Как да плащате сметки с QuickBooks 2014

Ако използвате QuickBooks, за да следите сметките, които дължите, не използвате прозореца Write Checks, за да записвате сметките, които искате да платите. По-скоро казвате на QuickBooks да покаже списък с тези неплатени сметки, които вече сте записали — и след това избирате кои сметки да плати QuickBooks и банковата сметка, на която QuickBooks трябва да напише чека.

Следвайте тези стъпки, за да плащате сметки по този начин:

1Изберете командата Доставчици→Плащане на сметки.

QuickBooks показва прозореца за плащане на сметки. Използвате прозореца Pay Bills, за да опишете плащането, което искате да извършите.

2Опишете кои сметки искате да платите.

Използвайте бутоните за избор Покажи сметки в горната част на прозореца Плащане на сметки, за да определите какво искате да видите. Изберете бутона за избор "Дължи на или Преди", за да се показват само тези сметки, които са дължими на или преди определената дата.

За да посочите датата, въведете датата в полето Край на или Преди. За да видите списък с всички сметки, които трябва да платите, изберете бутона за избор Покажи всички сметки.

Можете да използвате падащия списък Сортиране по, за да изберете реда, който QuickBooks използва за изброяване на вашите сметки. Например, можете да сортирате сметките по дата на падежа, дата на отстъпка, доставчик и дължима сума.

3 Изберете сметките, които искате да платите.

За да изберете сметки, които искате да платите, щракнете върху колоната за проверка. (Колоната за проверка е най-лявата колона в списъка с неплатени сметки; оглавява се от отметка.) Когато щракнете върху колоната за проверка, QuickBooks маркира сметката с отметка. Отметката казва на QuickBooks, че искате да платите тази сметка.

За да премахнете избора на сметка, щракнете отново върху колоната за проверка. QuickBooks премахва отметката.

4 (По избор) Прегледайте конкретна сметка.

Можете да прегледате подробна информация за конкретна сметка, като първо щракнете върху сметката, за да я маркирате в списъка, и след това щракнете върху бутона Отиди към сметката. Когато направите това, QuickBooks отваря прозореца Въвеждане на сметки, показвайки информацията за сметката. За да затворите прозореца Въвеждане на сметки, щракнете върху бутона Затвори.

5 Задайте отстъпката.

Ако щракнете върху бутона Задаване на отстъпка, QuickBooks показва раздела Отстъпка на диалоговия прозорец Отстъпки и кредити. Можете да използвате раздела Отстъпка, за да въведете сума за отстъпка за сметката. Ако въведете сума за отстъпка за сметката, вие въвеждате и сметката за отстъпка. Това е сметката, която се кредитира за намалението — отстъпката — в правилната сума.

6 Задайте кредита и щракнете върху Готово.

Ако щракнете върху бутона Задаване на кредити в прозореца Плащане на сметки, QuickBooks показва раздела Кредити на диалоговия прозорец Отстъпки и кредити. Разделът Кредити изброява всички кредитни известия от този доставчик. За да приложите кредитно известие към сумата, дължима на доставчик, щракнете върху бутона Задаване на кредити. QuickBooks маркира приложените кредити, като поставя отметка в маркираната колона.

Когато завършите работата си с диалоговия прозорец Отстъпки и кредити, щракнете върху бутона Готово, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към прозореца Плащане на сметки.

Щракнете върху бутона Изчистване в диалоговия прозорец Отстъпки и кредити, за да изчистите приложените кредити, показани в раздела Кредити.

7 Използвайте падащия списък Payment Account, за да изберете банковата сметка, която да се използва за извършване на плащания.

Крайното салдо за банковата сметка показва падащия списък Сметка.

8 Използвайте падащия списък Метод на плащане, за да изберете метода на плащане.

Ако искате да плащате сметките си с чек, например, изберете Чек. Ако приемем, че ще отпечатате чековете в QuickBooks, изберете радио бутона „Да бъдат отпечатани“; в противен случай изберете бутона за избор Присвояване на контролен номер, за да накарате QuickBooks да присвои следващия пореден номер за проверка.

Можете също да плащате сметки по други методи, като например с кредитна карта и чрез онлайн плащане (ако сте настроени за онлайн плащане или онлайн банкиране).

9 Използвайте полето Дата на плащане, за да запишете датата на плащане.

Този запис взаимодейства с записа Метод на плащане. Датата на плащане, която сте задали, например, влияе върху кога се извършва онлайн плащане. Датата на плащане също съответства на датата, която е показана на отпечатаните чекове.

10След като изберете сметките, които искате да платите, и опишете как искате да ги платите, щракнете върху Pay Selected Bills.

QuickBooks записва платежните транзакции в банковата сметка за плащане на избраните сметки и затваря прозореца Pay Bills.

11 Завършете задачата си.

Все още трябва да отпечатате всички неразпечатани чекове, необходими за плащане на сметки, ако използвате чекове за плащане на сметките. Освен това трябва да изпратите всички инструкции за онлайн плащане, необходими за плащане на сметките, ако сте избрали да плащате сметките по този начин. Ако ще пишете чекове на ръка, очевидно трябва да напишете чековете на ръка и след това да ги изпратите по пощата.

С други думи, всичко, което QuickBooks прави в този момент, е да записва платежните транзакции във файла с данни на QuickBooks. Трябва да отпечатате чековете, да изпратите инструкциите за онлайн плащане или да напишете чековете на ръка!