Как да настроите списък с клиенти в QuickBooks 2014

Списъкът с клиенти в QuickBooks следи всички ваши клиенти и информацията за вашите клиенти. Например списъкът с клиенти проследява адресите за фактуриране и адресите за доставка за клиенти.

Следвайте тези стъпки, за да добавите клиент към списъка с клиенти:

1 Изберете командата Клиенти→ Център за клиенти.

QuickBooks показва прозореца на Центъра за клиенти.

2За да добавите нов клиент, щракнете върху бутона Нов клиент и работа и след това изберете командата Нов клиент.

QuickBooks показва прозореца Нов клиент.

3 Използвайте полето Име на клиента, за да дадете на клиента кратко име.

Не е необходимо да въвеждате пълното име на клиента в полето Име на клиента. Тази информация може да влезе в полето Име на компанията, показано в раздела Информация за адреса. Просто искате някаква съкратена версия на името на клиента, която можете да използвате, за да се позовавате на клиента в счетоводната система на QuickBooks.

4 (По избор) Ако таксувате на клиента си във валута, различна от обичайната ви местна валута, изберете тази валута от падащия списък Валута.

Ако сте казали на QuickBooks, че работите в няколко валути — бихте направили това по време на процеса на настройка на EasyStep Interview — QuickBooks иска да идентифицирате кога фактурирате клиент и събирате плащания от клиент във валута, различна от вашата домашна валута.

(Забележка: Полето за падащ списък Валута не се показва на фигурата, защото функцията за проследяване на няколко валути не е включена.)

5 (Обикновено правило) Игнорирайте началния баланс и кутиите As Of.

Обикновено не искате да задавате началния баланс на клиента, като използвате полетата Начално салдо и От момента. Това не е правилният начин да зададете салдото на вашите нови клиентски сметки. Ако направите това, по същество настройвате дебитната част на запис без съответната кредитна част.

По-късно ще трябва да влезете и да въведете луди, шантави записи в дневника, за да поправите непълното си счетоводство. Но има изключение от обичайното правило.

Въпреки че обичайното правило е, че не искате да задавате начален баланс за клиент, това правило има важно изключение. Вие записвате салдото по вземанията си на датата на преобразуване, като задавате начално салдо за всеки клиент към датата на конвертиране. Сумата от тези начални салда е това, което QuickBooks използва, за да определи общите ви сметки за вземания на датата на преобразуване.

6 Използвайте полетата на раздела Информация за адреса, за да предоставите името на компанията и информацията за контакт, включително име за контакт, телефонни номера, номера на факс, имейл адреси, адреси за фактуриране и доставка и т.н.

Въведете името и фамилията на някого в полетата Пълно име, а телефонните номера на вашия клиент влизат в полетата с надпис Основен телефон и работен телефон.

7Щракнете върху раздела Настройки за плащане, за да се покаже наборът от показани полета.

Можете да запишете номера на сметката на клиента, неговия/нейния кредитен лимит, условия за плащане, предпочитани методи за плащане и доставка и дори информация за кредитна карта.

8 (По избор) Ако проследявате данъци върху продажбите, щракнете върху раздела Настройки за данък върху продажбите, за да се покажат полетата, които ще използвате, за да идентифицирате данъка върху продажбите на този клиент.

Разделът Настройки за данък върху продажбите например включва падащ списък с Данъчни кодове, който използвате, за да посочите кой код за данък върху продажбите се прилага за този конкретен клиент. Можете също така да идентифицирате действителната позиция от данък върху продажбите и, ако е приложимо, номера на препродажба.

9 Предоставете малко допълнителна информация за клиента.

Ако щракнете върху раздела Допълнителна информация, QuickBooks показва няколко други полета, които можете да използвате за събиране и съхраняване на информация за клиенти. Например, можете да използвате падащия списък Тип клиент, за да категоризирате клиент като подходящ за конкретен тип клиент.

И можете да използвате падащия списък Rep, за да идентифицирате търговския представител по подразбиране на клиента. Можете също да щракнете върху бутона Дефиниране на полета, за да посочите допълнителни полета, които искате да съберете и отчетете за клиента.

10 (По избор) Щракнете върху раздела Информация за заданието, за да опишете работата на клиента.

Разделът Информация за работата ви позволява да опишете информация, свързана с конкретна работа, която се изпълнява за клиент. Използвате раздела Информация за работата, ако не само настройвате клиент, но и работа за този клиент.

Когато приключите с описанието на клиента, щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите описанието си.