за някаква дейност от физическото попечителство или физическата отговорност за тази дейност. Навсякъде, където можете да отделите физическото попечителство от счетоводството, се появява вградена проверка на грешки. Лицето, което извършва счетоводството, индиректно проверява как физическите попечители се грижат за актива. Можете да помолите своя CPA за помощ при разработването на начини за отделяне на физическото попечителство на активи от счетоводните и счетоводни задължения.

• Обучете служителите как да използват QuickBooks. Трябва да обучите служителите да използват QuickBooks, ако имате бизнес от всякакъв размер поради две основни причини:

  • Някой, който знае как да използва QuickBooks, е по-малко вероятно да направи неволни грешки.

  • Разхвърляните счетоводни записи прикриват кражби на служители. Обучението не само означава по-точни счетоводни записи, но и че е по-малко вероятно да имате среда, благоприятна за кражба или присвояване.

• Управлявайте своята счетоводна система QuickBooks. Счетоводната система трябва да бъде инструмент, който използвате за по-добро управление на вашия бизнес. За да работи системата, трябва да управлявате тази система. Можете доста лесно да се уверите, че хората правят нещата, които трябва да правят, като създадете някои прости списъци за проверка. Можете да ги използвате като отправни точки за изграждане на свой собствен списък с неща, които счетоводителят или офис мениджърът трябва да прави всеки месец или в края на всяка година.

Примерен месечен списък със задачи за счетоводство

• Данните са архивирани и преместени извън сайта

• Съгласувани банкови сметки

• Всички фактури, кредитни известия, извлечения

• Изчистени са всички напрегнати акаунти

• Доставени финансови отчети

• Докладвани изключения (например просрочени фактури, сметки, поръчки за покупка, недостатъчно заредени артикули в инвентара)

Примерен годишен счетоводен списък със задачи

• Коригирайте пробния баланс

• Запишете компактдиск с номера в края на годината за постоянен запис

• Помислете за почистване на файлове с данни, ако са огромни

• Приключете годината, когато наистина е готово