Как да пишем чекове от QuickBooks 2021

Можете да пишете чекове в QuickBooks 2021 по два начина: от прозореца Write Checks и от регистъра. В случай, че сте спали на задния ред в класа, ето кратка версия на инструкциите за писане на чекове.

Можете да записвате транзакции с дебитни карти и банкомати по същия начин, по който записвате чекове, които пишете.

Как да пиша проверки от прозореца Write Checks

Можете да записвате ръкописни чекове и други чекове, които искате да отпечатате с QuickBooks, като опишете проверките в прозореца Записване на проверки.

За да напишете чек от прозореца Write Checks, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Банкиране→ Писане на чекове.

Можете също да щракнете върху иконата за писане на чекове, намираща се в секцията Банкиране на началния екран. QuickBooks показва прозореца Проверки за писане, както е показано.

Прозорецът Проверки за писане

2. Щракнете върху падащото меню Банкова сметка в горната част на прозореца и изберете сметката, от която искате да напишете този чек.

Тази стъпка е наистина важна и е нещо, което винаги трябва да помните да правите, преди да напишете чек, ако имате няколко банкови сметки.

3. Въведете номер на чека или маркирайте чека за отпечатване.

Поставете отметка в квадратчето Печат по-късно, ако планирате да отпечатате чека с QuickBooks, като използвате вашия принтер и предварително отпечатани формуляри за чекове, които сте закупили. Ако записвате чек, който сте написали на ръка, въведете номера на чека, който сте използвали за чека, в текстовото поле №.

4. Попълнете чека.

Ако сте писали чек на това лице или страна преди, функцията за автоматично попълване попълва името на получателя в реда Pay to the Order Of, след като започнете да въвеждате името. Как QuickBooks управлява това постижение може да изглежда подобно на магия, но всъщност не е толкова трудно. QuickBooks просто сравнява това, което сте въвели досега, с имена във вашите списъци с клиенти, служители и други. Веднага щом QuickBooks може да съпостави буквите, които сте въвели с име в един от тези списъци, той грабва името.

Ако не сте писали чек на това лице или страна преди, QuickBooks ви моли да добавите името на бенефициента. Направи го.

Въведете сумата на чека до знака за долар и след това натиснете Tab. QuickBooks записва сумата вместо вас на линията Долари. Той също така записва адреса, ако е попълнен в главния файл на получателя.

5. Попълнете разделите Разходи и Артикули, ако е необходимо.

6. Щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да завършите писането на чека.

Ето го. Вашият чек е изписан и вписан в регистъра, готов за отпечатване и изпращане по пощата.

Как да пиша чекове от регистъра

Хората, които са свикнали с Quicken, братовчед на QuickBooks, може да искат да използват прозореца на регистъра, за да пишат чекове. (Предполагам, че бързите потребители харесват по-добре метафората на регистъра.)

За да напишете чек от регистъра, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете регистъра.

Изберете Банкиране→Използване на регистрация или щракнете върху иконата Регистриране в областта Банкиране на началния екран. Ако имате повече от една банкова сметка, QuickBooks показва диалоговия прозорец Използване на регистъра, за да можете да изберете правилната сметка.

От падащото меню изберете разплащателната сметка, срещу която искате да напишете чека, и след това щракнете върху OK. Виждате прозореца на регистъра (показан). Курсорът е в края на регистъра, готов за въвеждане на информация за проверка. (QuickBooks автоматично попълва днешната дата.)

Прозорецът на регистъра

QuickBooks използва името на акаунта в заглавието на прозореца. Ето защо цифрата се отнася за Голямата национална банка . Big National е името на фиктивната банкова сметка, която открих.

2. Попълнете информацията за вашия чек.

Забележете, че записите, които правите в този регистър, са същите, които бихте направили в прозореца Проверки за писане. Ако ви е по-удобно да въвеждате чекове в този прозорец, можете да щракнете върху бутона Редактиране на транзакцията, който е на лентата в горната част на прозореца на регистъра, за да видите прозореца за писане на чекове в целия му блясък и да напишете чек там. Всъщност, ако искате да въведете разходи или да посочите за какво плащате с чека, трябва да щракнете върху бутона Редактиране на транзакцията и да влезете в прозореца за писане на чекове.

В противен случай просто преминете от поле на поле и въведете информацията в регистъра. Отново използвайте падащите менюта, за да въведете имената на бенефициента и сметката. Ако въведете име на бенефициент или сметка, което QuickBooks не разпознава, програмата ще ви помоли да предоставите повече информация.

Ето един вид трик въпрос: Ами ако чекът, който пишете, плаща повече от една категория разходи? Да предположим, че плащате на наемодателя си както за наема, така и за част от комуналните услуги. Ограничени ли сте до една сметка за разходи? Изправени ли сте пред майката на всички счетоводни дилеми: избор между две правилни сметки? Е, не, не го правиш. Можете просто да щракнете върху бутона Разделяне. QuickBooks показва разделна област, която можете да използвате, за да разделите чек между няколко акаунта. Чек от $1500, който плаща $1200 наем и $300 за комунални услуги, например, може да се раздели на два отделни реда: един, който записва $1,200 разходи за наем и един, който записва $300 разходи за комунални услуги.

3. Когато приключите с попълването на информацията за проверка, щракнете върху бутона Запис.

Можете също да щракнете върху бутона Възстановяване, ако решите, че искате да се върнете, за да започнете отново. Щракването върху Възстановяване изтрива това, което току-що сте въвели.

Ако пишете чекове на ръка, вместо да ги отпечатвате с QuickBooks, уверете се, че номерата на чековете в регистъра и номерата на чекове във вашата чекова книжка съвпадат. Може да се наложи да влезете в регистъра на QuickBooks и да промените числата в колоната Номер. Когато дойде банковото ви извлечение, съгласуването на банковото ви извлечение и чековата ви книжка е много по-лесно, ако въведете правилно номерата на чека.

Как да промените чек, който сте написали

Ами ако трябва да промените чек, след като вече сте го въвели? Може би сте направили ужасна грешка, като например записването на чек от $52,50 като $25,20. Можеш ли да го поправиш? Сигурен. Просто отидете в регистъра и намерете чека, който искате да промените. Отидете в полето Плащане или Депозит и направете промяната.

Ако трябва да направите по-обширни промени (ако чекът е разделена транзакция, например), поставете курсора там, където е чекът, и щракнете върху Редактиране на транзакция. QuickBooks показва прозореца Write Checks с оригиналната проверка в него. Направете промените. (Не забравяйте да направите промени и в разделите Артикули и Разходи, ако е необходимо.)

Когато приключите, щракнете върху Save & Close. Връщате се в регистъра, където виждате промените в чека.

Ако имате показан прозорец за записване на проверки, можете също да използвате бутоните Следващ и Предишен, за да прегледате вашите проверки и да направите промени.

Опаковайте още чекове в регистъра

Обикновено QuickBooks показва два реда информация за всеки чек, който въвеждате. Той също така показва два реда информация за всеки тип транзакция, която въвеждате. Ако искате да опаковате повече проверки във видима част от регистъра, изберете квадратчето за отметка 1-ред в долната част на прозореца на регистъра. Когато поставите отметка в това квадратче, QuickBooks използва едноредов формат за показване на цялата информация в регистъра с изключение на полето Бележка.

Прозорецът на регистъра в 1-редов дисплей

Сравнете предходните две фигури, за да видите как изглежда 1-редовият дисплей. Регистрите могат да станат ужасно дълги, а 1-редовият дисплей е полезен, когато преглеждате дълъг регистър за чек или транзакция.