Как да подготвим фактури в QuickBooks 2021

След като завършите цялата предварителна работа, изготвянето на фактура с QuickBooks е бързо. Ако щракването върху бутоните и попълването на текстови полета ви стават старини, пропуснете следния коментар за игра по игра и просто покажете прозореца Създаване на фактури — или като изберете Клиенти→ Създаване на фактури, или щракнете върху иконата Фактури на началната страница. След това попълнете този прозорец и щракнете върху бутона Печат. Ако искате повече помощ от едно изречение, продължете да четете за инструкции стъпка по стъпка.

В следващите стъпки описвам как да създадете най-сложната и ангажирана фактура наоколо: фактура за продукт. Някои полета в продуктовата фактура не се показват в услугата или професионалната фактура, но не се притеснявайте дали вашият бизнес е сервизен или професионален. Създаването на фактура за услуга или професионална дейност работи основно по същия начин като създаването на фактура за продукт; просто попълвате по-малко полета. И имайте предвид, че започвате със Стъпки 1 и 2, независимо какъв тип фактура създавате. Без повече думи, ето как да създадете фактура:

1. Покажете прозореца Създаване на фактури, като изберете Клиенти→ Създаване на фактури.

Появява се прозорецът Създаване на фактури, както е показано.

2. Изберете шаблона или формуляра за фактура, който искате да използвате, от падащото меню Шаблон.

QuickBooks се предлага с предварително дефинирани типове формуляри за фактури, включително Продукт, Професионален, Услуга и (в зависимост от това как сте настроили QuickBooks и коя версия на QuickBooks използвате) шепа други специализирани шаблони за фактури. Кое се появява по подразбиране зависи от това, което сте казали на QuickBooks за вашия бизнес по време на настройката на QuickBooks. Можете също да създадете свой собствен персонализиран шаблон за фактура (или да промените съществуващ).

3. Идентифицирайте клиента и, ако е необходимо, заданието, като използвате падащото меню Клиент: Работа .

Превъртете през падащото меню Клиент: Работа, докато не видите името на клиента или заданието, от което се нуждаете; след това щракнете върху него.

4. (По избор) Задайте клас на фактурата.

Ако използвате класове за проследяване на разходи и приходи, активирайте падащото меню Клас и изберете подходящ клас за фактурата. За да включите или изключите този удобен начин за категоризиране на транзакции (което е излишно за някои бизнеси), изберете Редактиране→ Предпочитания, щракнете върху Счетоводство от лявата страна, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това поставете или изчистете квадратчето Използване на проследяване на класа. (Фигурата не показва менюто на класа.)

Прозорецът Създаване на фактури

5. Посочете датата на фактурата.

Натиснете Tab няколко пъти, за да преместите курсора в текстовото поле Дата. След това въведете правилната дата във формат ММ/ДД/ГГГГ. Можете също да използвате следните секретни кодове, за да промените датата:

• • Натиснете + (символът плюс), за да преместите датата един ден напред.
  • Натиснете – (символът минус), за да преместите датата един ден назад.
  • Натиснете T, за да промените датата на днешна (както е посочено от системното време, предоставено от вътрешния часовник на вашия компютър).
  • Натиснете M, за да промените датата на първия ден от месеца (защото M е първата буква в думата месец ).
  • Натиснете H, за да промените датата на последния ден от месеца (защото H е последната буква в думата месец ).
  • Натиснете Y, за да промените датата на първия ден от годината (защото, както несъмнено се досещате, Y е първата буква в думата година ).
  • Натиснете R, за да промените датата на последния ден от годината (защото R е последната буква в думата година ).

Можете също да щракнете върху бутона в десния край на полето Дата, за да покажете малък календар. За да изберете дата от календара, просто щракнете върху желаната дата. Щракнете върху стрелките в горния ляв и горния десен ъгъл на календара, за да покажете предишния или следващия месец.

6. (По избор) Въведете номер на фактура в текстовото поле № на фактура.

QuickBooks предлага номер на фактура, като добавя 1 към последния номер на фактура, който сте използвали. Можете да приемете това допълнение или, ако трябва да го направите по ваш начин, кликнете върху текстовото поле № на фактура и промените номера на какъвто искате.

7. Поправете адреса на сметката, ако е необходимо.

QuickBooks грабва адреса за фактуриране от списъка с клиенти. Можете да промените адреса за фактурата, като замените част от обичайния адрес за фактуриране. Можете например да вмъкнете друг ред, който гласи Внимание: William Bobbins , ако това е името на лицето, за което трябва да отиде фактурата.

8. Поправете адреса за доставка, ако е необходимо.

Чувствам се като счупен рекорд, но ето сделката: QuickBooks също грабва адреса за доставка от списъка с клиенти. Така че, ако адресът за доставка има нещо необичайно в него само за тази фактура, можете да промените адреса, като замените или добавите информация в адреса за доставка. Имайте предвид, че QuickBooks ще следи всеки от адресите за доставка, които използвате за клиент, така че ако сте използвали адрес за доставка преди, може да сте в състояние да го изберете от падащото меню Доставка до.

9. (По избор... нещо като) Посочете номера на поръчката за покупка в текстовото поле Номер на поръчката.

Ако клиентът издава поръчки за покупка (PO), въведете номера на поръчката за покупка, която разрешава тази покупка. (Само за протокола, PO се произнася pee-oh, а не poh или poo. )

10. Посочете условията за плащане, като изберете опция от падащото меню Условия.

11. (По избор) Назовете търговския представител.

Rep не означава репутация, така че не поставяйте тук трибуквени редакционни коментари (въпреки че бих искал да видя какво можете да направите с три букви). Ако искате да проследявате продажбите от търговски представител, използвайте падащото меню Rep. Просто активирайте менюто, като щракнете върху стрелката му и след това изберете име. Търговските представители могат да включват служители, но могат да включват и други хора, които сте въвели в другите си списъци. За да добавите бързо представител по продажбите, изберете Добавяне на нов и след това използвайте удобните диалогови прозорци, които QuickBooks показва. За да работите със списъка на представителите на продажбите, изберете Списъци→ Списъци с профили на клиенти и доставчици→ Списък на търговски представители.

12. Посочете датата на доставка, ако е нещо различно от датата на фактурата.

За да посочите датата, просто преместете курсора в текстовото поле Доставка и след това въведете датата във формат ММ/ДД/ГГГГ. Можете да преместите курсора, като натиснете Tab или като щракнете върху текстовото поле.

Още един бърз момент: Помните ли всички онези тайни кодове, за които говоря в стъпка 5 за промяна на датата на фактурата? Те също така работят за промяна на датата на доставка.

13. Посочете метода на доставка.

Вероятно се досещате как определяте метода на доставка, но паралелната структура и натрапчивата личност ме принуждават да продължа. Така че, за да посочите метода на доставка, преместете курсора в падащото меню Via и след това изберете метод за доставка от него.

Между другото, можете да добавите нови методи за доставка към менюто, като изберете Добавяне на нов и след това попълните сладкия малък диалогов прозорец, който показва QuickBooks. Създаването на нови методи за доставка е наистина, много лесно.

14. Задайте FOB точката, като използвате текстовото поле FOB.

FOB означава безплатно на борда. Точката FOB е по-важна, отколкото изглежда на пръв поглед — поне в бизнес смисъл — защото FOB точката определя кога настъпва прехвърлянето на собствеността, кой плаща навлото и кой носи рисковете от повреда на стоките по време на доставката.

Ако една пратка е безплатна на борда в пункта за доставка, собствеността върху продаваните стоки се прехвърля върху купувача веднага щом стоките напуснат дока за доставка на продавача. (Не забравяйте, че вие ​​сте продавачът.) В този случай купувачът плаща навлото и носи риска от повреда при доставка. Можете да посочите FOB пункт за доставка като FOB Shipping Point или като име на града. Ако пунктът за доставка е Сиатъл, например, FOB Сиатъл е същото нещо като FOB Shipping Point. Повечето стоки се изпращат като FOB Shipping Point, между другото.

Ако една пратка е безплатна на борда в точката на дестинация , собствеността върху стоките, които се продават, се прехвърля на купувача веднага щом стоките пристигнат на корабния док на купувача. Продавачът плаща превоза и носи риска от повреда при доставката. Можете да посочите FOB дестинационна точка като FOB Destination Point или като име на града. Ако точката на дестинация е Омаха, например, FOB Омаха е същото нещо като FOB Destination Point.

15. Въведете всеки артикул, който продавате.

Преместете курсора на първия ред от списъчното поле Количество/Код на артикула/Описание/Цена Всеки/Сума/Данък. (Добре, знам, че това не е много добро име, но разбирате какво имам предвид, нали?) Трябва да започнете да попълвате редовете, които влизат във фактурата. След като преместите курсора на ред в списъчното поле, QuickBooks превръща полето Код на артикула в падащо меню. Активирайте падащото меню Код на артикула на първия празен ред в списъчното поле и след това изберете елемента.

Когато изберете артикула, QuickBooks попълва текстовите полета Description и Price Every с описанието на продажбите и продажната цена, които сте въвели в списъка с артикули. (Можете да редактирате информацията за тази конкретна фактура, ако е необходимо.) Въведете броя на продадените артикули в текстовото поле Количество. (След като въведете това число, QuickBooks изчислява сумата, като умножи количеството по цена за всяка.) Ако имате нужда от други артикули във фактурата, използвайте останалите празни редове от списъчното поле, за да въведете всеки от тях. Ако сте поставили отметка в квадратчето Облагаем, когато сте добавили артикула към списъка с артикули, думата Данък се появява в колоната Данък, за да посочи, че артикулът ще бъде обложен с данък. Ако артикулът не е облагаем с данъци (или се чувствате като укривател на данъци без основателна причина), щракнете върху колоната Данък и изберете Не.

Можете да поставите толкова артикули във фактура, колкото искате. Ако нямате достатъчно място на една страница, QuickBooks добавя толкова страници, колкото е необходимо към фактурата. Информацията за общата сума на фактурата, разбира се, се намира само на последната страница.

Щракнете върху бутона Добавяне на време/разходи на лентата в горната част на формуляра, за да се покаже диалоговият прозорец Избор на време за таксуване и разходи. Използвайте този диалогов прозорец, за да изберете разходите, които сте присвоили на клиента или заданието. Използвайте раздела Елементи, за да изберете артикули, закупени за заданието. Използвайте раздела Разходи, за да изберете възстановими разходи и въведете информация за надценката. Използвайте раздела Време, за да изберете време за таксуване, записано от програмата Таймер, Седмичния график или прозореца Време/Въвеждане на единична дейност.

16. Въведете всякакви специални позиции, които фактурата трябва да включва.

Ако не сте работили много с файла с елементи на QuickBooks, нямате представа за какво говоря.

За да опишете някой от специалните елементи, активирайте падащото меню Код на артикула на следващия празен ред и след това изберете специалния елемент. След като QuickBooks попълни текстовите полета Description и Price Every, редактирайте тази информация (ако е необходимо). Опишете всеки от другите специални артикули — междинни суми, отстъпки, товари и т.н. — които включвате във фактурата, като попълните празните редове в списъчното поле.

Ако искате да включите артикул с отстъпка и да го приложите към множество артикули, трябва да залепите артикул за междинна сума във фактурата след инвентара или други артикули, които искате да намалите. След това залепете елемент отстъпка директно след елемента Междинна сума. QuickBooks изчислява отстъпката като процент от междинната сума.

17. (По избор) Добавете клиентско съобщение.

Щракнете върху полето Съобщение на клиента, активирайте падащото му меню и изберете умно клиентско съобщение. За да добавите клиентски съобщения към менюто Съобщение на клиента, изберете опцията Добавяне на ново и след това попълнете диалоговия прозорец, който показва QuickBooks. Щракнете върху OK, когато сте готови.

18. Посочете данъка върху продажбите.

Ако сте посочили данъчна ставка в списъка с клиенти, QuickBooks я използва по подразбиране. Ако не е правилно, преместете курсора в полето със списък Данъчни, активирайте падащото меню и изберете правилния данък върху продажбите.

19. (Наистина по избор) Добавете бележка.

Можете да добавите описание на бележка към фактурата, ако желаете. Тази бележка не се отпечатва във фактури - само в извлечението на клиента. Описанията на бележките ви дават начин за съхраняване на информация, свързана с фактура с тази фактура. Фигурата показва завършен прозорец Създаване на фактури.

Завършен прозорец за създаване на фактури

20. Ако искате да отложите отпечатването на тази фактура, поставете отметка в квадратчето Печат по-късно, което се появява на лентата с бутони и полета над основната част на прозореца Създаване на фактури.

21. Запазете фактурата, като щракнете върху бутона Save & New или бутона Save & Close в долната част на прозореца.

QuickBooks запазва фактурата, която е на екрана. Ако щракнете върху Save & New, QuickBooks показва празен прозорец Създаване на фактури, за да можете да създадете друга фактура.

Можете да прелиствате назад и напред през фактурите, които сте създали по-рано, като щракнете върху бутоните Следващ и Предишен (които изглеждат като стрелки наляво и надясно).

Панелът „История“, който се показва в десния край на прозореца „Създаване на фактури“, предоставя два раздела, които са полезни, когато създавате фактури. Разделът Клиент (показан на предходната фигура) предоставя обобщена информация от високо ниво за клиента. Разделът „Транзакция“ (не е показан) предоставя по-подробна информация за дейността на клиента и бутоните, които можете да щракнете, за да разгледате подробностите.

Когато приключите със създаването на фактури, можете да щракнете върху бутона Запазване и затваряне на формуляра за фактура или да натиснете клавиша Esc.