Как да персонализирате отчети в QuickBooks 2016

Ако възнамерявате да отпечатате голям брой отчети в QuickBooks — и, което е по-важно, ако възнамерявате да отпечатате голям брой отчети и да ги покажете на клиенти, инвеститори и други значими хора — искате отчетите ви да изглеждат добре и да бъде лесно за разбиране.

Изберете Редактиране → Предпочитания. Щракнете върху иконата Отчети и графики в списъка вляво и след това щракнете върху раздела Предпочитания на компанията, за да видите диалоговия прозорец Предпочитания за отчети и графики.

Диалоговият прозорец Предпочитания за отчети и графики.

Трябва да сте влезли в режим на един потребител като администратор, за да промените предпочитанията на компанията. Ето вашите опции:

• Начисляване: Начисляването е един от онези жестоки счетоводни термини, които в началото могат да бъдат трудни за разбиране. Ако изберете бутона за избор начисляване в панела Основни обобщени отчети, вие казвате на QuickBooks да включва всички ваши транзакции, продажби, покупки, разходи и т.н. от момента, в който са записани, а не от момента, в който получавате или плащате в брой за тях.

  Счетоводителите следват метода на начисляване, защото той дава по-точна картина на печалбите. Също така Службата за вътрешни приходи (IRS) казва, че големите корпорации трябва да използват счетоводно начисляване за своите данъчни декларации.

• Пари в брой: Ако изберете бутона за избор в брой, всички финансови транзакции във вашите отчети се отчитат в момента, в който извършвате плащанията на разходите си и получавате плащанията на клиентите си.

• Възраст от крайна дата: Ако изберете радио бутона Възраст от крайна дата в панела „Отчети за стареене“, QuickBooks отчита вашите разходи и фактури от деня, в който те са паднали. В противен случай QuickBooks ги брои от деня, в който са записани.

• Отчети – Показване на акаунти по: Избирате бутон за избор в групата Отчети – Показване на акаунти по, за да посочите как искате QuickBooks да подреди информацията за акаунта във вашите отчети: по име, описание или едновременно име и описание.

• Отчет за паричните потоци: Щракнете върху бутона Classify Cash, за да кажете на QuickBooks как трябва да обработва своите сметки, когато изготви перфектен отчет за паричните потоци, използвайки общоприетите счетоводни принципи. Предположение? Оставете това за вашата CPA.

• Формат: Махнете отметката от квадратчето Форматиране по подразбиране за отчети и след това щракнете върху бутона Формат, ако искате да подобрите външния вид на отчетите си. В диалоговия прозорец Предпочитания за формата на отчета, който се показва, можете да използвате раздела Горен/Долен колонтитул, за да изберете предпочитания за показване на името на компанията, заглавието на отчета, подзаглавието и т.н.

  Можете да използвате раздела Шрифтове и числа в диалоговия прозорец Предпочитания за формата на отчета, за да изберете предпочитания за показване на числа, десетични дроби и отрицателни числа. Можете също така да се заблудите с различни шрифтове и размери на точки за етикети, заглавия на колони, заглавия и други неща във вашите отчети.

  

  Диалоговият прозорец Предпочитания за формата на отчета.

Щракнете върху бутона Възстановяване в диалоговия прозорец Предпочитания за формата на отчета, за да отмените промените в персонализирането.