Как да подготвим фактура в QuickBooks 2016

След като завършите цялата предварителна работа, изготвянето на фактура с QuickBooks 2016 е бързо. Без повече думи, ето как да създадете фактура:

Покажете прозореца Създаване на фактури, като изберете Клиенти → Създаване на фактури.

Появява се прозорецът Създаване на фактури.

Прозорецът Създаване на фактури.

Изберете шаблона или формуляра за фактура, който искате да използвате, от падащия списък Шаблон, разположен в горния десен ъгъл.

Кое се появява по подразбиране зависи от това, което сте казали на QuickBooks за вашия бизнес по време на настройката на QuickBooks. Можете също да създадете свой собствен.

Идентифицирайте клиента и, ако е необходимо, заданието, като използвате падащия списък Customer:Job.

Превъртете през падащия списък Customer:Job, докато не видите името на клиента или заданието, от което се нуждаете; след това щракнете върху него.

(По избор) Задайте клас на фактурата.

Ако използвате класове за проследяване на разходи и приходи, активирайте падащия списък Клас и изберете подходящ клас за фактурата. За да включите или изключите този удобен начин за категоризиране на транзакции, изберете Редактиране → Предпочитания, щракнете върху Счетоводство вляво, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това поставете или премахнете отметката от квадратчето Използване на проследяване на класа.

Дайте датата на фактурата.

Натиснете Tab няколко пъти, за да преместите курсора в текстовото поле Дата. След това въведете правилната дата във формат ММ/ДД/ГГГГ. Можете също да използвате следните секретни кодове, за да промените датата:

• Натиснете + (символът плюс), за да преместите датата един ден напред.

• Натиснете – (символът минус), за да преместите датата един ден назад.

• Натиснете T, за да промените датата на днешна.

• Натиснете M, за да промените датата на първия ден от месеца.

• Натиснете H, за да промените датата на последния ден от месеца.

• Натиснете Y, за да промените датата на първия ден от годината.

• Натиснете R, за да промените датата на последния ден от годината.

Можете също да щракнете върху бутона от дясната страна на полето Дата, за да се покаже малък календар. За да изберете дата от календара, просто щракнете върху желаната дата.

(По избор) Въведете номер на фактура в текстовото поле № на фактура.

Поправете адреса на сметката, ако е необходимо.

QuickBooks грабва адреса за фактуриране от списъка с клиенти.

Поправете адреса за доставка, ако е необходимо.

QuickBooks също така грабва адреса за доставка от списъка с клиенти.

(По избор… нещо като) Посочете номера на поръчката за покупка в текстовото поле Номер на поръчката.

Ако клиентът издава поръчки за покупка (PO), въведете номера на поръчката за покупка, която разрешава тази покупка.

Посочете условията за плащане, като изберете опция от падащия списък Условия.

(По избор) Назовете търговския представител.

Ако искате да проследявате продажбите от търговски представител, използвайте падащия списък Rep. За да добавите бързо представител по продажбите, изберете Добавяне на нов и след това използвайте удобните диалогови прозорци, които QuickBooks показва. За да работите със списъка на представителите на продажбите, изберете Списъци → Списъци с профили на клиенти и доставчици → Списък на търговски представители.

Посочете датата на доставка, ако е нещо различно от датата на фактурата.

Посочете метода на доставка.

Задайте FOB точката, като използвате текстовото поле FOB.

FOB означава свободно на борда. Точката FOB е по-важна, отколкото изглежда на пръв поглед, защото FOB точката определя кога настъпва прехвърлянето на собствеността, кой плаща навлото и кой носи рисковете от повреда на стоките по време на доставката.

Ако пратка е безплатна на борда на пункта за доставка, собствеността върху продаваните стоки се прехвърля върху купувача веднага щом стоките напуснат дока за доставка на продавача. В този случай купувачът заплаща транспорта и носи риска от повреда при транспортиране.

Ако пратка е безплатна на борда в точката на местоназначение, собствеността върху стоките, които се продават, се прехвърля на купувача веднага щом стоките пристигнат на корабния док на купувача. Продавачът плаща превоза и носи риска от повреда при доставката.

Въведете всеки артикул, който продавате.

Преместете курсора на първия ред от списъчното поле Количество/Код на артикула/Описание/Цена Всеки/Сума/Данък. След като преместите курсора на ред в списъчното поле, QuickBooks превръща полето Код на артикула в падащ списък. Активирайте падащия списък Код на артикула на първия празен ред в списъчното поле и след това изберете елемента.

Ако имате нужда от други елементи във фактурата, използвайте останалите празни редове от списъчното поле, за да въведете всеки от тях.

Въведете всички специални елементи, които фактурата трябва да включва.

За да опишете някой от специалните елементи, активирайте падащия списък Код на артикула на следващия празен ред и след това изберете специалния елемент.

Ако искате да включите артикул с отстъпка и да го приложите към множество артикули, трябва да залепите артикул за междинна сума във фактурата след инвентара или други артикули, които искате да намалите. След това залепете елемент отстъпка директно след елемента Междинна сума. QuickBooks изчислява отстъпката като процент от междинната сума.

(По избор) Добавете клиентско съобщение.

Щракнете в полето Съобщение на клиента, активирайте неговия падащ списък и изберете умно клиентско съобщение. За да добавите съобщения на клиенти към списъка с съобщения на клиенти, изберете опцията Добавяне на ново и след това попълнете диалоговия прозорец, който показва QuickBooks.

Посочете данъка върху продажбите.

Ако не е правилен, преместете курсора в полето за данъчен списък, активирайте падащия списък и изберете правилния данък върху продажбите.

(Наистина по избор) Добавете бележка.

Можете да добавите описание на бележка към фактурата, ако желаете. Тази бележка не се отпечатва върху фактури - само в извлечението на клиента.

Завършен прозорец за създаване на фактури.

Ако искате да отложите отпечатването на тази фактура, поставете отметка в квадратчето Печат по-късно, което се появява с лентата от бутони и полета над основната част на прозореца Създаване на фактури.

Запазете фактурата, като щракнете върху бутона Запиши и ново или бутона Запиши и затвори в долната част на прозореца.

QuickBooks запазва фактурата, която е на екрана.