Как да настроите QuickBooks 2012 Проверка на предпочитанията

Ако покажете диалоговия прозорец Предпочитания и щракнете върху иконата Проверка, QuickBooks 2012 показва или раздела Моите предпочитания, или раздела Предпочитания на компанията.

Разделът Моите предпочитания за проверка на предпочитанията ви позволява да кажете на QuickBooks кой акаунт трябва да предложи като акаунт по подразбиране, когато отваряте определени типове прозорци в QuickBooks.

Например квадратчето за отметка Отваряне на проверките за запис е първото квадратче за отметка в раздела. Вдясно от квадратчето за отметка Отворете Проверките за писане ще видите падащия списък Формуляр с акаунт. Ако поставите отметка в квадратчето Отваряне на Проверки за писане, можете да изберете акаунт от падащия списък Формуляр с акаунт.

Това указва на QuickBooks да използва или предлага посочения акаунт всеки път, когато отворите прозореца Write Checks.

Разделът Моите предпочитания включва също квадратчета за отметка, които можете да използвате, за да посочите акаунта по подразбиране за прозореца Плащане на сметки, прозореца Плащане на данък върху продажбите и прозореца Правене на депозити. Ако имате настроени няколко акаунта за проверка, настройката на акаунтите по подразбиране чрез раздела Моите предпочитания е добра идея.

Задаването на тези предпочитания намалява вероятността да пишете погрешно чекове или да плащате сметки от грешен акаунт.

Разделът Предпочитания на компанията предоставя квадратчета за отметка, които можете да използвате, за да опишете как работят проверките в QuickBooks:

• Печат на имена на акаунти върху ваучер: Това квадратче за отметка ви позволява да посочите на QuickBooks, че трябва да отпечата имената на акаунти върху частта на ваучера на чека.

• Промяна на датата на проверка, когато чекът е отпечатан: Поставете отметка в това квадратче, за да кажете на QuickBooks да използва текущата системна дата като отпечатана дата за проверка.

• Започнете с полето на бенефициента при проверка: Поставете отметка в това квадратче, за да кажете на QuickBooks да постави точката на вмъкване или текстовия курсор в полето на получател, когато отворите прозореца за писане на чекове.

• Предупреждение за дублиращи се номера за проверка: Избирането на това квадратче за отметка казва на QuickBooks да ви предупреждава за дублиращи се номера на проверки. (Очевидно искате да оставите това квадратче за отметка избрано, за да не използвате дублиращи се или грешни номера за проверка.)

• Автоматично попълване на номер на сметка на бенефициент в чекова бележка: Поставете отметка в това квадратче, за да кажете на QuickBooks автоматично да попълва номера на сметката на бенефициента, когато пишете чек. QuickBooks извлича номера на сметката за получател от списъка с доставчици или от списъка с други имена.

• Изберете акаунти по подразбиране за използване: Тези квадратчета ви позволяват да посочите кой акаунт предлага QuickBooks, когато отворите прозореца Създаване на чекове за заплати или прозореца Задължения за заплати. По същество тези полета ви позволяват да кажете на QuickBooks коя разплащателна сметка използвате, за да пишете чекове за заплати и да плащате задължения за заплати, като например суми за удържане на федерален данък върху доходите.

• Изберете изглед за онлайн банкиране: Ако сте включили онлайн банкирането за QuickBooks, QuickBooks предоставя бутони за опции, които можете да използвате, за да промените начина, по който информацията за онлайн транзакциите се показва в прозореца за онлайн банкиране.