Как да подготвим фактура в QuickBooks Online

Въведете фактури в QBO, за да информирате клиентите, че ви дължат пари за стоки, които сте им продали, или услуги, които сте им изпълнили. В QBO можете да подготвяте фактури и да ги изпращате по имейл или чрез пощенската служба на САЩ.

Когато подготвяте фактура, вие включвате информация за това, което продавате на клиента, като включвате артикули във фактурата. Вие създавате елементи както за услуги, така и за продукти, като използвате списъка с продукти и услуги. За да въведете фактура, изпълнете следните стъпки:

Изберете Транзакции→Продажби, за да се покаже страницата Транзакции за продажби.

Щракнете върху бутона Нова транзакция и от списъка, който се показва, щракнете върху Фактура.

QBO показва прозореца на фактурата, показан тук.

Заглавката и частта Подробности на прозореца Фактура.

Изберете клиент.

QBO показва пощенския адрес на клиента, условията за плащане, датата на фактурата, датата на падежа и опцията Изпращане по-късно. Фигурата също така показва поле на екипаж #, което се появява, тъй като фактурата е персонализирана.

Ако от дясната страна се появи прозорец, той показва транзакции, които може да искате да свържете с фактурата, която създавате.

Отметнете два пъти Датата на фактурата, Крайната дата и Условията и направете подходящ избор в квадратчето Изпращане по-късно.

Ако искате да изпращате фактури по имейл, можете да настроите предпочитанията си в фирмени настройки; щракнете върху иконата на зъбно колело до името на вашата компания и изберете Настройки на компанията.

Попълнете продуктите и услугите, които клиентът купува:

Щракнете в колоната Продукт/Услуга и изберете подходящ артикул за фактурата, която създавате.

Можете да въведете знаци в колоната Продукт/Услуга и QBO ще ви помогне да намерите артикула.

По желание редактирайте колоната Описание за избрания елемент.

Използвайте колоните Qty, Rate и Amount, за да предоставите количеството на избрания артикул, който продавате, цената, която таксувате за всеки артикул, и сумата, която клиентът трябва да плати. Когато предоставите които и да е две от стойностите за количество, процент и количество, QuickBooks изчислява третата стойност.

Ако е подходящо, поставете отметка в квадратчето Данък.

Повторете стъпки от a до d, за да добавите още артикули към фактурата.

Можете да превъртите надолу в прозореца Фактура, както е показано тук, и да изберете ставка на данък върху продажбите и, ако е подходящо, сума или процент отстъпка.

Използвайте долната част на прозореца Фактура, за да обработвате данък върху продажбите, информация за отстъпки, съобщения и прикачени файлове.

Виждате опцията „Ставка на данък върху продажбите“ върху фактури само ако сте включили функцията „Данък върху продажбите“, като изберете Данък върху продажбите→ Задаване на ставки на данък върху продажбите.

Можете също да приложите отстъпка към фактурата, ако сте включили предпочитанието на компанията да се показва полето Отстъпка; въведете съобщение до клиента; въведете информация в полето Забележка за изявление, която QBO прехвърля директно към всяко изявление, което създадете в бъдеще; и приложите електронен документ към фактурата.

Ако в диалоговия прозорец Настройки на компанията включите предпочитанието да се показва полето Депозит в долната част на фактурата, можете да го използвате, за да намалите сумата на фактурата със сумата на депозита, платена от клиента.

Можете да контролирате дали отстъпката е отстъпка преди облагане с данъци или след облагане с данъци, като щракнете върху превключвателя, който се показва вляво от полетата отстъпка и данък върху продажбите. Щракването върху превключвателя сменя позицията на двете кутии; когато полето Отстъпка се появи отгоре, отстъпката е преди облагане с данъци.

За да прикачите електронен документ към фактурата, щракнете в полето Прикачени файлове и отидете до документа или плъзнете и пуснете електронното копие в полето Прикачени файлове.

В долната част на прозореца можете

• Анулирайте фактурата или изчистете прозореца и започнете отново.

• Щракнете върху Печат или Преглед, за да отпечатате или прегледате фактурата.

• Щракнете върху Направи повтаряща се, за да настроите фактурата като повтаряща се фактура, която възнамерявате да изпратите по график, който сте посочили.

• Щракнете върху Персонализиране, за да персонализирате формуляра за фактура.

• Щракнете върху Запиши, за да зададете номер на фактура и да запишете фактурата в QBO.

• Щракнете върху Запазване и изпращане, за да зададете номер на фактура, да запазите фактурата и да изпратите копие по имейл до клиента.

Появява се прозорец, в който можете да напишете имейл съобщение и да разгледате предварителен преглед на фактурата. След като изпратите фактурата си, информацията за часа и датата на имейла се появява в заглавката.

Можете да щракнете върху стрелката до Запиши и изпрати и след това да изберете Запиши и ново, за да запазите фактурата и да започнете нова, или да изберете Запиши и затвори, за да запазите фактурата и да затворите прозореца Фактура. Избраната от вас опция ще се появи следващия път, когато покажете прозореца Фактура. Всъщност във всеки прозорец за транзакция изборът, който правите, се появява следващия път, когато отворите прозореца.