Как да планирате вашата система QuickBooks 2014

Ако разберете няколко елемента с голяма картина — какво прави счетоводството и какво правят счетоводните системи — от самото начало, ще откриете, че процесът за настройка на QuickBooks има много по-смислен.

Какво прави счетоводството

Помислете какво прави счетоводството. Хората могат да спорят за малките подробности, но повечето биха се съгласили, че счетоводството прави следните четири важни неща:

• Измерва печалбите и загубите

• Доклади за финансовото състояние на фирмата (нейните активи, пасиви и нетна стойност)

• Предоставя подробни записи за активите, пасивите и сметките за собствен капитал

• Предоставя финансова информация на заинтересованите страни, особено на ръководството

Какво правят счетоводните системи

Сега разгледайте накратко какви счетоводни системи или поне какво обикновено правят счетоводните системи за малкия бизнес:

• Изготвяне на финансови отчети, включително отчети за приходите, баланси и други счетоводни отчети.

• Генерирайте бизнес формуляри, включително чекове, заплати, фактури, извлечения от клиенти и т.н.

• Поддържайте подробни записи на ключови сметки, включително парични средства, вземания (суми, които клиентите дължат на фирма), задължения (суми, които фирмата дължи на своите доставчици), артикули от инвентара, дълготрайни активи и т.н.

• Изпълнявайте специализирани функции за управление на информацията. Например в издателската индустрия издателите на книги често плащат авторски възнаграждения. Така че счетоводството на роялти е задача, която счетоводните системи на издателите на книги обикновено трябва да изпълняват.

Какво прави QuickBooks

Добре, след като разберете какво прави счетоводството и какво обикновено правят счетоводните системи, можете да видите с известна гледна точка какво прави QuickBooks:

• Изготвя финансови отчети

• Генерира много общи бизнес форми, включително чекове, заплати, фактури на клиенти, извлечения от клиенти, кредитни известия и поръчки за покупка

• Поддържа подробни записи на шепа ключови сметки: пари в брой, вземания, дължими сметки и инвентар в прости настройки

QuickBooks прави три от четирите неща, които бихте очаквали от счетоводната система. QuickBooks обаче не предоставя специализирани счетоводни неща. Например QuickBooks не отчита авторски права.

А сега за лошите новини

Така QuickBooks прави три от четирите неща, които счетоводните системи правят, но не прави всичко. QuickBooks често е непълно счетоводно решение. Затова внимавайте с определянето на очакванията си. Обикновено трябва също да измислите заобиколни решения за някои от вашите специални счетоводни изисквания.

QuickBooks дава на потребителите и бизнеса много гъвкавост. И така, връщайки се към предишния пример, издателят на книги може да направи много от това, което трябва да направи за отчитане на роялти в QuickBooks. Тази счетоводна работа с авторски права просто изисква известно количество бъркотия, тъй като бизнесът настройва QuickBooks.

Въпреки това, QuickBooks (или поне най-популярните версии на QuickBooks) страдат от няколко значителни слабости:

• QuickBooks Pro не предоставя добър начин за справяне с производството на инвентар. Въпреки това QuickBooks Premier и QuickBooks Enterprise Solutions поддържат просто производствено счетоводство.

  И QuickBooks Enterprise Solutions предоставя някои допълнителни възможности за управление на инвентара (множество места за инвентаризация, проследяване на партиди и сериен номер и FIFO разходи) като част от функцията си Advance Inventory. (Тези версии на QuickBooks ви помагат да отчетете процеса на превръщане на суровините в готови стоки и също така да се справите с някои реални сложности с инвентара.)

• Само QuickBooks Enterprise Solutions се справя със ситуацията на съхраняване на инвентар на множество места. С други думи, QuickBooks Pro и QuickBooks Premier просто показват, например, че имате 3000 джаджи. Не ви позволява да следите факта, че имате 1000 джаджи в склада, 500 джаджи в магазин A и 1500 джаджи в магазин B.

Въпреки факта, че QuickBooks може да е непълно решение и може да не се справя с инвентара по начина, по който искате или имате нужда, QuickBooks все още е много добро решение. Не, чакай, това не е достатъчно силно. Това, което QuickBooks прави, се справя много добре.

Много по-вероятно е счетоводен софтуерен продукт с 600 потребители, например, да бъде прекратен, отколкото продукт като QuickBooks, който има 4 милиона клиенти.