Как да плащате сметките си в QuickBooks 2015

Ако сте направили всичко правилно и сте записали правилно сметките си, писането на чекове с QuickBooks 2015 е бързо. И това ще ви спести цялото това време, прегърбени над чекова книжка. Просто следвайте тези стъпки:

Изберете Доставчици→Плащане на сметки.

Като алтернатива щракнете върху иконата за плащане на сметки, разположена на началната страница. Виждате прозореца за плащане на сметки.

Променете датата на плащане (в долната част) на датата, която искате да се показва на чековете.

По подразбиране това поле показва днешната дата. Ако искате друга дата на чека за плащане — например, ако публикувате чека — променете тази дата.

Задайте крайна дата за показване на сметки.

В полето Показване на дължимите сметки на или преди датата кажете на QuickBooks кои сметки да покаже, като въведете дата. Ако искате да видите всички сметки, изберете бутона за опция Покажи всички сметки.

Използвайте падащия списък Сортиране по, за да кажете на QuickBooks как да сортира сметките.

Можете да подредите сметките по дата на падежа с най-старите сметки, изброени първи, да ги подредите по азбучен ред по доставчик или да ги подредите от най-големите към най-малките.

Определете кои сметки да платите.

Ако искате да платите всички сметки в диалоговия прозорец, щракнете върху бутона Избор на всички сметки. Ако искате да изчистите всички сметки, които сте маркирали, щракнете върху бутона Изчистване на избраните. Ако искате да изберете и да изберете, щракнете вляво от датата на падежа на сметката, за да платите сметката. Имайте предвид, че след като приложите плащане, бутонът Изчистване на избора замества бутона Избор на всички сметки.

Променете сумата. за плащане, ако искате да платите само част от сметката.

Точно така - можете да платите само част от сметката, като промените номера в сумата. до колона Плащане.

Вземете отстъпката за ранно плащане върху сметките си, ако има такава.

Може да имате право на отстъпка за ранно плащане за някои сметки. За да разберете каква отстъпка получавате, щракнете върху Amt. за плащане и след това щракнете върху бутона Задаване на отстъпка, за да видите раздела Отстъпка на диалоговия прозорец Отстъпка и кредити.

Използвайте полето Сума на отстъпката в раздела Отстъпка, за да посочите сумата на отстъпката в долари. Използвайте полето Сметка за отстъпка в раздела Отстъпка, за да посочите коя сметка да се използва за записване на парите, спестени чрез отстъпката.

Вземете списък с кредитни известия, които можете да приложите към плащането.

Щракнете върху бутона Задаване на кредити, за да видите раздела Кредити на диалоговия прозорец Отстъпки и кредити. Ако искате да използвате един от изброените кредити, за да намалите сумата на сметката, щракнете върху него и след това щракнете върху Готово.

Изберете дата на плащане, метод и банкова сметка.

Използвайте полето Дата в областта на плащане, за да посочите кога сметката трябва да бъде платена, падащия списък Метод, за да изберете начина на плащане, който искате да използвате (Чек или кредитна карта), и падащия списък Сметка, за да изберете банковата сметка от кое плащане ще бъде извършено.

Ако сте се абонирали и сте настроили функцията за онлайн плащане на сметки QuickBooks, имате друг избор на начин на плащане: онлайн плащане.

Ако планирате да отпечатате чека, изберете бутона с опцията Да бъде отпечатан.

Много фирми използват QuickBooks, за да следят чековете, но вместо да отпечатват чековете, служителите ги пишат на ръка. Ако вашият бизнес използва този метод, изберете бутона за опция Присвояване на чек номер. След това, когато QuickBooks попита как трябва да номерира чека, или дайте номера, като го напишете в съответното поле, или кажете на QuickBooks автоматично да номерира чека.

Щракнете върху бутона Плащане на избраните сметки, за да платите сметките.

QuickBooks показва диалогов прозорец Резюме на плащане, който изброява сметките, които сте платили, и изброява плащанията. Можете да щракнете върху бутона „Плащане на повече сметки“ на Резюме на плащанията, за да се върнете в прозореца „Плащане на сметки“ и да изберете други сметки за плащане.

Или можете да щракнете върху бутона Печат на чекове на Резюме на плащане, за да предприемете следващата стъпка за плащане на сметки: отпечатване на чекове за плащане на сметките. Ако щракнете върху Печат на чекове, QuickBooks ви превежда през процеса на отпечатване на чекове.

Още една малка счетоводна дреболия. Когато все пак платите сметка, QuickBooks влиза в регистъра на задълженията и отбелязва, че сте платили тези сметки; след това влиза в регистъра и "записва" чека или чековете.

Тук виждате плащана сметка от $1000 от Bertha's Workshop.

QuickBooks показва първоначалната сума на сметката като сумата, която е платена, а не първоначалната сума на сметката минус отстъпката за ранно плащане. Трябва да използва този метод, за да изплати напълно сметката.

В регистъра на задълженията по сметки виждате BILLPMT в колоната Тип и платената сума в колоната Платено. Колоните Краен срок и Фактуриране вече са празни.

В регистъра на банковите сметки отново виждате BILLPMT в колоната Тип.

Но не се заблуждавайте – тези сметки все още не са платени. Разбира се, те се плащат в ума на QuickBooks, но умът на QuickBooks се простира само до металната (или модерната пластмасова) кутия, която държи вашия компютър. Все още трябва да напишете или отпечатате чековете и да ги доставите на получателите.

Ако ще пишете чековете на ръка, въведете номерата на чековете от вашата собствена чекова книжка в колоната Номер на регистъра на QuickBooks. Искате тези числа да се въртят, а не да вървят.

И още нещо: Ако въведете сметка, абсолютно трябва да използвате командата Pay Bills, за да запишете плащането, което изплаща сметката. Ако не направите това, неплатената сметка просто ще остане там завинаги, самотна и изоставена.