Как да плащате сметки с QuickBooks 2012

Ако използвате QuickBooks 2012, за да следите сметките, които дължите, не използвате прозореца Write Checks, за да записвате сметките, които искате да платите. По-скоро казвате на QuickBooks да покаже списък с тези неплатени сметки, които вече сте записали — и след това избирате кои сметки QuickBooks да плати и банковата сметка, от която QuickBooks трябва да изпише чека.

Следвайте тези стъпки, за да плащате сметки по този начин:

Изберете командата Доставчици→Плащане на сметки.

QuickBooks показва прозореца за плащане на сметки. Използвате прозореца Pay Bills, за да опишете плащането, което искате да извършите.

Опишете кои сметки искате да платите.

Използвайте бутоните за избор Покажи сметки в горната част на прозореца Плащане на сметки, за да определите какво искате да видите. Изберете бутона за избор "Дължи на или Преди", за да се показват само тези сметки, които са дължими на или преди определената дата.

За да посочите датата, въведете датата в полето Край на или Преди. За да видите списък с всички сметки, които трябва да платите, изберете бутона за избор Покажи всички сметки.

Можете да използвате падащия списък Сортиране на сметки по, за да изберете реда, който QuickBooks използва за изброяване на вашите сметки. Например, можете да сортирате сметките по дата на падежа, дата на отстъпка, доставчик и дължима сума.

Изберете сметките, които искате да платите.

За да изберете сметки, които искате да платите, щракнете върху колоната за проверка. Колоната за проверка е най-лявата колона в списъка с неплатени сметки - оглавява се от отметка. Когато щракнете върху колоната за проверка, QuickBooks маркира сметката с отметка.

Отметката казва на QuickBooks, че искате да платите тази сметка. За да премахнете избора на сметка, щракнете отново върху колоната за проверка. QuickBooks премахва отметката.

(По избор) Прегледайте конкретна сметка.

Можете да прегледате подробна информация за конкретна сметка, като първо щракнете върху сметката, за да я маркирате в списъка, а след това щракнете върху бутона Отиди към сметката. Когато направите това, QuickBooks показва прозореца Въвеждане на сметки с информацията за сметката. За да затворите прозореца Въвеждане на сметки, щракнете върху бутона Затвори.

Задайте отстъпката и кредита.

Ако щракнете върху бутона Задаване на отстъпка, QuickBooks показва раздела Отстъпка на прозореца Отстъпки и кредити. Можете да използвате раздела Отстъпка, за да въведете сума за отстъпка за сметката. Ако въведете сума за отстъпка за сметката, вие въвеждате и сметката за отстъпка. Това е сметката, която се кредитира за намалението — отстъпката — в правилната сума.

Ако щракнете върху бутона Задаване на кредити, QuickBooks показва раздела Кредити на диалоговия прозорец Отстъпки и кредити. Разделът Кредит изброява всички кредитни известия от този доставчик. За да приложите кредитно известие към сумата, дължима на доставчик, щракнете върху бутона Задаване на кредити. QuickBooks маркира приложените кредити, като поставя отметка в маркираната колона.

Когато завършите работата си с диалоговия прозорец Отстъпки и кредити, щракнете върху бутона Готово, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към прозореца Плащане на сметки.

Щракнете върху бутона Изчистване в диалоговия прозорец Отстъпки и кредити, за да изчистите приложените кредити, показани в раздела Кредити.

Използвайте падащия списък Платежна сметка, за да изберете банковата сметка, която да се използва за извършване на плащания.

Крайното салдо за банковата сметка показва падащия списък Платежна сметка.

Използвайте падащия списък Метод на плащане, за да изберете метода на плащане.

Ако искате да плащате сметките си с чек, например, изберете Чек. Ако приемем, че ще отпечатате чековете в QuickBooks, изберете радиобутона „Да бъде отпечатан“ (в противен случай изберете радио бутона „Присвояване на чек номер“, за да накарате QuickBooks да присвои следващия пореден номер на проверка).

Можете също да плащате сметки по други методи, като например с кредитна карта и чрез онлайн плащане (ако сте настроени за онлайн плащане или онлайн банкиране).

Използвайте полето Дата на плащане, за да запишете желаната дата на плащане.

Записът за дата на плащане взаимодейства с записа на метода на плащане. Датата на плащане, която сте задали, например, влияе върху кога се извършва онлайн плащане. Датата на плащане също съответства на датата на чека, която е показана на отпечатаните чекове.

След като изберете сметките, които искате да платите, и опишете как искате да ги платите, щракнете върху Pay Selected Bills, за да платите избраните сметки.

QuickBooks записва платежните транзакции в банковата сметка за плащане на избраните сметки. QuickBooks също затваря прозореца Pay Bills.

Завършете задачата си.

Все още трябва да отпечатате всички неразпечатани чекове, необходими за плащане на сметки, ако използвате чекове за плащане на сметките. Освен това трябва да изпратите всички инструкции за онлайн плащане, необходими за плащане на сметките, ако сте избрали да плащате сметките по този начин.

Ако ще пишете чекове на ръка, очевидно трябва да напишете чековете на ръка и след това да ги изпратите по пощата. С други думи, всичко, което QuickBooks прави в този момент, е да записва във файла с данни на QuickBooks платежните транзакции. Това все още не се е отразило на транзакциите. Трябва да отпечатате чековете, да изпратите инструкциите за онлайн плащане или да напишете чековете на ръка!