Как да пишем чекове в QuickBooks 2010

QuickBooks 2010 включва команда и прозорец специално с цел записване и евентуално отпечатване на проверки. Можете да пишете чекове в QuickBooks, като записвате информацията за теглене в съответния акаунт.

1 Изберете Банкиране→ Писане на чекове.

QuickBooks показва прозореца Проверки за писане.

2От падащия списък Банкова сметка изберете сметка.

Изберете правилната сметка, на която искате да напишете чек.

3 В полето № посочете номера на чека.

Ако все още не знаете номера на чека, защото не сте разпечатали чека, оставете полето No празно. След това поставете отметка в квадратчето за отпечатване, което се появява приблизително в средата на прозореца за писане на проверки.

4В полето Дата запишете датата, на която е изписан или ще бъде изписан чекът.

Можете да въведете датата на проверката във формат mm/dd/yyyy. Можете също да въведете дати като просто mmdd или m/dd, а QuickBooks ги трансформира в mm/dd/yyyy.

Като алтернатива можете да щракнете върху малкия бутон на календара, който се показва вдясно от полето Дата и да изберете ден в изскачащия календар, който се показва.

5 В полето Pay to the Order Of посочете физическото лице или фирмата, които плащате с чека.

Ако чекът, който записвате, е първият чек, който някога сте издали на получателя, трябва да въведете името на получателя в полето. Ако по-рано сте платили на бенефициента, щракнете върху бутона със стрелка в десния край на полето Плащане към поръчката и изберете получател от падащия списък, който се показва.

6 Щракнете върху полето $ и въведете сумата на чека.

QuickBooks изписва сумата на чека на реда под полето Pay to the Order Of.

7 (По избор) Въведете или редактирайте адрес в адресния блок.

Ако желаете, можете да използвате адресния блок, за да предоставите адреса на получателя. QuickBooks записва името на бенефициента на първия ред на адресния блок, когато попълните полето Pay to the Order Of. Можете да добавите останалите редове към адресния блок ръчно. Имайте предвид обаче, че ако преди това сте въвели адрес за бенефициент (например когато последно сте записали чек на получателя), QuickBooks използва повторно тази адресна информация за последващи проверки.

8 (По избор) Предоставете описание на бележка в полето Бележка.

Ако ще отпечатате чека, например, можете да използвате полето Бележка, за да идентифицирате номера на вашата сметка или номера на фактурата, която плаща чекът.

9 (По избор) Поставете отметка в квадратчето за онлайн плащане.

Поставянето на това квадратче за отметка казва на QuickBooks по-късно да предаде тази информация за чек на вашата банка заедно с инструкции банката да извърши плащането.

10Ако чекът плаща за конкретен разход или купува конкретен актив, щракнете върху раздела Разходи, ако вече не се вижда.

Прозорецът за писане на чекове може да се е отворил с вече показан раздел Разходи.

11 Въведете съответната сметка в колоната Сметка и сумата на разхода или покупката в колоната Сума.

Тази основна информация обяснява защо пишете чека и откъде идват парите.

12 (По избор) В колоната Бележка дайте описание на бележката на този ред с подробности за разходите.

Включете някои пояснения относно покупката или разходите, ако желаете.

13(По избор) Използвайте колоната Клиент:Работа и колоната Клас, за да опишете и категоризирате по-подробна информация за акаунта.

Ако категоризирате разхода като такъв, извършен за конкретен клиент или работа, можете да използвате колоната „Подлежащо за таксуване“ (маркирана с икона), за да посочите дали този артикул трябва по-късно да бъде таксуван на клиента.

14Щракнете върху раздела Елементи на прозореца Проверки за писане.

Използвате раздела Елементи, когато пишете чек за закупуване на артикули, показани и описани във вашия списък с артикули.

15 Идентифицирайте артикула, който се купува, като въведете кода или името на артикула в колоната Артикул.

По желание редактирайте описанието на артикула, показано в колоната Описание.

16 В колоните Количество, Цена и Сума опишете броя на артикулите и общата цена на закупените артикули.

Подобно на раздела Разходи, QuickBooks ви дава възможност за по-нататъшно класифициране на артикул с помощта на колоните Клиент:Работа, Таксуване и Клас.

17Ако не искате да отпечатате чека точно сега, щракнете върху бутона Запиши и затвори или Запиши и ново.

Бутонът Save & Close запазва проверката и също така затваря прозореца Write Checks. Щракнете върху бутона Save & New, за да запазите чека и след това покажете отново прозореца Write Checks, така че да можете да запишете друга проверка.

Ако не искате да запазите чека, щракнете върху бутона Изчистване.

18Ако искате да отпечатате чекове в пакет, след като сте записали последния чек, който искате да отпечатате, щракнете върху стрелката надолу вдясно от бутона Печат.

Появява се менюто Печат.

Ако искате да отпечатате само тази проверка, щракнете върху бутона Печат.

19 Изберете командата Print Batch.

Отваря се диалоговият прозорец Избор на проверки за печат.

20 Изберете чековете, които искате да отпечатате.

Кликнете, за да ги изберете.

21 В текстовото поле за номер на първата проверка въведете номера на първия формуляр за проверка, който да използвате за отпечатване, след което щракнете върху OK.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Проверки за печат.

22В областта Стил на проверка изберете бутона за избор за типа на формулярите за проверка, върху които печатате.

Ако използвате стандартни проверки или чекове в портфейл, трябва да посочите и броя на проверките.

23 Щракнете върху бутона Печат.

Можете също да отпечатате формуляри за проверка в пакет, като изберете Файл→ Печат на формуляри→ Чекове. QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на проверки за печат. Определете кои чекове искате да отпечатате, щракнете върху OK и използвайте диалоговия прозорец Print Checks, за да завършите отпечатването на вашите чекове.