Как да настроите счетоводни предпочитания в QuickBooks 2010

Можете да посочите как QuickBooks 2010 работи за вас, като зададете предпочитания. Тези предпочитания имат голям ефект върху това как работи QuickBooks и как конкретен потребител работи с QuickBooks. Можете ръчно да промените счетоводните предпочитания, като изберете Редактиране→ Предпочитания. QuickBooks показва диалоговия прозорец Предпочитания, от който можете да получите достъп до всички настройки за предпочитания.

Разделът Предпочитания на компанията предоставя следните общи счетоводни опции, както и настройки за дата на затваряне:

• Използване на номера на сметки: Позволява ви да въведете номер на сметка за транзакция. Свързаното квадратче за отметка, Показване само на най-ниския подсметник, казва на QuickBooks да показва само името и номера на сметката (ако използвате такъв), а не цялото наследство на акаунта.

  Ако използвате много нива на подсметки, тази опция наистина може да изчисти изгледите, което улеснява определянето на кой акаунт разглеждате.

• Изискване на акаунти: Указва на QuickBooks, че трябва да посочите акаунт за транзакция. Вероятно никога няма смисъл да премахвате отметката от квадратчето Изискване на акаунти.

• Използвайте проследяване на класове: Позволява ви да кажете на QuickBooks, че искате да използвате не само акаунти за проследяване на финансовата си информация, но и класове. Класовете просто ви позволяват да разделите информацията на ниво акаунт по друг начин.

• Автоматично присвояване на общ номер на запис в дневник: Указва на QuickBooks да присвои номера на общите записи в дневника, които въвеждате с помощта на командата Направи запис в дневник.

• Предупреждение при публикуване на транзакция към неразпределени печалби: Указва на QuickBooks да показва предупредително съобщение всеки път, когато вие или някой друг се опитва директно да дебитирате или кредитирате сметката за неразпределени печалби.

  Обикновено не искате директно да дебитирате или кредитирате сметката за неразпределени печалби. И във всеки случай само квалифицирани счетоводители биха въвеждали транзакции директно в неразпределената печалба.

• Предупреждения за дата: Кажете на QuickBooks да ви предупреди, когато вие или някой друг въведе транзакция с дата твърде далеч в миналото или твърде далеч в бъдещето. Ако маркирате някое от полетата за предупреждение за дата, вие също искате да посочите колко дни са твърде далеч в миналото или твърде далече в бъдещето.

• Дата на затваряне: Позволява ви да идентифицирате дата, преди която вашият файл с данни на QuickBooks не може да бъде променен. С други думи, ако зададете крайната дата на 31 декември 2009 г., вие казвате на QuickBooks, че не искате да се правят промени във файла с данни на QuickBooks преди тази дата. Можете също да щракнете върху бутона Задаване на парола, за да се покаже диалогов прозорец, който ви позволява да създадете парола, която е необходима, ако някой иска да добави стара транзакция или да промени стара транзакция.

Предишните версии на QuickBooks ви позволяват да включвате и изключвате функцията за одит, като използвате раздела Предпочитания на компанията в Предпочитанията за счетоводство. От 2007 г. обаче QuickBooks предоставя винаги включена одитна пътека, така че вече не виждате квадратче за отметка в Одитната пътека. Един одитна пътека, между другото, просто пази списък с който прави което се променя на сделки.