Как да подготвим кредитно известие в QuickBooks 2021

Кредитните известия могат да бъдат удобни начини за коригиране на грешки при въвеждане на данни, които не сте намерили или коригирали по-рано. Кредитните известия също са удобни начини за справяне с неща като връщане на клиенти и възстановяване на суми. Ако сте подготвили фактура или две навреме, ще откриете, че изготвянето на кредитно известие на QuickBooks е много по-лесно от използването на старомодни методи.

Следващите стъпки описват как да създадете най-сложния и ангажиран вид кредитно известие: продуктово кредитно известие. Създаването на услуга или професионално кредитно известие обаче работи по принцип по същия начин. Просто попълвате по-малко полета.

За да създадете продуктово кредитно известие, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Клиенти→ Създаване на кредитни известия/възстановявания или щракнете върху иконата Възстановявания и кредити в секцията Клиент на началната страница, за да се покаже прозорецът Създаване на кредитни известия/Възстановявания (както е показано).

Прозорецът Създаване на кредитни известия/възстановявания

2. Идентифицирайте клиента и, ако е необходимо, заданието в падащото меню Клиент: Работа.

Можете да изберете клиента или работа от списъка, като щракнете върху него.

3. (По избор) Посочете клас за кредитното известие.

Ако използвате класове за категоризиране на транзакции, активирайте падащото меню Клас и изберете подходящия клас за кредитното известие.

4. Дата на кредитното известие (въпреки че стабилността е по избор).

Натиснете Tab, за да преместите курсора в текстовото поле Дата. След това въведете правилната дата във формат ММ/ДД/ГГГГ.

5. (По избор) Въведете номер на кредитно известие.

QuickBooks предлага номер на кредитно известие, като добави 1 към последния номер на кредитното известие, който сте използвали. Можете да приемете номера или раздела в текстовото поле Кредитен номер, за да промените номера на каквото искате.

6. Поправете адреса на клиента, ако е необходимо.

QuickBooks грабва адреса за фактуриране от списъка с клиенти. Можете да промените адреса на кредитното известие, като замените част от обичайния адрес за фактуриране. Обикновено трябва да използвате същия адрес за кредитното известие, който използвате за оригиналната фактура или фактури.

7. (По избор... нещо като) Предоставете номера на поръчката.

Ако кредитното известие коригира общия оставащ баланс по поръчка на клиента, вероятно трябва да въведете номера на поръчката в текстовото поле No.

Ето моята логика относно това предложение, за тези читатели, които се интересуват: Ако сте таксували на клиента си $1000 на поръчка № 1984, която разрешава покупка за $1,000, вие сте изразходвали цялата поръчка – поне според служителя на клиентските задължения, който обработва вашите фактури. Ако се уверите, че кредитно известие за $1000 е идентифицирано като свързано с PO № 1984, вие по същество освобождавате баланса за покупка от $1,000, което може да означава, че можете да използвате или таксувате отново поръчката за поръчка.

8. Ако клиентът върне артикули, опишете всеки артикул.

Преместете курсора на първия ред на текстовото поле Артикул/Описание/Количество/Ставка/Сума/Данък. В първия празен ред на полето активирайте падащото меню Елемент и след това изберете елемента. QuickBooks попълва текстовите полета Описание и Оценка с каквото и описание на продажбите и продажната цена, които сте въвели в списъка с артикули. (Можете да редактирате тази информация, ако желаете, но това не е необходимо.) Въведете броя на артикулите, които клиентът връща (или не плаща) в текстовото поле Количество. (След като въведете това число, QuickBooks изчислява сумата, като умножи количеството по тарифа.) Въведете всеки артикул, който клиентът връща, като попълните празните редове на списъчното поле.

В случай на артикули от инвентара, QuickBooks приема, че елементите, които показвате в кредитно известие, се връщат в инвентара. Искате да коригирате физическия брой на инвентара си, ако непродадените артикули бъдат върнати.

Както при фактурите, можете да поставите толкова артикули в кредитно известие, колкото искате. Ако нямате достатъчно място на една страница, QuickBooks продължава да добавя страници към кредитното известие, докато не приключите. Общата информация, разбира се, е на последната страница.

9. Опишете всякакви специални елементи, които трябва да включва кредитното известие.

Ако искате да издадете кредитно известие за други артикули, които се появяват в оригиналната фактура — товари, отстъпки, други такси и т.н. — добавете описания на всеки артикул към списъка с артикули.

За да добавите описания на тези елементи, активирайте падащото меню Елемент на следващия празен ред и след това изберете специалния елемент. (Активирате списъка, като щракнете върху полето, за да го превърнете в падащо меню и след това щракнете върху стрелката надолу в полето, за да получите достъп до менюто.) След като QuickBooks попълни текстовите полета за описание и оценка, редактирайте тази информация (ако е необходимо). Въведете всеки специален артикул — междинна сума, отстъпка, навло и т.н. — който посочвате в кредитното известие.

Ако искате да включите артикул с отстъпка, трябва да залепите артикул за междинна сума в кредитното известие след инвентара или други артикули, които сте отстъпили. След това залепете елемент отстъпка директно след елемента Междинна сума. Когато направите това, QuickBooks изчислява отстъпката като процент от междинната сума.

10. (По избор) Добавете клиентско съобщение.

Активирайте падащото меню Съобщение на клиента и изберете умно клиентско съобщение.

11. Посочете данъка върху продажбите.

Преместете курсора в полето със списък с данъци, активирайте падащото меню и след това изберете правилния данък върху продажбите.

12. (По избор, но наистина добра идея) Добавете бележка.

Можете да използвате текстовото поле за бележка, за да добавите описание на известието към кредитното известие. Можете да използвате това описание, за да обясните причините си за издаване на кредитното известие и да направите препратка към оригиналната фактура или фактури, например. Имайте предвид, че полето Бележка се отпечатва в изявлението на клиента.

13. Ако искате да отложите отпечатването на това кредитно известие, поставете отметка в квадратчето Печат по-късно.

Искам да отложа разговора за това какво прави поставянето на отметка в квадратчето Печат по-късно, докато не завърша обсъждането на създаването на кредитно известие. Покритието на отпечатване на фактури и кредитни известия се появява в по-късен раздел.

14. Запазете кредитното известие.

За да запазите завършено кредитно известие, щракнете върху бутона Запиши и ново или Запиши и затвори. QuickBooks показва диалогов прозорец, който пита какво искате да направите с кредитното известие: Запазете кредита, върнете сумата или приложите кредита към фактура. Направете своя избор, като щракнете върху бутона, който съответства на това, което искате да направите. Ако изберете Прилагане към фактура, QuickBooks иска допълнителна информация. QuickBooks запазва кредитното известие, което е на екрана, и ако сте щракнали върху Запиши и ново, показва празен прозорец Създаване на кредитни известия/Възстановяване на средства, така че можете да създадете друго кредитно известие. (Обърнете внимание, че можете да прелиствате напред-назад през кредитните известия, които сте създали по-рано, като щракнете върху бутоните Следващ и Предишен.) Когато приключите със създаването на кредитни известия, можете да щракнете върху бутона Затваряне на формуляра за кредитно известие.

Ако посочите, че искате да отпечатате чек за възстановяване на сумата, QuickBooks показва прозореца Write Checks и автоматично попълва чека, свързвайки го с бележката.