Как да плащате на служителите в QuickBooks 2019 Basic Payroll

За самостоятелно заетите лица или собствениците на малък бизнес QuickBooks 2019 предоставя две възможности за плащане на служителите „направи си сам“: Основна заплата (което обикновено означава, че вашият счетоводител ви помага с формулярите за данък върху заплатите) и Подобрена заплата (което означава, че QuickBooks помага вие с формулярите за данък върху заплатите). С опцията Basic Payroll вие вършите по-голямата част от работата сами, но не плащате много за обработката на вашата ведомост.

Трета опция за заплати ще бъде QuickBooks Assisted Payroll. С тази опция вие се справяте с плащането на служителите си в QuickBooks, а след това Intuit обработва данъчните плащания и подаването на необходимите формуляри за данък върху заплатите.

Настройте QuickBooks 2019 Basic Payroll

За да настроите заплатите „направи си сам“, преминавате през уеб-базирано интервю. За да започнете това интервю, изберете Служители → Payroll → Включете Payroll в QuickBooks. QuickBooks показва показаната страница.

Първата уеб страница за настройка на заплатите.

Може да се наложи да щракнете върху бутон, за да разгънете прозореца Включване на заплатата в QuickBooks, така че да видите както основните, така и подобрените опции. По същество, ако изберете опцията Основна заплата, вие или вашият счетоводител ще трябва да преведете данъци върху заплатите и след това да подготвите и подадете данъчни декларации за заплати. Ако изберете опцията Enhanced Payroll, QuickBooks ще ви помогне да преведете данъците върху заплатите и след това да подготвите (или най-вече) декларациите за данък върху заплатите вместо вас.

Избирате опцията за заплати, която искате, като щракнете върху бутона Опитайте безплатно. QuickBooks показва друга страница с информация, която описва вашите опции за плащане и всякакви специални отстъпки. (Понякога получавате по-добри цени и специална отстъпка, като се регистрирате за една година, например.)

Цените на Intuit за услугите за заплати се променят, но към момента, в който пиша (лятото на 2018 г.), услугата Basic Payroll струва около $250 на година, а услугата Enhanced Payroll струва приблизително $400 на година. Всеки разход се увеличава в зависимост от броя на служителите, които имате, и броя на издадените чекове.

За да изберете опцията Основна заплата, щракнете върху бутона Продължи, когато QuickBooks покаже следващия екран с допълнителна информация за цените и функциите на тази опция. Тогава QuickBooks събира информация за вашата кредитна карта (за да може да ви таксува за услугата).

Регистрирайте се за услуга за заплати

За да се регистрирате за услугата за заплати, след като сте избрали конкретна опция, попълвате серия от формуляри на уеб страници. По пътя въвеждате името и адреса на вашата фирма и давате идентификационния номер на работодателя на вашата фирма (EIN). За да се придвижите през формуляри на уеб страницата, щракнете върху бутоните Продължи и Назад. QuickBooks ви превежда през процеса на регистрация много ефективно. Просто следвайте инструкциите на екрана, за да опишете как вашата компания обработва заплатите.

Но позволете ми да предупредя: Когато настроите информация за вашата компания за заплати, QuickBooks иска куп информация. Трябва да опишете напълно как плащате на служителите си, на кого превеждате удръжки и други подобни неща. Прочетете внимателно инструкциите, предоставени от QuickBooks, което отнема известно време. Ако изпаднете в затруднение, може да искате да получите помощ от външен счетоводител, за да настроите услугата Enhanced Payroll или да помислите за опцията Assisted Payroll.

Настройте служители

След като настроите информацията за вашата компания за заплати, вие сте готови да настроите служители за заплати. Като част от основния процес на настройка на заплатите, QuickBooks показва уеб страница, където можете да добавите вашите служители. Можете също да добавите служители, като покажете Центъра за служители. (Изберете Служители → Център за служители и щракнете върху бутона Нов служител.) Когато щракнете върху бутона Нов служител, QuickBooks показва раздела Лични на прозореца Нов служител, както е показано.

Разделът Лични на прозореца Нов служител.

За да опишете служител, попълвате полетата, предоставени в раздела Лични. Всичко това се разбира от само себе си. Въведете името на лицето в полетата Legal Name. Името на служителя влиза в полето Първо, средният инициал влиза в полето MI и т.н.

Щракнете върху раздела Адрес и контакт (не е показано), за да съберете и съхраните пощенския адрес на служителя и друга информация за контакт, като например неговия или нейния телефонен номер.

Ако искате да събирате и съхранявате допълнителна информация за служител (като номер на неговата банкова сметка за директен депозит), щракнете върху раздела Допълнителна информация (също не се показва). Този раздел предоставя бутон Дефиниране на поле, който можете да използвате, за да събирате персонализирани битове информация за служител. За да използвате опцията Персонализирано поле, щракнете върху бутона Дефиниране на поле и след това използвайте диалоговия прозорец Дефиниране на поле, за да дефинирате полетата, които искате да добавите.

Предоставете информация за заплати и данъци

Използвайте раздела Информация за заплати, за да опишете как се изчисляват заплатите или заплатите на служителя, както е показано на следващата фигура. Използвайте падащия списък График на заплатите, за да настроите редовен график за заплати (като седмично или полумесечно) и да назначите служителя към графика за заплати. Използвайте падащия списък Честота на плащане, за да идентифицирате периода на плащане. По избор, ако сте включили функцията за проследяване на класа на QuickBooks, използвайте падащия списък Клас, за да класифицирате плащанията към този служител. Въвеждате елемента за заплати в областта Печалби. Ако служител печели годишна заплата от $30 000, например, вие въвеждате елемента на заплатата в графата Име на артикула. След това въвеждате годишната заплата от $30 000 в колоната Почасова/годишна ставка.

Разделът Информация за заплати на прозореца Нов служител.

За да опишете кои данъци плаща служителят, щракнете върху бутона Данъци. QuickBooks показва диалоговия прозорец Данъци. Използвайте раздела Federal, за да идентифицирате състоянието на подаване на служителя, броя на заявените надбавки и всяко допълнително удържано удържане. В допълнение, използвайте квадратчетата Subject To, за да посочите дали този служител подлежи на Medicare, социално осигуряване или федерален данък за безработица, или дали служителят отговаря на условията за кредит за спечелени доходи. Имайте предвид, че не всички служители подлежат на данъци за Medicare и социално осигуряване. Консултирайте се с вашия данъчен съветник за повече информация.

Разделът Федерални на прозореца Данъци.

Разделът Държава предоставя полета, които можете да използвате, за да опишете държавните данъци, очевидно. Разделът „Други“ ви позволява да опишете и съхранявате всяка местна данъчна информация, като например градски данък върху доходите. Отново, това, което виждате в раздела Други, зависи от вашето населено място.

Ако щракнете върху бутона Болен/Ваканция в раздела Информация за заплати на диалоговия прозорец Нов служител, ще видите диалоговия прозорец Болни и отпуски. Този диалогов прозорец ви позволява да укажете как се начисляват заплащане за болест или отпуск и време за личен отпуск период на заплати по период на заплати. Можете да посочите броя на часовете за отпуск по болест или отпуск в текстовото поле Часове, налични към момента, когато настройвате ведомост. Можете да използвате падащия списък Период на начисляване, за да посочите колко често трябва да се начислява заплащане за болест или отпуск. Ако се натрупва заплащане за болест или отпуск, използвайте полето Начислени часове, за да определите колко часа време за болест или отпуск служителят получава всяка заплата или час или в началото на годината. Ако сте задали максимален брой часове по болест или отпуск, които служителят може да натрупа, въведете тази стойност в полето Максимален брой часове. Ако искате да нулирате болничните и отпускните часове до нула в началото на всяка година, изберете Нулиране на часовете всяка нова година? квадратче за отметка.

Диалоговият прозорец за болест и отпуск.

Областта Ваканция на диалоговия прозорец Болни и Ваканция работи по същия начин като зоната Болни. Въведете броя на наличните ваканционни часове в полето Часове, налични от началото. Използвайте падащия списък Период на начисляване, за да посочите колко често служителите печелят отпуск. Използвайте квадратчетата за отметка „Начислени часове“ и „Максимален брой часове“, за да контролирате как работят изчисленията на времето за отпуск. И накрая, изберете Нулиране на часовете всяка Нова година? отметнете квадратчето, за да нулирате времето за почивка в началото на всяка нова година.

Ако сте избрали да използвате опцията за директен депозит, щракнете върху бутона Директен депозит в раздела Информация за заплати на диалоговия прозорец Нов служител. QuickBooks ви подканва да предоставите информацията, необходима за директно депозиране на чекове за служители.

Предоставете друга информация, свързана със заетостта

Ако изберете раздела Информация за заетостта на диалоговия прозорец Нов служител, QuickBooks показва раздела, който използвате, за да съхранявате датата на наемане, датата на работа и подобни битове данни за заетостта.

Задайте суми от година до дата

Ако настройвате услугата Basic Payroll в самото начало на дейността на бизнеса или в началото на годината, не е нужно да задавате никакви суми от година до дата (защото всички от година до дата суми, равни на нула). Ако сте превключване на услуга по някое време Основния ТРЗ в средата на годината, обаче, можете да се наложи да настроите началото на годината до датата на суми. Поради тази причина съветникът за настройка на основни заплати на QuickBooks ви превежда през процеса на записване на суми от година до дата.

Ако външно бюро за услуги, като ADP или Paychex, е извършвало обработката на вашата ведомост, окончателният отчет за заплати от това външно бюро за услуги вероятно предоставя цялата информация, която ви е необходима, за да настроите услугата Basic Payroll. Ако сте работили с счетоводител или счетоводител, за да завършите заплатите, трябва да можете да получите помощта на този човек, за да опишете сумите на заплатите от година до дата.

Проверете данните си за настройка на заплатите

Като част от основния процес на настройка на заплатите, QuickBooks (или вие) може да идентифицира данни за заплати, които не изглеждат правилни. Може би служител, за когото знаете, че сте платили, не показва заплати от година до дата. В този случай коригирате неправилните данни, като следвате инструкциите на екрана. Имайте предвид обаче, че процесът за настройка на QuickBooks Basic Payroll може също да идентифицира подозрителни данни за заплати, които всъщност са правилни. В щата Вашингтон, например, служителите не подлежат на държавна застраховка за безработица, ако изберат това. QuickBooks обаче не знае това, така че маркира служители, които не са маркирани като обект на държавна застраховка за безработица, като възможни грешки.

Отново, ако не се чувствате комфортно да отговаряте на някои от тези въпроси за настройка на заплатите, потърсете помощта на счетоводител. Честно казано, когато имате външно бюро за обслужване да подготви вашите проверки на заплатите, вие наистина плащате за опита и знанията на тази фирма за това как работят всички тези неща за обработка на заплати. Вие всъщност не плащате за компютърното време и хартията, на която са написани чековете.

Начертайте графика за изплащане на заплатите за QuickBooks 2019

Процесът на основна настройка на заплатите също ви превежда през работата по планирането на вашите ведомости за заплати. С други думи, ако ще изпълнявате своята ведомост за заплати всяка седмица, два пъти месечно или на какъвто и да е интервал, процесът на настройка ще ви помоли да опишете графика. Отново, както и при другите задачи, с които процесът за настройка на основната заплата ви помага, всичко, което трябва да направите, е да предоставите няколко битове и части информация.

Заплащане на служителите в QuickBooks 2019

След като преминете през стъпките, необходими за настройване на възможността за обработка на заплати в QuickBooks, плащането на служителите - слава богу - е доста лесно. За да плащате на служителите, изпълнете следните стъпки:

Изберете Служители → Плащане на служители → Планирана заплата.
QuickBooks показва прозореца на Центъра за служители.

Стартирайте планираната заплата, която искате да изпълнявате.
За да стартирате планираното изпълнение на заплатите, което искате да изпълните, изберете го в полето със списък в горната част на прозореца на Центъра за служители.

Щракнете върху бутона Стартиране на планираната заплата.

Посочете датата на проверката на заплатите и използвайте полето Check Date, за да посочите датата, която искате да се появи в чековете за заплати.

Идентифицирайте датата, на която приключва периода на заплащане в полето Край на периода на плащане.

Използвайте падащия списък Банкова сметка, за да идентифицирате банковата сметка, на която искате да пишете чекове.

Проверете служителите, на които искате да плащате.
QuickBooks изброява активните служители, включени в планираната заплата. Искате да сте сигурни, че списъкът с избрани служители е правилен. Можете да щракнете върху изброените служители, за да ги изберете и отмените избора.

Щракнете върху Продължи.
QuickBooks изчислява чековете на заплатите и сумите за приспадане на заплати за всеки от избраните служители.

За да приемете предварително прегледана заплата, описана или показана в диалоговия прозорец, щракнете върху бутона Създаване на заплати.
QuickBooks показва диалогов прозорец, който ви позволява да отпечатвате чекове за заплати или плащания за директен депозит.

Щракнете върху бутона Печат на заплати или Печат на заплащане и следвайте инструкциите на екрана.
Когато щракнете върху който и да е бутон, QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на чекове на заплати/Плащане на блокове за печат. Трябва да потвърдите банковата сметка, на която искате да напишете чековете. Ако отпечатвате чекове, трябва също да използвате полето за първи чек номер, за да предоставите предварително отпечатания номер на формуляра, показан на първия чек за заплати, който ще отпечатате. Трябва също така да потвърдите, че заплатите на служителите, изброени в диалоговия прозорец, са тези, които искате да отпечатате.

След като потвърдите, че информацията за отпечатване на заплатата е правилна, щракнете върху OK.
QuickBooks показва диалоговия прозорец Print Checks (същият, който използвате за отпечатване на всеки чек).

Отпечатайте чековете по обичайния начин.

Ако искате да премахнете избора на чек за отпечатване, щракнете върху колоната за проверка, за да премахнете отметката и по този начин премахнете избора на чека.

Разпределете чековете или плащанията.
Очевидно, след като отпечатате чековете, подписвате и след това ги разпространявате. Тук ще те оставя на произвола. Сигурен съм, че знаете как да намерите служители, на които трябва да плащате, и освен това как да им връчите техните заплати. По дяволите, те вероятно стоят до бюрото ви в момента и чакат да завършите проверките на заплатите.

Центърът за служители: Прозорец на Център за заплати.

Как да редактирате и анулирате чекове за заплати в QuickBooks 2019

Бъдете внимателни, когато искате да промените информацията за проверка на заплатите. Проверките на заплатите са малко по-трудни от обикновените проверки, тъй като информацията от проверките на заплатите засяга куп броячи на заплати. Проверките на заплатите например увеличават брутните заплати на някого за годината и също така влияят на сумите на удръжките. Поради тази причина, когато искате да направите промяна или да анулирате заплата, която сте създали по-рано, избирате командата Служители → Редактиране/Анулиране на заплати. Когато направите това, QuickBooks показва прозореца Edit/Void Paychecks (не е показан). Този прозорец изброява чекове за заплати, които сте създали и отпечатали преди това. За да промените една от изброените заплати, щракнете двукратно върху заплатата. Когато QuickBooks покаже прозореца Paychecks, щракнете върху бутона Paycheck Detail. Когато QuickBooks покаже прозореца за преглед на заплатите, използвайте го, за да направите подходящата промяна на заплатата. Имайте предвид, че можете да промените други подробности, като например име или адрес, като използвате прозореца Paycheck.

За анулиране на заплатата, показана в прозореца Paycheck, изберете командата Редактиране → Анулиране на заплатата.

След като редактирате или анулирате чек, щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите промените си в чека.

Задължения за заплати в QuickBooks 2019

Сумите, които удържате от заплатите на служителите, се превръщат в задължения, които по-късно трябва да платите. Ако удържате приспаданията на федералния данък върху доходите, трябва да прехвърлите тези плащания на Службата за вътрешни приходи.

За да платите задължения за данък върху заплатите, изберете Служители→ Данъци и задължения върху заплати→ Плащане на планирани задължения. QuickBooks показва прозореца на Центъра за служители, който ви позволява да изберете задълженията за заплати, които искате да платите. Щракнете върху задължението, което искате да платите, и след това щракнете върху бутона Преглед/Плащане. QuickBooks изписва чек за плащане на избраното задължение. Отпечатвате този чек по обичайния начин.

Колко бързо трябва да преведете всички данъци върху заплатите, задействани от заплатите, зависи от различни фактори, включително размера на депозита. Но добра практика е незабавно да преведете всички дължими суми. Обикновено въпросната правителствена агенция ви позволява лесно и по електронен път да правите данъчни депозити, като използвате уебсайт. Уебсайтът на Министерството на финансите на САЩ, например, ви позволява лесно да правите федерални данъчни депозити по този начин. Всъщност от вас се изисква да използвате тази система, ако плащате повече от $2500 данъци върху заплатите на тримесечие.