Как да организирате, отпечатате и експортирате елементи от списъка на QuickBooks 2015

Ако сте опитен потребител на QuickBooks, тогава знаете колко важни могат да бъдат списъците за вашия бизнес. Имате възможност да организирате и отпечатвате вашите списъци, както и да експортирате елементи от списъци в програма за текстообработка, ако е необходимо.

Организиране на списъци

За да организирате списък, трябва да сте в режим на един потребител. Ето няколко начина, по които можете да организирате списъка си:

• За да преместите елемент и всички негови поделементи: Щракнете върху диаманта до елемента и след това плъзнете елемента нагоре или надолу по списъка на ново място.

• За да направите поделемент собствен елемент: Щракнете върху диаманта до елемента и след това го плъзнете наляво.

• За да превърнете елемент в поделемент: Преместете елемента така, че да е точно под елемента, под който искате да попадне. След това щракнете върху диаманта до елемента и го плъзнете надясно.

• За да подредите списък по азбучен ред: Щракнете върху бутона Име в горната част на прозореца на списъка. QuickBooks подрежда по азбучен ред вашия списък с клиенти, доставчици, акаунти и т.н. както в ред „А до Я”, така и в обратен ред „Я до А”.

Печат на списъци

Можете да отпечатате списъци с клиенти, доставчици и служители, като щракнете върху бутона Печат в горната част на специфичния център на екрана за типа списък, който изберете. Списъкът е сред наличните опции за отпечатване в падащ списък.

Можете да отпечатате обикновен списък, като покажете списъка, щракнете върху бутона в долния ляв ъгъл на прозореца на списъка и след това изберете Print List. Въпреки това, често най-добрият начин за отпечатване на списък е да отпечатате отчет за списък.

Можете да създадете, персонализирате и отпечатате отчет за списък, като изберете Отчети→ Списък и след това изберете списъка, който искате да отпечатате. Можете също да създадете един от шепата списъчни отчети, като щракнете върху бутона Отчети в прозореца на списъка и изберете отчет от изскачащото меню.

Щракнете върху бутона Дейности в прозорец със списък, за да получите бърз достъп до общи дейности, свързани с елементите в този списък. Или щракнете върху Отчети за бърз достъп до често срещани отчети, свързани с елементите в списъка.

Експортиране на списъчни елементи във вашия текстообработващ процесор

Ако използвате QuickBooks за съхраняване на имената и адресите на вашите клиенти, доставчици и служители, можете да създадете текстов файл с информацията за контакт за тези хора. След това можете да експортирате този файл в друго приложение, като например текстов процесор, за да създадете отчети, които използват тази информация.

За да експортирате информация за списъка в текстов файл, щракнете върху бутона в долния ляв ъгъл на прозореца на списъка и изберете Print List. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Печат, изберете бутона за опция Файл, щракнете върху Печат и след това посочете име на файла, когато бъдете подканени.

Командата на менюто Файл Печат на формуляри също предоставя команда Етикети за създаване на пощенски етикети за клиенти и доставчици. Също така, последната команда от менюто на компанията — Подготовка на писма с пликове — ви позволява да подготвите писма (и, ей, адресирани пликове) от информацията за името и адреса от списъците на клиенти, доставчици и служители.