Как да настроите списъка с доставчици на QuickBooks 2013

Точно както използвате списък с клиенти, за да съхранявате записи за всичките си клиенти, вие използвате списък с доставчици в QuickBooks 2013, за да съхранявате записи за своите доставчици. Подобно на списък с клиенти, списъкът с доставчици ви позволява да събирате и записвате информация, като адрес на доставчика, лицето за контакт и т.н.

За да добавите доставчик към вашия списък с доставчици, изпълнете следните стъпки:

1 Изберете командата Доставчици→ Център за доставчици.

Когато го направите, QuickBooks показва прозореца на Vendor Center.

2За да добавите нов доставчик, щракнете върху бутона Нов доставчик.

QuickBooks показва прозореца за нов доставчик.

3 Дайте име на доставчика в полето Име на доставчика.

Както е в случая с Customer: Job List, вие използвате това име, за да се позовавате на доставчика в QuickBooks. Поради тази причина съкращението е добре. Просто искате нещо лесно за въвеждане и лесно за запомняне.

4 (По избор) Ако плащате на вашия доставчик във валута, различна от обичайната ви местна валута, изберете тази валута от падащия списък Валута.

Ако сте казали на QuickBooks, че работите в няколко валути — бихте направили това по време на процеса на настройка на EasyStep Interview — QuickBooks иска да идентифицирате кога получавате сметки от или плащате на доставчик във валута, различна от вашата домашна валута.

5 (Обикновено правило) Игнорирайте полетата Начално салдо и As Of.

Не правете нищо с кутиите Начално салдо и As Of. Хората, които не знаят по-добре, използват тези полета, за да въведат началния баланс, дължим на доставчик, и датата, на която се дължи сумата. Но това създава проблеми само по-късно. В един момент в бъдещето счетоводителят на тази бедна душа ще трябва да открие и коригира тази грешка.

6 Предоставете информацията за адреса на доставчика.

Разделът Информация за адреса предоставя куп лесни за разбиране полета, които използвате за събиране на информация за името и адреса на доставчика. Въведете, както се очаква, пълното име на доставчика в полето Име на компанията.

Можете да щракнете върху бутоните Редактиране в раздела Информация за адреса, за да се покаже друг диалогов прозорец, наречен диалогов прозорец Редактиране на информация за адрес, който ви позволява да въведете адреса в типичен формат на адрес, град, щат и пощенски код. Бутоните „Редактиране“ се появяват вдясно от адресните блокове „Таксуван от“ и „Изпратено от“.

7 Предоставете всякаква необходима допълнителна информация.

Разделът Настройки за плащане събира най-подходящата информация за доставчика, включително номера на вашата сметка, кредитния лимит и условията на плащане, но ако щракнете върху раздела Данъчни настройки, раздела Настройки на акаунта или разделите Допълнителна информация, QuickBooks показва няколко други полета които можете да използвате за събиране и съхраняване на информация.

• Разделът Данъчни настройки ви позволява да събирате данъчния идентификационен номер на доставчика, за да можете (както понякога се изисква от федералните данъчни закони) да изпратите на продавача формуляр 1099 в края на годината.

• Разделът Настройки на акаунта ви позволява да посочите кои акаунти QuickBooks трябва да използва за предварително попълване на полетата на акаунта при въвеждане на транзакция за доставчика.

• Разделът Допълнителна информация ви позволява да категоризирате доставчика според типа и също така ви позволява да създавате други персонализирани полета.

Данъчният идентификационен номер всъщност е важен, ако по-късно изпратите на този доставчик формуляр 1099, за да му отчита плащанията.